如何减少身上的事?【时间管理百问1/100】

为什么要减少身上的事儿?
  • 为平静的心态:事情太多太杂我们会容易心烦意乱,脾气暴躁
  • 为体现价值:随着经验的增长,我们应该做越来越重要的事,而不是越来越多的事
  • 为工作生活平衡:事情的背后是所占用的时间,工作中的事情太多,就会占用生活的时间,而对于小强来说,真正重要的是生活而不是工作
 
大家可以想象下这样的场景:
 
A某从升职之后,身上的事情就一下子多了起来,每天都工作到很晚,或者把工作拿回家做,惹得家人抱怨,朋友们也说好几次聚会都没见到A某了,自己心爱的吉他也好久没有碰过了,大家可以看下面的图:
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A某随着职位的上升,事情也跟着增长,占用了健康、家庭、社交的时间
 
我们希望通过减少身上的事情达到下图中的效果:
 
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每一次的职位上升都会带来短暂的忙碌,但身上的事情都会很快少下来,整个时间花费还是在“事业”的这个区间里波动,尽量不去占用兴趣、家庭、社交等等的时间
 
如何减少身上的事?小强觉得有三个方式:1、砍掉、2、授权、3、系统化
 

砍掉

 
你现在可能有工作上的一堆事情,同时和朋友一起利用业余时间合开了一个公司,想着有朝一日这个公司上轨道了就辞去工作,同时还经营着一个读书会的社群,尽管如此,你还不断的有想做的事情冒出来
 
可是你面临的状况是:时间完全不够用,并且经过对自己的反思发现,基本上所有的零碎时间都用上了,并且效率也不低,比如说在地铁上写ppt,早起和伙伴们开会,等等
 
那就试试砍掉一些事情吧!说起来容易,做起来很难,因为看上去所有的事情都是自己想做的,也需要做的,总能找到砍不掉的借口,比如:砍掉工作就没有经济来源了,所以不能砍,社群是我认识新朋友、拓展交际圈的重要渠道,不能砍,未来终究是要自己创业的,合开的这个公司就是一次尝试,不能砍……
 
好吧,除了重要、不重要以外,再加上下面几个标准,或许可以说服自己砍掉某些项目:
 
1、耗时最多的项目
 
小石头搬走再多,大石头没有搬走依然是无济于事
 
所以砍项目可以从耗时最多+不是最重要的项目下手
 
2、缺少资源的项目
 
有些项目看起来很重要,但做起来很费力,可能是资源不足,也可能时机未到
 
与其这样不如暂时搁置,把精力投入到能产生成果的项目中去

3、别人也能做的很好的项目
 
工作以外的时间如此宝贵,尽量把它花到非你不可的事情上
 
比如陪伴家人、个人创作、等等,
 
如果一个项目里你完全能被被人所替代,那完全可以选择退出,即使是一个项目的创始人,也可以选择以少量持股的方式退出
 
砍项目其实就是自己说服自己的过程,上面的标准也适合在工作中项目缠身的朋友。
 

授权

 
很多人不好意思拒绝别人,又不放心授权出去,于是进来的事情越来越多,又没有把事情放出去,不忙才怪
 
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一个不放心授权的人,不会因为我们告诉他授权很重要,就一下子学会授权了,小强建议循序渐进的授权
 
  • 先把自己懒得做的事情授权出去,比如收快递、订票等等这些没技术含量的琐碎事情
  • 然后把不重要的事情授权出去,即使搞砸了也没什么严重后果,比如你要写汇报请别人帮你收集资料,找人帮你批改作业,等等
  • 有了前面的信心之后,就可以把重要一点的事情授权出去
我前面提到的三步与其说“循序渐进的授权”,不如说“逐步培养得力助手”
 
作为管理者来说,不会带人,就只能把自己忙死!
 

系统化

 
把事情系统化包括两部分:
 
1、交给机器自动完成
 
让机器自动完成你的工作,不需要你成为一个极客(对计算机和网络充满狂热的人)
但你要有极客的思维:如何能更有效率、更高质量的搞定这件事?
 
比如说你经常用excel做些表格,是否能编写一些函数提高效率?这不需要你会写函数,而是会问问题,搜索引擎上会有一堆结果,也可以请IT部门的GG帮忙,对你来说很困难的事情,对他们来说可能很简单。
 
2、建立开放式循环
 
我的一个朋友是心理学课程的销售,她说她每天都很忙,并且时间完全不由自己控制,压力很大,她来找我做一对一的咨询,希望解决这个问题
 
我请她先列出自己的工作树(梳理自己的工作范围),如下图:
 
屏幕快照 2014 12 01 15 10 08
 
其实她的工作很清晰:
  • 通过发布一些文章,或者到其他心理学的群里宣传,吸引更多的人到她自己的QQ群
  • 管理QQ群,尽量发现可以一对一私聊的机会,建立更深的连接
  • 利用公司搞线下公开课的机会,邀约群里熟悉的人参加
  • 公开课的时候促单,完成业绩
当她画出这幅图的时候,她就已经有“压力小多了”的感觉,因为这套系统流程公司已经给到她了,问题是她自己的系统没有建立起来
 
于是我问她:你的时间主要花在了哪里?
 
她回答:管理QQ群,几乎每天大部分的时间都用在加人、踢人、引导讨论、随时回答群里问题
 
所以问题来了:
  • 没时间写心理学相关的文章来吸引更多人的进入QQ群,所以QQ群,也就是潜在客户的发展很慢。
  • 潜在客户来参加线下公开课或者报名是因为对她和她的专业度的信赖,可是她这部分的价值没有体现出来。
 
所以我问:这部分工作可以建立起一个系统吗?让它自动运转,把你的时间和精力都解放出来?
 
她说:这不大可能吧?不过她还是同意我们一起探索这方面的可能性
 
用大约一个小时的时间,我们讨论出一个比较可行的方案:
  • 招募群里比较活跃的做管理员,请他们做加人、踢人、引导讨论的工作,作为回报,我朋友会给他们定期辅导
  • 如果群里有人问问题,一概不做回答,请他们发邮件咨询,这样能体现出她的专业度
  • 邮件咨询的过程,可以当做素材发布到相关论坛和网站上,吸引更多潜在客户进入她的QQ群
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OK,这样一来,一个解放她工作,释放她压力的工作小系统建立起来了
她一下子觉得身上的事情少了很多,压力也小了很多。
 
结语:
 
所谓知行合一,我们总抱怨事情太多,而我们为了放下这些事情做了些什么呢?
 
看了这篇文章后,您想要为减少身上的事情做些什么呢?
 
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2 thoughts on “如何减少身上的事?【时间管理百问1/100】

  1. 非常好的一篇文章,今天是第一问,后面还会继续吗,期待好文。

    David Zou reply on December 8th, 2014:

    感谢关注,必须继续!

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