时间管理实践线上课程8:如何使用GTD方法管理邮件2

上一篇文章写到了:

  • 现在,什么是电子邮件
  • 谁需要用GTD方法管理邮件

我们这一篇来聊聊如何“改造邮箱”,一共分为三步:

  • 整合邮箱
  • 设置标签和过滤器
  • 使用快捷键提高效率

这些步骤都很简单,一起来试试吧~

整合邮箱

把邮件都转发到一个邮箱进行处理,这样你的收件箱才称之为“值得信赖的收件箱”

如何用指定的邮箱地址发送邮件?

别怕,在你发送邮件的时候会有一个“send as”功能,不过可惜的是并不是所有的客户端都支持这个功能。

这样既可以隔离邮箱,又可以统一处理邮件,我认为是值得一试的(这里有一些相关资料)。

具体请看视频(优酷):

http://v.youku.com/v_show/id_XNDQyNDU2MjUy.html

设置标签和过滤器

建议设置的标签:

  1. 行动:可以立即执行的行动
  2. 电话:存放需要打电话解决的事情
  3. 等待:已经委托出去,需要等待、跟进的行动
  4. 某日:暂时无法采取行动的事情
  5. 参考:需要归档的文件、表格等资料
  6. 外出:存放需要外出办理的事情

在GMAIL里,如果你把邮件地址写作xxx+yyy@gmail.com,程序会忽略“+yyy”,仍然把地址看作xxx@gmail.com, 根据这个规则,建立几个过滤器能帮你把邮箱变成行动枢纽:

略过收件箱, 应用标签“1行动“:youremail+action@gmail.com

略过收件箱, 应用标签“2电话“:youremail+phone@gmail.com

略过收件箱, 应用标签“3等待“:youremail+wait@gmail.com

略过收件箱, 应用标签“4某日“:youremail+someday@gmail.com

略过收件箱, 应用标签“5参考“:youremail+reference@gmail.com

略过收件箱, 应用标签“6外出“:youremail+out@gmail.com

具体请看视频(优酷):

http://v.youku.com/v_show/id_XNDQyNDYxNjA0.html

使用快捷键提高效率

思考,不是浪费时间,行动,也不是浪费时间,思考和行动之间没有意义的空隙是浪费时间,所以我认为使用快捷键是延长生命的习惯。

快捷键用起来很流畅呢,试试看吧?!

但我们不一定要熟练所有的快捷键,我最常用的快捷键有6个:

  1. R:回复邮件,回复邮件不需要点“回复”按钮,只需要按“R”就可以,这样效率更高
  2. E:归档邮件,它的作用是把邮件从收件箱里清除,但不完全删除,你可以在“所有邮件”里找到,对于需要归档的资料,非常有用
  3. Del:删除邮件,不解释
  4. S:如果一封邮件您认为是非常重要的,就打上星标,如果它是您未来几天要处理的最重要事情,也请打上星标
  5. F:当你需要把这封邮件转发出去的时候,按“F”,同时还可以附上简短的批注,归档资料的时候也常用到
  6. L:加标签,当你决定了一封邮件归于哪个标签下的时候,按下“L”,就会出现标签列表,然后选择标签即可
除此之外,活用J(向下浏览项目)+K(向上浏览项目)也很重要。

这几个快捷键加起来,处理电子邮件我基本不用鼠标了,很行云流水呢:)
照片
 
结语:
 
我自己在实践这个方法的时候体会到:做事靠系统,不是靠感觉,给自己设定规则,然后应用和不断升级,就能成为自己的杀手锏。
 
让我们一起成长!

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