从“琐事优先”到“要事优先”

前不久小强为西安的某家银行做时间管理的企业内训,需求访谈的时候发现他们的困惑所在:

“明明知道今天最重要的事情是什么,也想一大早就搞定它,可一上班就全变了样,琐事总是先被搞定,要事留在下班后才开始做。”  

                                                                                                                                          –某个金客户经理

(补充下背景资料:银行的个金客户经理工作地点在大堂,主要业绩体现在开发和维系个人金融客户,同时在大堂客流高峰期,还需要配合大堂经理的工作,所以她们一方面要搞定自己重要的事情,另一方面还要处理临时突发的琐碎事情,我认为这是她们困惑出现的原因所在)

举例:

今天最重要的事情是:做出新理财产品的宣传策划案

但从8:00上班开始起,就被琐事袭击:

1、帮大堂客户办理信用卡

2、VIP客户生日,去买花送花

3、大堂客户有办理业务的疑问,需要解答

4、为自己客户打印新理财产品资料,但发现打印机没有纸(因为她们银行都是无纸化办公),去后勤部领纸,却发现打印机仍然不打印,报警灯亮,于是找技术部来维修,发现是需要重新安装驱动,但网络上找不到这款打印机的Win8驱动……

当所有这些琐事搞定的时候,已经到了中午吃饭时间,还没开始动笔写宣传策划案。

用图表示就是这样:

NewImage

显然,“琐事优先”的人想走直线,时间黑洞却把她们“吸”到了另外的地方,每天都是这样被动的接受着琐事,解决着琐事,很快就会发现两点:

  • 工作很无趣。
  • 即使做不好,公司也不能把我怎么样,对职业生涯失去野心,进而对人生失去梦想

所以“琐事优先”的人整天挂在嘴上的就是:“其他都无所谓,我只要把孩子照顾好就行!”,这是托付心态。

从一天的工作失衡,到整个人生失衡,其实没有差别。

“琐事优先”的原因?

1、简单、明确

帮助客户办理信用卡,目标明确(办理好信用卡手续),流程明确(拿表单、填写申请表、系统中进行处理、客户签字),任务简单(每天都做n次)

我们自己也可以想想是不是这回事,看电影和写文档比起来,总是先看电影,打印文件和思考薪酬方案比起来,总是先打印文件(这样的事情,也称为拖延)。

大多数人倾向于做明确、简单的事情。

2、即时满足

解答客户的疑问,可以立即得到结果(解决或无法解决),这就是即时满足。如果是写策划案,不仅要花很长时间才能搞定,而且结果还不由自己控制(写的好不好,老板说了算),这就是延迟满足。

大多数人总是倾向于即时满足。

3、不愿改变

本来只是打印个文档,2分钟搞定,谁知道去领A4纸、修打印机,用了将近40分钟的时间,你说在这个过程中她没想过用别的部门打印机吗?一定有想到过,只不过觉得已经花了这么多时间在这个事情上,干脆就解决掉吧,这就是沉没成本。

大多数成年人都没有理性到不顾沉没成本的地步。

综上所述,似乎“琐事优先”的原因都和心理学有关系,并且是正常的心理,可惜小强不是心理学专家,但我知道一点:臣服

臣服之后我发现,导致”琐事优先”出现的原因,正是做到”要事优先”的方法

如何做到“要事优先”?

简单的原则是:做完必须做的琐事,就立刻回到要事上来。如下图:

NewImage

这个原则比较理想化,小强承认自己做不到。我们来点实际的:把“琐事优先”出现的原因,当做“要事优先”的方法

还拿“做出新理财产品的宣传策划案”举例:

1、简单、明确

写这个策划案的目的足够明确吗?如果是领导让做的,那么领导的想法是什么?如果是自己要做的,那么自己想通过这次活动达到什么目的?能否量化出来?

我们能让这个策划案变得更加简单吗?比如请教写过类似文案的同事,或者搜集相关资料,包括熟悉新产品资料,以前做宣传推广的时候哪种方式最有效?哪个时间段的效果最好?

总之,谋定而后动(明确目的、目标—收集相关资料—行动),会让事情简单和明确,易于执行。反过来就效率比较低了:拿到任务先去行动,行动的时候四处碰壁然后才想到去搜集资料,当资料越来越多的时候需要去做取舍,这时候才想到目的、目标是什么。

2、即时满足

我的一个朋友是这样写文案的:

  • 用笔纸先写出核心观点和大纲
  • 打电话给经理沟通,得到认可后打开Word开始写
  • 迅速用最直白的话,写出标题,他发现自己以前写出个好的标题要10分钟时间
  • 用Word的样式写出大纲和核心观点,大标题、二级标题等等
  • 填充内容,并作修改,这时候往往突然知道标题该怎么写了

有趣的是他告诉我说,这样做最大的好处是可以“断点续传”:比如刚用笔纸写出大纲,就被琐事打断,那没关系呀,处理完之后再打电话给经理不迟,刚写出标题就被打断,也没关系呀,反正心里已经有底了。

把一件大任务拆解开,能做到“断点续传”,也有利于“即时满足”。

目标不是“写完文案”而是“整理出大纲”

不是“写完后等待老板反馈”而是“和老板沟通好思路”

不是“需要40分钟时间写文案”而是“需要15分钟思考核心理念和大纲”。

这样一来,可以满足我们立即想得到反馈的心理了。

3、不愿改变

不愿改变的话就不改变好了 :)在相对固定的时间段去做重要的事情。

当在课堂上提到这一点的时候,大家纷纷发言:“不可能,随时都有可能被打断”。“没戏,一天到晚都很忙,哪件事不重要?都重要!”

于是我提出两个问题和大家互动:

1、什么是“要事”?

“要事”,小强认为并不是指重要而且紧急的事情,通常在那样的情况下,我们没有选择,所以这里的“要事”是指重要不紧急的事情,这才是转换主动做事和被动做事的按钮。

在当前工作层面上,“要事”通常和绩效直接相关,比如个金客户经理的要事是:开发和维系个人金融客户。

在职业生涯层面上(我没有现场引导大家思考这个问题:)),“要事”和下一个目标直接相关,如果个金客户经理的下一个目标是副行长,那她就需要在工作中多留心观察和思考。

这样一来,大家就知道自己的“要事”是哪一类事情了。

2、相对大块的时间段在哪儿?

小强结合自己的经验觉得:“一天跟打仗一样,从早忙到晚,没有一点时间”通常是假象。

找出相对大块时间最好的办法是记录时间日志,一目了然

但是这个客户的员工已经忙到没有时间写时间日志的地步(汗~~~),于是我通过访谈了解到:

  • 个金经理和大堂经理的大块时间段在早晨9:00-9:30
  • 行政的大块时间段在11:00-11:30

时间段虽然短,不过没有关系,半小时足够做很多事。

时间段虽然不是一天刚刚开始,也没有关系,要事优先不是要事必须第一个搞定,这个时间段排除干扰搞定要事就行。

NewImage

结语:

“要事优先”不是一件容易做到的事情,这世界上有价值的事情都不容易做到,正如兰迪波许教授所说,这些困难就像是一面墙,它并不是为了阻挡我们,而是让我们有机会展现自己有多想达到目标。

“要事优先”并不是小强的目标,而是一条路,小强的真正目标是:掌握自己的人生!

=====================================================================

小强2013年5月18日在郑州有时间管理研习会,分享和讨论关于时间管理的话题,还能认识一些有正能量的朋友,欢迎报名参加:

详情:http://www.gtdlife.com/2013/3122/xiaoqiangshengzhiji-zhengzhou/

5 thoughts on “从“琐事优先”到“要事优先”

  1. 感谢皱鑫。
    好久没有更新博客了呢,我还想您是不是去忙5月初的培训啦。
    不过,今天这篇文章,写的很不错,我收,将努力做到,回头再和您分享。

  2. 呵呵,GTD的目标就是掌握自己的人生吧!
    要事第一是正确的,但很多人分不清什么是要事啊。

  3. 文章写得很不错,谢谢分享,请问邹大,上次问过你,你的图是通过paper画的,但是如何所写的字是如何写得这么精准的啊?我用手指写。用普通的触摸笔写,都无法写到你这么细,差远了。

  4. 哈哈~把大任务不断切小是重要原则~可惜一直都做不好呢

  5. “要事优先”并不是小强的目标,而是一条路,小强的真正目标是:掌握自己的人生!

Comments are closed.