如何整合手头所有的效能工具,发挥他们的最大价值?

你是不是下载了很多效能工具,但不知道该怎么配合使用?

就拿我自己来说,常用的工具有滴答清单、印象笔记、目标九宫格、手帐本、Ulysses、Mindnode,如果这些工具不能好好配合使用,反而会让自己产生“工具内耗”,降低个人效能

所以这篇文章我就结合自己的经验给你介绍一下,如何把印象笔记、滴答清单、目标九宫格、手帐本,整合在一起,形成合力,发挥他们的最大价值,你也用这些工具的话,一定要看到最后

整合效能工具一共分三步:1、给工具定位,2、砍掉不需要的功能,3、工具之间配合使用,我们先来看第一步

1、给工具定位

印象笔记可以列待办事项、还可以收藏文章、还可以做课程笔记,但问题是:从本质上讲,它是一款什么工具呢?

是保存资料、记笔记的工具,这就是它的工具定位,至于其他功能都是锦上添花,所谓乱花渐欲迷人眼,咱们可别被工具眼花缭乱的功能搞晕了,这里给咱们一个启发:我们不仅仅要知道这款工具“能干啥”,更重要的是知道这款工具“本质上是用来干啥的”

这样一来,手头所有工具的定位都浮出水面了:

  • 印象笔记本质上是用来保存资料、记笔记的工具
  • 滴答清单本质上是用来管理任务、待办事项的工具
  • 目标九宫格本质上是用来展示年度目标的工具
  • 手帐本本质上是用来思考的工具,这里需要特别强调一下,我使用的手帐本是stalogy的方格本,并不是用来管理日程的本子

那有人可能会问:如果我没办法给工具定位咋办?你可以直接在工具官网上看,他们一般都会说的很明确,如果造工具的说不出来工具的定位,是创造者不合格,如果用工具的说不出来工具定位,是使用者不合格

给工具定位有什么好处呢?

方便我们同一类型的工具只选择一种,比如说滴答清单是用来管理待办事项的工具,那么我肯定不会再选择一款带日程规划的手帐本,因为那样就和滴答清单的定位重叠了,纠结于待办事项都不知道写在本子上还是滴答清单里,这就是“工具内耗”

你手头还有什么效能工具?你对他的定位是什么?欢迎评论区留言给我哦

2、砍掉不需要的功能

效能工具在不断迭代的过程中,一方面会优化使用体验、稳定功能,另一方面也会制造出过多的功能,所以保持初心是很难的

不过这也问题不大,对于我们使用者来说,在了解工具定位的基础上,要大胆的砍掉自己不需要的功能,比如:

  • 印象笔记,我砍掉了待办清单功能,因为这部分我用滴答清单实现,还砍掉了流程图、思维导图等功能
  • 滴答清单,我砍掉了笔记功能、四象限功能、标签功能,因为这些在我的时间管理体系里面,用不到

你想要整合手头多款效能工具,发挥他们的最大价值,就一定要知道:“我不用这款工具做什么”

这就像是一台机器里面的多个齿轮,我们都知道齿轮咬合在一起,才能传递动力驱动机器开动,那如果把我们的效能工具组合想象成一台机器的话,那么每一个齿轮就是每一款效能工具,于是我们要洞察一个现象:齿轮之所以能够咬合在一起,是因为他们有凸出来的地方和凹进去的地方,否则两个圆球是没办法咬合的

这就意味着,我们在使用工具的时候,也要有用到的功能(凸出来),砍掉的功能(凹进去),这样他们才能咬合在一起,配合在一起,组成效能工具的体系

我观察到一些人使用工具有个执念:想用一款工具解决所有问题,也就是所谓的all in one,比如待办事项、笔记、思维导图、写作,全用印象笔记,我似乎还没见过哪个工具能这么强大

还有些人对工具使用抱着“all to one”的想法,也就是把别人推荐好用的工具全拿过来自己用,这样盲目跟风造成的结果就是因为无法整合工具,效能反而降低,就像吃了太多消化不了肚子疼一样

我建议的做法是:“all as one”,也就是把所有工具明确他们的定位之后,砍掉不需要的功能,整合在一起,形成一个整体,这样各个工具高效协作,才能形成合力,成为你的最佳帮手

从all in one(一个工具满足所有功能),到all to one(所有工具都直接拿来用),再到all as one(整合所有工具),你最终就能体会到是自己在使用工具,而不是被工具所左右

3、工具之间配合使用

前面说了工具的定位、砍掉不需要的功能,我们接下来聊聊如何利用不同工具的优势,配合使用,发挥最大价值,直接上案例

以我制作年度目标为例,最终呈现出来就是目标九宫格,所以很多人都以为就是把目标分门别类写进去,然后设置背景图就完了,不是的!

首先我会在手帐本上梳理目标,大约从11月份开始,就会先在本子上写出明年要实现的目标清单,然后不断的拷问自己:这到底是不是我明年真正想达成的目标?会有删除、也会有添加、还会有修改

为什么会选择在手帐本上梳理呢?因为纸质工具的一个特点就是自由,可以随意书写,想怎么调整就怎么调整,还可以使用不同颜色的笔来强调哪个目标是已经入围的,哪些是待考量的,哪些是淘汰的

然后我会把梳理好的目标列到目标九宫格里,并且设置好背景图,如下图所示:

这还没有完,接着我要把这些目标落地到滴答清单里,请注意,九宫格是管理目标的工具,滴答清单是管理计划的工具,比如说23年我要带家人去环球影城玩,那么什么时候出发?什么时候订票?什么时候订酒店?什么时候开始准备物品?这些都会在滴答清单里进行统筹管理

最后我会把每个目标完成的成果,收集到印象笔记里,为什么放印象笔记呢?因为它是管理资料的工具嘛,比如我3月份带全家人去环球影城玩,那么我可能最后剪辑一个视频,作为留念放到印象笔记,还有我要看50本书,那么每本书的记录和评价,也放到印象笔记,当做资料保存下来

你看,用手帐本梳理目标,用九宫格呈现目标,用滴答清单落地实现目标的计划,用印象笔记保存达成目标的资料,各个工具配合使用,行云流水

结语

过去人们常说:工欲善其事必先利其器,现在对我们的挑战是:每个工具都很好用,但如何整合起来是个问题,希望你读完这篇文章,会有一些帮助

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