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近期文章

让杂乱文件夹变整洁的4个建议

人常说:“一屋不扫何以扫天下”,如果我看到一个人电脑文件特别杂乱,像这样:

那我会觉得大概率他是一个低效的人

废话少说,如果你想要让自己的电脑文件夹变整洁的话,可以遵循这4个建议:

1、选择适合你的分类方式

不同角色的人适合不同的文件夹分类方式:

  • 做项目的人可以按项目分、比如:A项目、B项目、C项目
  • 做行政经常处理数据资料的人可以按时间分,比如2019、2020、2021
  • 做销售的人可以按客户分,比如A客户、B客户、C客户
  • 职场新人可以按流程分,比如启动、进行中、已结束
  • 自用电脑可以按类型分,比如照片、文档、视频

当然,这些分类可以嵌套使用,例如名为“A项目”的文件夹可能包含名为“2019”、“2020”和“2021”子文件夹

2、不要建立太多的文件夹

遵循“57原则”:同级最多7个文件夹,最多5层

为什么是7个文件夹?1956年,美国认知心理学家乔治·A·米勒注意到年轻人的记忆广度大约为7个单位,超过了就容易忘,所以同级7个文件夹你会有一目了然的掌控感

为什么是5层?因为我们上面说了5种分类方式,全部嵌套使用一遍,5层也就足够了

3、用“3W1X”原则命名文件

用“3W1X”原则命名文件,便于以后的搜索,比如“营销计划.doc”就不好。“20200630-销售部营销计划-客户A-V3”更有利于搜索。

  • When时间:20200630
  • Work事项:销售部营销计划
  • Who主体:客户A
  • X备注:第三版

而且不要使用无意义的文件名,比如 xn483784@596w1l.jpg、J0UPIHT2R.doc 也不要用缩写,比如:gkd.xls,当时你知道什么意思,但是一个月之后就会完全忘掉

4、桌面文件按照四象限进行管理

具体做法是在桌面划分四个象限(区域),分别定义为“收集篮”、“处理中”、“已结束”、“已归档”,我们甚至可以自己设计一个四象限的桌面背景

记住第一次就把文件保存到正确的位置,不要先随便保存一下,随便起个名字,想着以后再修改,通常都没有“以后”了

最后,很多人还是习惯双击文件夹逐层打开寻找文件,其实现在操作系统的搜索功能强大,完全可以用搜索取代逐层寻找文件,如果你正确命名了你的文件和文件夹,它将很容易找到,比如说寻找《2020工作总结.doc》,我不需要打开“工作”-“2020”-“汇报材料”,直接搜索文件名就可以找到了

结语

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