MLO系统实战（已重新整理） | 小强的时间管理博客

这是来自于MLO群本草纲目的投稿，写的非常的实战，后续大家可以加入他们的群讨论MyLifeOrganized的使用问题：群号：121465994，微群：http://t.cn/hrJp7i。如果您有好的时间管理经验或者案例想要分享，请Email我，谢谢！

首先介绍下我的背景知识，

我现在是协助老板管理一个小公司，公司部门比较多，各个部门都有很多杂事，且加上有很多项目自己要直接负责，造成我的事情很多，现在，我的mlo中有3400多条信息，我每天需要执行的事情要多达数十件，

我的mlo系统是

pc端mlo + iphone端mlo + iphone端涂鸦

我的mlo文件架构如下

图01：MLO文件夹架构

图01 MLO文件夹架构

里面inbox，Next Actions，Waiting For，Someday/Maybe，Reference几个文件夹我就不讲了

下面对Every Day/Week，Main Task list，SOP文件夹进行介绍

Every Day/Week

作为我每天或一个周期必须要办理的事情，我把他们归类到里面了，进行周期循环

具体内容如下

图02：Every Day/Week文件夹内容展示

图02 Every DayWeek文件夹内容展示

Main Task list

这个文件夹作为我的主要任务列表，

里面是我下属各个部门（使用文件夹），场景是这个部门的负责人，

以及我需要负责的所有项目（使用条目），场景是我自己

具体内容如下

图03：Main Task list文件夹内容

图03 Main Task list文件夹内容

展开其中一个文件夹

以信息化为例，内容如下

图04 Main Task list文件夹中展开其中任意一个文件夹的内容

图04：Main Task list文件夹中展开其中任意一个文件夹的内容

里面有子文件夹“Someday/Maybe”，“Reference”，

Someday/Maybe用于存储这个部门以后要办的事情，场景为@G-ProjectSM，

Reference用于记录部门的岗位职责，部门制度，及其他的参考信息@G-ProjectRef

SOP文件夹

SOP用来存储我自己形成的自己的个人流程

具体内容如下

图05 SOP文件夹内容

图05：SOP文件夹内容

然后就是

我的IPhone端MLO文件夹架构

图06 IPhone端MLO文件夹结构展示

图06：IPhone端MLO文件夹结构展示

还有一个工具就是IPhone端的涂鸦软件（Getideaz）

图07 单个涂鸦显示界面

图07：单个涂鸦显示界面

图08 多个涂鸦显示界面

图08：多个涂鸦显示界面

我的信息怎么在pc-mlo，涂鸦软件（Getideaz），IPhone-mlo三个工具中流转

1.突然想到一件事，记录进涂鸦软件，

2.如果顺手把它处理了，在涂鸦软件中删除对应的涂鸦

3.每天早上，把所有剩余的涂鸦记录，手动输入pc端mlo的inbox文件夹，

4.打开pc端的mlo 的 “昨日+今日+明日”视图，处理事务，期间会设置好有之后几天的事务

6.每当离开电脑之前，pc端mlo内容同步到云

7.任意的无聊时间（等人、厕所时间、陪老婆逛街时、无聊会议时），拿出手机，从云下载信息，清空inbox及加工组织信息，最后，手机上的信息同步到云

8.晚上通过手机浏览信息，发现有第二天要做的事情，直接在手机上标上星星（第二天会在“昨日+今日+明日”视图中出现）

我的工作流程

每天晚上，直接通过手机把inbox中的事情稍微处理，移动到对应的main task list中对应的文件夹

图09 工作流程之手机端mlo操作1

图09：工作流程之手机端mlo操作1

点击 parent 更换这个条目的父目录

图10 工作流程之手机端mlo操作2

图10：工作流程之手机端mlo操作2

对于第二天要执行的事情，在手机上我直接标上星星（因为手机设置到期时间的信息不方便），晚上操作好之后就同步到云

第二天拿出mlo，找到某个文件夹，一个一个把部门主管叫过来，进行事情的讨论和委派，对于已经委派的事项就会标上@G-Wattingfor的场景

注：标上waittingfor场景的条目，我设置为颜色变化为蓝色，并且前面图像标识变化为圆圈符号。

图11 任务委派

图11：任务委派

最后，通过waittingfor视图，调用到所有项目中waittingfor事项，进行浏览，是否有到期的，到期的就要督促对应的负责人员。

图12 waitting for 视图

图12：waitting for 视图

在处理事务的过程中我会尽量安排第二天的事情，就是直接给事务设定日期，然后在第二天在“昨日+今日+明日”视图中把他们调用出来执行

注：给事务设定日期的方法：在Due Date下点击右键，选择时间

图13 给事务设定执行最终日期

图13：给事务设定执行最终日期，

图14 昨日+今日+明日视图

图14：“昨日+今日+明日”视图

昨日+今日+明日视图的规则设置

图15 昨日+今日+明日视图的规则设置

图15：昨日+今日+明日视图的规则设置

最后介绍下我的场景结构

图16 场景列表

图16：场景列表

大概分为5类，

第一部分，@at 地点类场景，

第二部分，@G- gtd类场景，有@G-ProjectRef，@G-ProjectSM，@G-Reference，@G-Someday，@G-Waiting For。

第三部分，@T 时间类场景，大概标识事情需要多长时间

第四部分，@W 方式类场景，记录事情要通过什么方式进行处理，是电话，QQ留言，谈话，会议，还是继续思考。

第五部分，@陈本刚人物类场景，大概是我自己的名字和平时我需要打交道的人

《MLO系统实战（已重新整理）》上有16个想法

秀恩在2012-02-14 9:41 上午说道：

图片好模糊，完全看不到写了啥。比较感兴趣的部分是个人流程。
DavidZou在2012-02-14 10:33 上午说道：

是的。已经和作者联系，目前没有更清楚的了，抱歉~
Leon在2012-02-14 1:12 下午说道：

请问用的是什么软件呢？
ZengLeiPro在2012-02-14 4:04 下午说道：

之前也是MLO的重度使用者，大概用了两年吧。使用方式应该说和作者大同小异。不过由于工作调整的原因，目前开始使用Mac系统，并且也购买了iPhone，于是MLO就变得很不给力了。首先桌面端不支持Mac，要使用必须再开个虚拟机，其次iPhone端的应用不够实用（个人认为MLO的制作者对iOS应用的理解有所偏差），特别是与OMNIFocus、Things这些纯苹果端的应用相比差距较为明显。因此只能放弃了，目前已转到OMNIFocus。
DavidZou在2012-02-14 4:07 下午说道：

我也用的omnifocus，有机会可以交流，呵呵~
DavidZou在2012-02-14 4:09 下午说道：

用的mylifeorgnized，地址在这里：http://www.mylifeorganized.net/
中文推广站：http://www.mlochina.com/
试试看咯~
ZengLeiPro在2012-02-14 9:05 下午说道：

@DavidZou, 我只能算是OMNIFocus的初学者，希望你有空能写一些这个软件的使用心得。
digman在2012-02-15 9:40 上午说道：

原来也使用mlo 后来放弃了一些文件大段的内容都无法存放到mlo中最重要的是只能通过同步软件来实现家里公司两个地方使用安卓版没有尝试过现在正在使用doit.im 同步功能不错唯一一点不好的就是没有项目功能很多事项是需要转换成项目来执行的。
DavidZou在2012-02-15 2:20 下午说道：

收到，谢谢
李参在2012-02-17 10:13 上午说道：

博客首页不用显示文章到全部，显示一部分是不是就可以了，这样增加易读性，这篇文章挺长的，感觉把你的博客首页都占满了。
DavidZou在2012-02-17 11:09 上午说道：

@李参, 收到，谢谢你的建议~~我不太确定显示摘要的时候rss订阅是否也是摘要~
xiansong04在2012-03-08 12:47 下午说道：

@digman, 现在doit的网页版已经有项目功能了。只是桌面端目前还没有改版，和过去一样。你可以体验一下。
张微波在2012-05-07 8:42 下午说道：

非常感谢邹兄的分享，非常详细，适合初学者学习。
古意人在2012-05-22 10:35 下午说道：

@DavidZou, 文章在首页可以截断输出，这样对博客的首页显示比较友好。至于rss是否会影响到全文输出，在wordpress后台有一个选项可以设置的，只要设置成始终全文输出就可以了。
brain在2012-08-26 9:59 上午说道：

@ZengLeiPro, 都说omnifocus非常好用可惜没有安卓版本
mlo在2015-02-16 9:20 下午说道：

我也在用mlo，虽然复杂点，但真的很好用。

评论已关闭。