你在平时工作中有没有感觉到特别被动和忙乱？
前两天就有朋友问我说：他的工日常作内容偏行政，日常琐碎的事情特别多，比如文件盖章等，因为工作性质又不可能拒绝别人，基本属于随时被打断的状态，尝试记录了自己的时间日志，发现被打断的时间点毫无规律可言，基本连看手机的时间都没有，非常忙碌的时候，还不停的有人来打断手头工作，导致思路续上非常困难，想问一下该怎么解决？
记住一点，越是被动的工作越不能让自己陷入被动，否则你就不得翻身了，你的整个职业生涯都会很痛苦
你觉得造成他忙乱的原因是什么？我认为是没有建立自己处理事情的“系统”，都是凭“感觉”在做事，感觉哪个比较着急，就先做哪个，感觉哪个比较容易，就先做哪个，最后就陷入了每天的琐碎当中而不是把自己从琐碎中解放出来
如果你的工作也比较琐碎、被动，那么我建议你牢记下面这6个口诀，把他们应用到你的工作中，你一定会从被动变主动、从忙乱到井井有条的，我们挨个来看看
1、复杂的事情简单化
你工作中肯定会遇到一些比较复杂的事情，比如说写个汇报PPT或者是项目的协调，遇到这些事情不要死磕，而是想一下怎么把这些复杂的事情变简单
因为你如果觉得它很复杂，就会很烦很焦虑，这对解决问题来说没有任何帮助，所以你一定要想办法把它变简单
比如说我们不知道为什么客户最近很冷淡，那就去找人请教啊，对方三言两语的指点，是不是就让困扰你的事情变的更加清晰了？
再比如一个时间跨度6个月的复杂项目，让你觉得很焦虑，那么就用甘特图的方式划分里程碑，把大项目分解为一个个小的阶段，你就把注意力放在眼下要处理的那个阶段就可以了，焦虑感一下子就减轻了。
让复杂的事情简单化，是人类文明进步的原始动力之一，这也应该是你职场中进步的动力之一
2、简单的事情流程化
作为一个行政，每天肯定会有很多比较简单，但是又比较繁琐的事儿，那怎样才能忙而不乱呢？
把这些事情流程化，什么是流程化？就是你要做报表，脑袋里立刻知道第一步做什么，第二步做什么，第三步做什么，你要写文档，脑袋里马上知道，先写什么，再写什么，然后写什么
把这些工作流程化之后有什么好处呢？
首先，它不占用你的大脑资源了，就像开车已经很熟练了，你不需要去思考怎么挂挡、怎么变道，很自然就发生了，对于已经流程化的东西，你也不需要去做太多思考，按照流程来就行了，你就不会觉得脑袋里事情多到爆炸，真正需要你花心思去做的就那三两件事，其他都按照流程走就行了。
另外：当你把事情流程化之后，有了这个标准化的体系，你就可以去授权给别人去做，或者说培养接班人。即使现在你就是公司最底层，没有可以授权的人，但你为此做好准备是非常有利于你的升职加薪的，道理很简单，如果领导想提拔你，但你走之后你的活儿没人能接，或许你就会失去这次升职的机会。
3、重复的事情工具化
工欲善其事必先利其器
比如你经常要做一些报表，需要各种数据的汇总整理，你一定要想办法去利用一些Excel的编程功能减轻你的工作的这个压力，哪怕你自己花钱找这样的人，这就是花钱买时间嘛
我很早前认识个朋友是人力资源专员，经理让他整理公司员工资料，因为他会一点编程，于是用1天时间写了代码，然后3分钟就能做好全部汇总工作，一劳永逸，这引起了经理的兴趣，于是让他牵头，把公司里能够用程序解决的事情全部编程解决，大大提升了公司内部的效率，他自己也得到了了升职加薪
一般重复的工作都可以通过技术替代
所以啊，跨界交流太重要了，认识一个不同领域的朋友，就像打开一扇通往外星球的大门一样，我觉得作为一个行政，多认识一些IT男是非常有帮助的，他们能够从技术的角度啊，给我们更多的可能性
4、有规律的事情系统化
有时候事情可能都是不一样的，但是事情的背后它的规律可能是一样的
比如说不管是去开会还是跟客户去做一些沟通，他们都需要：
- 明确需求
- 再做计划
- 再去行动
- 再去反思
这就是我提出的“个人效能环”：目标、计划、行动、反思，这是做事情的基本规律，当我们掌握了这个规律，其实就是建立了一套自己的系统，个人效能环就是高效能处理事情的系统。
你接触到的所有的模型、框架，其实都是透过事情的现象，看到背后的规律，然后提炼总结出来的，他们都是所谓的“系统”。比如：金字塔原理啊、SWOT分析啊、5W2H啊，全部都是这样。
当我们使用这些模型的时候，就会心里有底，就像手上握着屠龙刀和倚天剑一样，就很轻松，就不慌乱
这就是模型或者是系统化的东西给我们带来的好处
5、突发的事情冷静下
职场和学校有个很大的区别就是：职场里基本都是突发事件，学校里基本都是按部就班，所以很多人从学校进入职场之后会非常不适应
比如我们正在写文档，突然有同事跑过来说：“小强啊，我有个挺着急的事儿，你能不能帮我先处理一下？”
他很着急，我们千万别急，这里有一条明确的界限：他的感受不是我们的感受，他觉得着急的事情，不一定就是我们觉得着急的事情，他的事情不是我们的事情，他希望我们能帮他解决，但我们有权拒绝
所以这时候我们一定要冷静下来，冷静下来干什么呢？
我们自己再评估一下这件事儿是不是真的很着急，是不是真的很重要？和我们自己手头事相比较一下，往往从他的角度很着急的事儿，从我们的角度不一定着急
比如妈妈说，这个菜特别好吃，这个肉也特别好吃，赶紧吃、赶紧吃，要来不及了，但从孩子角度来说，或许这个肉简直太难吃了，又咸又不好吃，而且时间还早……
谁说的对？没有对错啊，只不过角度和出发点不一样，所以我们遇到紧急的突发的事情，一定要冷静一下，然后再去做处理，我相信会处理的更加的理智、合理。
6、做完事情反思下
一年内看不出两个人的差距，但三年后差距就非常明显了，到底是什么造成了这种差距？
就是反思！
有两个人，同一个学校毕业，学习成绩也差不多，进入了同一家公司，三年之后，一位迅速成长，成为公司的骨干，另一位却和刚进公司差不多，他们积累的工作经验已经不在一个层次了
那个成长比较快的人，通常在做完一件事情之后会反思一下，这件事情处理的有哪些比较好的地方，有什么不妥的地方，下次怎么调整，这才叫积累经验。那个成长比较慢的人，在做完一件事情之后没有反思，那他只是做了一件事情而已，下次遇到类似的事情呢，还是会手忙脚乱，抓耳挠腮
所以，你能够反思总结经验，你就会做得越来越轻松，你的经验也会越来越丰富。
结语
忙乱的人通常是“TODO思维”，别人要我做什么，我就去做什么，而平静的人通常是“TOBE思维”，我要做什么，就去做什么
他们的区别在于：拥有“TODO思维”的人，就像《肖申克的救赎》里监狱的那些伙伴，每天有很多事情做，而且被困在原地，拥有“TOBE思维”的人，就像《肖申克的救赎》里的主人公安迪，每天也在忙，但同时还在挖掘着自己的通道，总有一天他会离开监狱，奔向自由！