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秋叶大叔签售会火爆背后不为人知的秘密

秋叶大叔上周末在西安做巡回签售,现场爆满、座无虚席,我作为分享嘉宾从台上往下看,每个人都带着“饥渴”的眼神直勾勾的盯着前面,手上还不忘拿着笔纸记笔记,让我不禁感叹:可能西安爱学习的人都聚在这里了,来看看现场照片感受下吧

但这篇文章写的并不是这些表面现象,而是这次活动背后不为人知的秘密

“创做社”是这次活动的主办方,他们在全国范围内,通过组织高质量的分享,把爱学习的人聚在一起,创做社的创始人邓程天和我是近10年的好朋友,所以我了解到他们组织活动通常会遇到两个困难:

  • 大家利用业余时间参与到活动组织中,都很有热情,但怎么才能协同工作、保证活动有条不紊进行?
  • 一个地方的组织经验怎么能共享到全国其他地方,实现“一次活动,全国升级”?

我发现他们的做法很简单,就是用清单,我在创做社那里看到了四张清单,我们一起来鉴赏一下,表格的内容或者思维方式,或许对你组织活动有些帮助:

《活动推进表》

这张表从时间的维度写清楚活动前要做什么,活动中做什么,活动收尾做什么

这不是从上到下的分工表,而是从下到上头脑风暴梳理出来的一张推进表,这就意味着表格上所有的内容都是大家认可的,这样在推进的时候就会减少互相推诿,消极怠工的情况,我参加过他们的筹备会议,这张表是这么产生的:

  • 会议开始邓程天先说说这次活动的目的,意义以及愿景,统一大家的思想,点燃大家的热情
  • 然后开始头脑风暴,每个人都提出自己的想法,有人做收集,但此时都是很散的一些点
  • 这时候有人提出:我们能不能建立一个框架把这些想到的点组织起来?于是大家开始建立一个讨论的框架,包括:前期准备、宣传推广、物料、现场准备、收尾工作
  • 大家接着往这些框架里填充自己的想法,差不多的时候由记录者把刚才大家的贡献列成清单,给所有人汇报一下,如果没有异议,这就形成了《活动推进表》的1.0版本
  • 当活动完成之后,通过复盘来更新这张表格,并且同步给全国各地的创做社分社,完成共同升级

这就是这张表从诞生到迭代的过程,我这算是大揭秘啦

《沙龙活动前检查清单》

这张表从报名、现场布置、人员安排三个角度做最后一遍检查

有些人总觉得不就是那些事儿么,我都能记住,没错,在没有压力的情况下你可能对整个流程倒背如流,但是当会场出现突发状况,或者好几个人同时找你沟通的时候,你还能把整个流程hold住吗?几乎所有的人都会手忙脚乱吧。

《清单革命》这本书里写到,受过专业训练的外科医生,对整个手术流程是了如指掌的,但是犯错率却高居不下,其实原因就是手术中遇到突发状况的时候,比如突然大出血,所有的注意力都放在应对突发状况上,标准流程就容易遗漏了,后来他们就把手术所有流程列出来,做成核查清单,犯错率立刻下降,

所以有些人问我说:我平时上班就那么七、八件事,好像没有必要列待办清单,我说:有必要!清单在你受到压力的时候才是发挥作用的时候,你越是容易被人打扰,越是要列好清单,让你时刻都能回到自己的“主线任务”上

《活动现场执行表》

这张表是活动的流程,包括了时间、环节、负责事项、负责人、协助人、控制台操作,等等,这是“各司其职”的一张表

有人做过调查,执行效率低下的活动,通常都把精力花在了内耗而不是执行上,这个内耗包括内部反复沟通协调、界限不清互相推诿等等,《活动现场执行表》就是解决这个问题。

而且它还有另外一个好处就是快速补位,因为大家都是业余时间做这次活动,如果遇到家里有事或者公司临时有事,没办法来现场,就需要请其他小伙伴补位,可是他对之前所有的沟通是完全不知道的,难道要重新开次会吗?不用!补位的小伙伴不需要知道为什么这么做,只需要照做就行了

《摄影必拍照片清单》

这是最让我惊讶的一张清单,上面写了要求摄影师必须拍摄的角度和场景

在不同城市做活动的时候不可能总带着“御用摄影师”,一般都是请当地的摄影师,但问题是每个摄影师对活动的理解不一样,拍摄习惯也不一样 ,怎么保证统一标准呢?就是用这张清单,除了这些规定动作以外,摄影师可以随便发挥

活动摄影和艺术摄影不一样,不仅仅要拍的美,还要服务活动的目的,比如说秋叶大叔这次活动的目的至少有两个:

  • 带给参与者超棒的体验
  • 希望参与者传播发圈,提升创做社和秋叶大叔的影响力

那么一般的摄影师的做法是拍人像特写,然后精细修图,这就不利于实现活动的目的,从参与者体验的角度出发,他们肯定是希望活动一结束就立刻看到自己照片还有大合影照片的,当他们到家之后,会受到各种事情干扰,发圈的几率就小了很多,所以组织方通常要求摄影师不需要多么精细的修图,而是要快速输出带logo的照片,希望大家在回家之前就能完成发圈

那这张清单里的规定动作,就可以迅速的和摄影师同步组织方的期待。

结语

做事靠系统,不是靠感觉,你不要小看这四张清单,它们让活动整体共同推进、让让活动准备减少遗漏、让活动执行各司其职、让活动协作同步期待

你都看到这里了必须要有福利,这是秋叶大叔分享的视觉笔记,来自优视觉的赵瑾老师,一张图让你了解秋叶大叔都讲了哪些干货

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