这是来自于GTDer,也是我的好朋友-古道的投稿,在我写《搞定GTD系列》的关于GTD在Outlook中应用的文章之后,我就邀请他也把自己的经验写出来和大家分享,这是古道的系统、古道的思考、古道的经验,同时GTDLife.cn也希望您能将自己的经验提炼出来和大家分享,总结自己,帮助他人,谢谢。(zouxin2000$163.com)
古道视野之Outlook GTD应用教程
第二课 Project及Actions设置
现在开始第二讲,我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版,虽然思想上没有太大的进步,但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的,当然,目前的方法依旧不是非常完善,或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦,欢迎大家多多提出您的意见和建议!
第二课主要讲Project和Actions的设置,前面的工作做好了,这一讲中的东西相对来说就简单很多,OK,不废话了,进入正题:
1、添加Project:
在Project联系人目录中(后称Project List)中添加联系人,如“与古道一起探讨GTD内容”,在联系人的姓或者名中添加都无所谓,把上面这个Copy进去即可,设置类别为“Project-休闲娱乐”。
2、Project分解
从个人思维习惯角度来说,我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解,之后再开始做事,当然很多朋友喜欢先做,然后再逐步展开思考,这个看您个人习惯,千万记得:GTD只是时间管理工具而已,要符合您的习惯,绝非改变您的习惯!尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯!
所以,我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法,如“Google找到古道视野;查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章;阅读文章;查找古道的email;给古道发mail”等等。
当然,如果是较为复杂的Project,我还是比较喜欢使用思维导图做分解,毕竟文字显示看起来总不是非常方便,不过这个讲座不做思维导图方面的东西,以后再聊吧。
3、设置Actions
做好项目分解后,您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施,因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做,强烈建议,只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表,否则会带来很多麻烦!
现在这个Project比较简单,第一步可以实施的是,“Google找到古道视野”。
对于Actions,有朋友问我何时选择日程表,何时使用任务,理论上来说,必须当日完成的使用日程表,否则选择任务,但是在具体操作方面,个人感觉,您会经过一定时间以后才会将两者划分开来,一般来说,刚开始时会大规模的使用任务,日程几乎不用;之后会转向另一个极端,几乎不用任务;最后,您才可以很好的把握这个度,所以,说实话这个是无所谓的。
任务设置较为简单,本讲先说这个,下一讲将会详细论述如何设置“日程”!
添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”,注意,下面的联系人对话框中的设置。点选联系人,弹出窗口中,展开联系人目录,选择Projects,下面会显示所有该目录下的联系人,记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”,说这两个有必要添加上去,主要目的是为了索引?就是在这里用的!
在Outlook的联系人选择中,没有提供快捷选择的方式,如首字母拼音等,因此当Projects很多时,一个一个查找非常麻烦,只有“表示为”排序会带来很多困难,这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同,对于本例来说,就是休闲娱乐,将单位设置成进一步缩小范围的内容,如“交友”等,这样查找起来会方便一些!
最终,选择“确定”,此时回到Project List文件夹,打开“与古道一起探讨GTD内容”,点击“活动”,即可得到下图:
在这里,所有与该Project有关的活动均会有所体现!如果该任务已完成,会有对应的表示方式,非常方便您的回顾!
OK,本讲先说到这,下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式,要想使用方便,又与上述内容相结合,还是有点复杂的,独立一讲吧!不过一次设置以后,使用起来就好多了……