工作节奏很快,该怎么提高多个任务同时处理的能力?

你有没有遇到过这样的场景:

优秀的你正在努力完成今天最重要的事情,一个工作总结PPT,这个时候客户打电话问项目上的事情,你就得快速切换到处理项目的状态,老板又要求立即开会讨论下个月的工作安排,你又得快速切换到工作安排的状态,开会回来以后同事问你报表的事情,于是你又要切换到处理报表的状态,可问题是,这种快速切换状态对你来说很难啊,严重感觉脑子不够用,切换过来切换过去最后啥也没做好。

这个时候你肯定会怀念单纯的学校生涯:

  • 在学校里你有整块时间学习,一节课至少45分钟不被打扰,但工作的时候全部都是碎片时间,随时都有可能被打扰
  • 在学校里你知道还有多久就可以下课休息了,但工作的时候你永远不知道自己多久才能休息一会
  • 在学校里你不需要操心接下来做什么,老师已经用课程表把你安排的明明白白,但工作的时候所有事情都要自己安排,整明白还是整晕,就看自己的时间管理能力了

好吧,学校生涯是一去不返了,我们需要拥有在多个任务当中快速切换的能力,否则就和工作节奏格格不入,活的很累,那么到底如何拥有这种能力呢?我这里有三个建议:

积累相关经验

来,我们继续想象一个场景:你现在正在做一个PPT,这时候老板走进来,让你帮他写一个年底汇报用的演讲稿,你一脸懵x,完全不知道该怎么下手,请问这个时候你能够很快的从做ppt切换到写演讲稿吗?

很难!

我们再想象另外一个场景:你现在正在做PPT,然后老板过来,让你把上个月的财务报表发给他看一下,这个报表每个月都做,虽然老板临时要,但做起来也不难,那请问这时候你能很快的从做PPT切换到做报表吗?

可以!

这两个场景的区别在哪里?第一个场景,你要切换到新的任务,但是对于这个新任务你其实是准备不充分的,因为你还不知道要写什么,也没有太多相关经验,所以即使你想切换过去也没辙,那么第二个场景呢,之所以能够快速切换过去的原因是你两件事都特别熟悉,很有经验,可以说随时要,随时都能做。

从这里可以看出,你对一件事情准备越充分,积累的经验越多,就越容易快速切换,提高效率,那问题来了:怎么做才能让自己尽可能的对所有工作都准备充分呢?

举几个例子啊,比如说我现在是自由时间管理讲师,从07年到现在积累了12年,这12年我都聚焦和专注在时间管理这一个领域,我每天的工作都和时间管理相关,那么请问我在多个任务切换起来是更加容易呢?还是更加困难?答案是更加容易,记得超级高效的一天写了15000个字,这中间做了1个小时答疑、去体检3个小时、修了手机、做了1小时的1对1咨询,还在4:20的时候接女儿放学回家,你看,我一天做的这些事基本都是我有多年积累的事情,所以呢,切换起来就比较容易

你有没有发现公司在招聘员工的时候都会提到一条:有相关经验者优先,为什么要有这一条?原因很简单,你有相关经验,就意味着你在工作的时候效率越高,你的多任务处理能力就会越强,比如说你是一个新手,到一家公司,每件事情都要学习,还可能返工,肯定慢啊,但如果一个熟练工来了,很轻松就能上手,并且熟能生巧,多个任务同时进行也没有关系

所以这里对你的一个启发就是:你如果能够让自己更加专注在某个领域,那么在这个领域内,你的多任务处理能力就会越强

准备充分

我们的大脑是不擅长“断点续传”的,什么意思呢?你用迅雷下载电影的时候中间断掉了,没关系,再次下载的时候他会从刚才断掉的地方继续开始,我们的大脑很难做到这一点,你正在构思一个方案,这时候去开个会,回来的时候好像刚才的思路完全断掉了,不得不重新开始构思

(图片是网络蚂蚁)

那么怎样在经常被打断的工作环境中,仍然保持快速切换任务的能力呢?需要把进度保存到外脑

就拿我写文章来说,通常都需要1.5个小时才能写完一篇,但在这个过程中肯定会遇到各种打扰,包括微信,包括打电话,包括讨论事情,各种状况都会遇到,那我是怎么在处理完这些打扰之后,还能重新回到写文章这件事情上来呢?很简单,我在写文章之前已经把文章的结构,每个自然段的内容,会提到的例子,已经在滴答清单里收集好了,这些素材和想法都是利用坐地铁这样的碎片时间准备好的,有了滴答清单这个“外脑”里保存的写文章“进度”,我就不怕打扰了,我总是能很快回到我写文章的思路上来,

那对你的启发就是:利用碎片时间,借助外脑把事情先想清楚,做的时候就不怕打扰、容易切换了。

比如说一开始提到的老板让你写演讲稿,先别急着动笔,你这时候还没想清楚就动笔,一旦遇到打扰思路就断了,你先构思着,把思路大致写一下,构思的时候遇到打扰是没有问题的,处理完别的事情回来接着构思,而且或许还有新点子呢,等你构思的差不多了,在本子上把演讲稿的脉络理清楚了,这时候再动笔写,写的时候你也不怕打扰了,就算客户来电话沟通别的事情,挂了电话之后,看一眼本子上梳理的脉络,就可以“断点续传”,继续写了

接纳打扰

我前面提到过,工作和学校是完全不同的,不仅外面的环境不同,内心的状态也要调整,工作不可能和上学一样,让你完全按照自己的计划来,没有什么突发事件,有些人的心态是:我制定了计划,那就一定要按照这个计划执行,我计划早晨九点写报告,这个时候谁来打扰我,我就跟谁急!这就是学生心态了,结果就是不可避免的突发事件发生,造成负面情绪大爆发,什么都不想做,效率极低,根本没办法做到多任务切换。

工作者的心态应该把变化也当做计划的一部分,我制定了计划,那么我尽量按照这个计划进行,同时我也知道肯定会遇到一些临时突发事件,我到时候见招拆招就可以了,比如说今天9点要写个报告,中间同事让我处理个事情,我权衡一下,同事的事情比较重要,那就先处理,处理完之后再回来写报告,虽然本来计划10点能写完,拖到了11点才写完,但没有关系,至少今天之内搞定了,所以你看,首先接纳了打扰,反而能很好的应对打扰,做到多任务的快速切换,因为情绪上的阻力小了

总结一下:在多个任务当中快速切换需要做到三点:第一个就是你相关经验越足,那么你切换的能力就会越强,第二个是你做的准备越充分,你的切换能力就会越强,第三个,接纳打扰,你把打扰当做很正常的事情,那么你负面情绪就少,任务切换的阻力也就小了。

结语

有句话叫:“快就是慢,慢就是快”,今天分享的三个建议不管是在一个领域积累经验,还是做事情之前充分准备,都是“慢功夫”,这反而让你处理事情更快速

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