帮你摆脱忙乱的6个口诀

你在平时工作中有没有感觉到特别被动和忙乱?

前两天就有朋友问我说:他的工日常作内容偏行政,日常琐碎的事情特别多,比如文件盖章等,因为工作性质又不可能拒绝别人,基本属于随时被打断的状态,尝试记录了自己的时间日志,发现被打断的时间点毫无规律可言,基本连看手机的时间都没有,非常忙碌的时候,还不停的有人来打断手头工作,导致思路续上非常困难,想问一下该怎么解决?

记住一点,越是被动的工作越不能让自己陷入被动,否则你就不得翻身了,你的整个职业生涯都会很痛苦

你觉得造成他忙乱的原因是什么?我认为是没有建立自己处理事情的“系统”,都是凭“感觉”在做事,感觉哪个比较着急,就先做哪个,感觉哪个比较容易,就先做哪个,最后就陷入了每天的琐碎当中而不是把自己从琐碎中解放出来

如果你的工作也比较琐碎、被动,那么我建议你牢记下面这6个口诀,把他们应用到你的工作中,你一定会从被动变主动、从忙乱到井井有条的,我们挨个来看看

1、复杂的事情简单化

你工作中肯定会遇到一些比较复杂的事情,比如说写个汇报PPT或者是项目的协调,遇到这些事情不要死磕,而是想一下怎么把这些复杂的事情变简单

因为你如果觉得它很复杂,就会很烦很焦虑,这对解决问题来说没有任何帮助,所以你一定要想办法把它变简单

比如说我们不知道为什么客户最近很冷淡,那就去找人请教啊,对方三言两语的指点,是不是就让困扰你的事情变的更加清晰了?

再比如一个时间跨度6个月的复杂项目,让你觉得很焦虑,那么就用甘特图的方式划分里程碑,把大项目分解为一个个小的阶段,你就把注意力放在眼下要处理的那个阶段就可以了,焦虑感一下子就减轻了。

让复杂的事情简单化,是人类文明进步的原始动力之一,这也应该是你职场中进步的动力之一

2、简单的事情流程化

作为一个行政,每天肯定会有很多比较简单,但是又比较繁琐的事儿,那怎样才能忙而不乱呢?

把这些事情流程化,什么是流程化?就是你要做报表,脑袋里立刻知道第一步做什么,第二步做什么,第三步做什么,你要写文档,脑袋里马上知道,先写什么,再写什么,然后写什么

把这些工作流程化之后有什么好处呢?

首先,它不占用你的大脑资源了,就像开车已经很熟练了,你不需要去思考怎么挂挡、怎么变道,很自然就发生了,对于已经流程化的东西,你也不需要去做太多思考,按照流程来就行了,你就不会觉得脑袋里事情多到爆炸,真正需要你花心思去做的就那三两件事,其他都按照流程走就行了。

另外:当你把事情流程化之后,有了这个标准化的体系,你就可以去授权给别人去做,或者说培养接班人。即使现在你就是公司最底层,没有可以授权的人,但你为此做好准备是非常有利于你的升职加薪的,道理很简单,如果领导想提拔你,但你走之后你的活儿没人能接,或许你就会失去这次升职的机会。

3、重复的事情工具化

工欲善其事必先利其器

比如你经常要做一些报表,需要各种数据的汇总整理,你一定要想办法去利用一些Excel的编程功能减轻你的工作的这个压力,哪怕你自己花钱找这样的人,这就是花钱买时间嘛

我很早前认识个朋友是人力资源专员,经理让他整理公司员工资料,因为他会一点编程,于是用1天时间写了代码,然后3分钟就能做好全部汇总工作,一劳永逸,这引起了经理的兴趣,于是让他牵头,把公司里能够用程序解决的事情全部编程解决,大大提升了公司内部的效率,他自己也得到了了升职加薪

一般重复的工作都可以通过技术替代

所以啊,跨界交流太重要了,认识一个不同领域的朋友,就像打开一扇通往外星球的大门一样,我觉得作为一个行政,多认识一些IT男是非常有帮助的,他们能够从技术的角度啊,给我们更多的可能性

4、有规律的事情系统化

有时候事情可能都是不一样的,但是事情的背后它的规律可能是一样的

比如说不管是去开会还是跟客户去做一些沟通,他们都需要:

  • 明确需求
  • 再做计划
  • 再去行动
  • 再去反思

这就是我提出的“个人效能环”:目标、计划、行动、反思,这是做事情的基本规律,当我们掌握了这个规律,其实就是建立了一套自己的系统,个人效能环就是高效能处理事情的系统。

你接触到的所有的模型、框架,其实都是透过事情的现象,看到背后的规律,然后提炼总结出来的,他们都是所谓的“系统”。比如:金字塔原理啊、SWOT分析啊、5W2H啊,全部都是这样。

当我们使用这些模型的时候,就会心里有底,就像手上握着屠龙刀和倚天剑一样,就很轻松,就不慌乱

这就是模型或者是系统化的东西给我们带来的好处

5、突发的事情冷静下

职场和学校有个很大的区别就是:职场里基本都是突发事件,学校里基本都是按部就班,所以很多人从学校进入职场之后会非常不适应

比如我们正在写文档,突然有同事跑过来说:“小强啊,我有个挺着急的事儿,你能不能帮我先处理一下?”

他很着急,我们千万别急,这里有一条明确的界限:他的感受不是我们的感受,他觉得着急的事情,不一定就是我们觉得着急的事情,他的事情不是我们的事情,他希望我们能帮他解决,但我们有权拒绝

所以这时候我们一定要冷静下来,冷静下来干什么呢?

我们自己再评估一下这件事儿是不是真的很着急,是不是真的很重要?和我们自己手头事相比较一下,往往从他的角度很着急的事儿,从我们的角度不一定着急

比如妈妈说,这个菜特别好吃,这个肉也特别好吃,赶紧吃、赶紧吃,要来不及了,但从孩子角度来说,或许这个肉简直太难吃了,又咸又不好吃,而且时间还早……

谁说的对?没有对错啊,只不过角度和出发点不一样,所以我们遇到紧急的突发的事情,一定要冷静一下,然后再去做处理,我相信会处理的更加的理智、合理。

6、做完事情反思下

一年内看不出两个人的差距,但三年后差距就非常明显了,到底是什么造成了这种差距?

就是反思!

有两个人,同一个学校毕业,学习成绩也差不多,进入了同一家公司,三年之后,一位迅速成长,成为公司的骨干,另一位却和刚进公司差不多,他们积累的工作经验已经不在一个层次了

那个成长比较快的人,通常在做完一件事情之后会反思一下,这件事情处理的有哪些比较好的地方,有什么不妥的地方,下次怎么调整,这才叫积累经验。那个成长比较慢的人,在做完一件事情之后没有反思,那他只是做了一件事情而已,下次遇到类似的事情呢,还是会手忙脚乱,抓耳挠腮

所以,你能够反思总结经验,你就会做得越来越轻松,你的经验也会越来越丰富。

结语

忙乱的人通常是“TODO思维”,别人要我做什么,我就去做什么,而平静的人通常是“TOBE思维”,我要做什么,就去做什么

他们的区别在于:拥有“TODO思维”的人,就像《肖申克的救赎》里监狱的那些伙伴,每天有很多事情做,而且被困在原地,拥有“TOBE思维”的人,就像《肖申克的救赎》里的主人公安迪,每天也在忙,但同时还在挖掘着自己的通道,总有一天他会离开监狱,奔向自由!

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