【案例】加、减、乘、除,让一件事情变得更高效

这是来自读者的投稿:话说那天早上10:16给博士发送了工艺减害预试验的进展情况,10:38收到博士的来信,或许是写得“过细”、“过多”的缘故,博士回复:“非常详细,达到了预期效果,感谢细致的工作”。其实,这本也没有什么值得可说的,本来嘛,既然是交待的工作,做也做了,能做好就尽其所能做到全面些吧。除此之外,关于如何试验、关于如何做事、关于时间管理,总有些不吐不快的顿悟,仅借此机会,谈一些个人的思考。

 

一、做个加法——“赶在时间的前面”

 

“欲做事,须提前”,我常常会这样提醒自己。一次试验,一项工作,往往涉及到众多细节,这些细节串起来,一环扣一环,有时候你充忙上阵,总想快点开始,却未经过细细思量,一旦做起来就容易在某个环节上出问题,而一步错,则会全盘皆输,其结果就是匆忙结束、草草收场。比如这次工艺减害试验,在过料之前,我并没有急着想去做试验,而是前前后后花了大概一个星期的事情筹备了以下事项:

  • 事先消化发来的方案,对方案实施过程中可能存在的困难提前思考,做好标记,以免遗忘;

  • 事先与产品部联系,提前做好投料片烟等级及重量的确认;

  • 事先拟定试制通知,以便可以OA系统中下发;

  • 事先拟定可能涉及的检测项目,并与质检人员沟通;

  • 事先将草拟的方案发至试验线工艺人员查询,并告知何时碰头讨论确认,确认后再修改方案;

  • 试验时间确认后,事先通知相关人员叫料。

从时间的花费上来讲,我花在上述工作的时间约为一个星期,而真正试验的时间仅为两天,而且很顺利地完成了。

也就是说,对于一项重要且比较繁杂的工作,我的体悟是,不妨做个加法:多增加一些精力去做我们通常认为不重要的“外围”事情,列出清单,一项一项先解决好了再说,比如做好各项准备工作,比如考虑到各个细节,比如分解成各项任务等等,“赶在时间的前面”,提前多动笔、提前多思考、提前多行动,“预则立,不预则废”;通过上述工作的铺垫,仅需要花费较少精力用在我们原以为很重要的环节上就可以了。

再讲深一点,借用管理学上一个较类似的定律,即“二八定律”,可以通俗地理解为80%的付出仅产生了20%的效益,而20%的付出却可产生80%的效益。延伸开来,我们工作为什么不高效?为什么整日忙碌却成效甚微?一语即可道破天机:因为我们眼里总是揪着那80%不放,总以为这也重要那也紧急,这工作量大,那费时费力,而恰恰剩余的20%,我们总以为那很次要,非常简单,没有困难,而这才是我们最应当关注的。换句话说,我们总是用80%的时间去做了那些仅产生20%效果的事情上,却未真正利用到那20%的时间却可产生80%的效益的事情上!

不妨,从现在开始,尝试做个改变,多做个加法,多花点精力,多用点时间,加在那些可产生“80%的效益”的事情上吧!

二、做个减法——学会适当授权

 

想什么事情都自己来?对别人所做的不信任,不敢放手?

不会减法,不懂授权,我们只能做个劳模,干到死!

所谓的“忙人”是因为他眼中只有事——事事想做好,事事想自己做,其结果就是搞得自己整日昏天黑地、没日没夜,苦不堪言。“忙人”如何解脱?不妨学点“减法”,减掉那些不重要的事情,让给别人去做,始终坚持“要事第一”才是王道!同样联想到此次工艺减害试验,我一开始就明白“授权”这个道理,即一项工作仅靠一个人的力量是不行的,要学会分解,通过适当授权,让别人“多”干点,“忙起来”;自己“少”干点,“闲下来”!

必须得瑟一下,我是这样做的——

1、制定了现场记录表格,交待了记录要求,交由现场操作人员记录,记录后由操作人员输入电脑再用电邮传给我;

同时交由部门同事现场记录,以便数据相互核对及补充;

2、制定了质检检测表格,交待了检测要求,记录后由质检人员输入电脑再用电邮传给我;

3、交由部门同事对记录数据进行整理和分析,完毕后再用电邮传给我。

说实话,看起来该交待的事情都有了,我要做的东西是不多,是个“闲人”了,其实在试验过程中,我并未真正“闲”下来,我在把控整个试验的准确性不致出现失误,我在及时调整试验的思路和方法不致出现走偏,我在及时记录试验的过程和细节不致后续再回忆,我认为这才是更重要的事情啊!

三、做个乘法——拾起易被忽视的碎片化时间

 

我以前的工作状态常常是在回忆——要交总结了,翻开泛黄的历史数据,启动大脑细胞,回忆,某年某月,我做了什么工作,却没有留下一片痕迹;

我以前的工作状态常常是心有余而力不足——手忙脚乱地交差,胡乱一气的总结,苦叹时间不够用,梦想时间再多点,我定会漂亮地完成!

我现在的工作状态慢慢转变了——

  • 利用碎片化时间,复杂的工作心里想着,脑子记着,一天总结一点,终于有一天,我相信了积少成多的法则;

  • 利用碎片化时间,多用笔、勤用脑,点滴发现、点滴感悟、点滴总结,不留遗憾,终于有一天,我相信了生活可以更美的;

  • 利用碎片化时间,给自己设定一个倒计时,某月某日之前我必须完成某项工作,如此一来,“倒逼自己”,今天要完成多少,明天要完成多少、后天要完成多少,终于有一天,我相信了压力有时可以变成动力的!

以上就是我个人体悟的时间管理的“乘法”法则,即一项工作,不要拖延到自己来不及、后悔时才急急忙忙地补着去做,要学会利用碎片化时间,及时想着去做,一点一点去做,及时思考、及时记录、及时总结,要相信“积少成多、集腋成裘”的强大力量!

这里还要得瑟一下,此次工艺减害试验所有的记录我并不是事后才整理好的,完全是利用碎片化时间,是我在试验的各种间歇中一点一点整理出来的,所以就有了你所看到的“日志”!

四、做个除法——消除干扰,享受高效

 

我们时常在感叹时间不够用,时间都去哪儿啦?

而另一方面,我们却无法消除干扰,任由时间白白流失——

手机控——时不时的低低头,不是在看片,就是在玩游戏!

微博控——时不时的刷一刷,不是在吐槽,就是在拍砖!

电话控——时不时拿起电话,不是在煲汤,就是在骂娘!

学点时间管理,做个“除法”吧,尽可能地消除干扰,让自己狂燥的心静下来,只专注一件事情,聚焦、再聚焦,此刻,我们会享受高效带给我们的快感和喜悦!

正因为明白了“除法”这个法则,为了避免不必要的时间浪费,让时间变得更紧凑些,我是直接把电脑搬进了试验线办公室,切掉了一切网络,仅打开了一个文档,记录,记录,记录,持续记录,享受到了高效的乐趣…….

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前几天,小强在公众平台里调查了大家喜欢什么样的文章,“其他人的实践经验”得到了不少票,于是小强就果断的和大家分享这篇投稿,够意思吧!:)

同时小强也邀请大家把自己实践过程中的一些故事、经验、感悟,写成文章发给我,这也是一个梳理、内化过程哦,投稿邮箱:

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