MLO系统实战(已重新整理)

这是来自于MLO群本草纲目的投稿,写的非常的实战,后续大家可以加入他们的群讨论MyLifeOrganized的使用问题:群号:121465994,微群:http://t.cn/hrJp7i。如果您有好的时间管理经验或者案例想要分享,请Email我,谢谢!

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首先介绍下我的背景知识,

我现在是协助老板管理一个小公司,公司部门比较多,各个部门都有很多杂事,且加上有很多项目自己要直接负责,造成我的事情很多,现在,我的mlo中有3400多条信息,我每天需要执行的事情要多达数十件,

 

我的mlo系统是

pc端mlo + iphone端mlo + iphone端涂鸦

 

我的mlo文件架构如下

 

图01:MLO文件夹架构

图01 MLO文件夹架构

里面inbox,Next Actions,Waiting For,Someday/Maybe,Reference几个文件夹我就不讲了

下面对Every Day/Week,Main Task list,SOP文件夹进行介绍

 

Every Day/Week

作为我每天或一个周期必须要办理的事情,我把他们归类到里面了,进行周期循环

具体内容如下

 

图02:Every Day/Week文件夹内容展示

图02 Every DayWeek文件夹内容展示

Main Task list

这个文件夹作为我的主要任务列表,

里面是我下属各个部门(使用文件夹),场景是这个部门的负责人,

以及我需要负责的所有项目(使用条目),场景是我自己

具体内容如下

 

图03:Main Task list文件夹内容

图03 Main Task list文件夹内容

展开其中一个文件夹

以信息化为例,内容如下

图04 Main Task list文件夹中展开其中任意一个文件夹的内容

图04:Main Task list文件夹中展开其中任意一个文件夹的内容

里面有子文件夹“Someday/Maybe”,“Reference”,

Someday/Maybe用于存储这个部门以后要办的事情,场景为@G-ProjectSM,

Reference用于记录部门的岗位职责,部门制度,及其他的参考信息@G-ProjectRef

 

SOP文件夹

SOP用来存储我自己形成的自己的个人流程

具体内容如下

图05 SOP文件夹内容

图05:SOP文件夹内容

 

然后就是

我的IPhone端MLO文件夹架构

图06 IPhone端MLO文件夹结构展示

图06:IPhone端MLO文件夹结构展示

 

还有一个工具就是IPhone端的涂鸦软件(Getideaz

图07 单个涂鸦显示界面

图07:单个涂鸦显示界面

 

图08 多个涂鸦显示界面

图08:多个涂鸦显示界面

 

 

 

我的信息怎么在pc-mlo,涂鸦软件(Getideaz),IPhone-mlo三个工具中流转

1.突然想到一件事,记录进涂鸦软件,

2.如果顺手把它处理了,在涂鸦软件中删除对应的涂鸦

3.每天早上,把所有剩余的涂鸦记录,手动输入pc端mlo的inbox文件夹,

4.打开pc端的mlo 的 “昨日+今日+明日”视图,处理事务,期间会设置好有之后几天的事务

6.每当离开电脑之前,pc端mlo内容同步到云

7.任意的无聊时间(等人、厕所时间、陪老婆逛街时、无聊会议时),拿出手机,从云下载信息,清空inbox及加工组织信息,最后,手机上的信息同步到云

8.晚上通过手机浏览信息,发现有第二天要做的事情,直接在手机上标上星星(第二天会在“昨日+今日+明日”视图中出现)

 

我的工作流程

  1. 每天晚上,直接通过手机把inbox中的事情稍微处理,移动到对应的main task list中对应的文件夹

图09 工作流程之手机端mlo操作1

图09:工作流程之手机端mlo操作1

 

点击 parent 更换这个条目的父目录

图10 工作流程之手机端mlo操作2

图10:工作流程之手机端mlo操作2

对于第二天要执行的事情,在手机上我直接标上星星(因为手机设置到期时间的信息不方便),晚上操作好之后就同步到云

 

  1. 第二天 拿出mlo,找到某个文件夹,一个一个把部门主管叫过来,进行事情的讨论和委派,对于已经委派的事项就会标上@G-Wattingfor的场景

注:标上waittingfor场景的条目,我设置为颜色变化为蓝色,并且前面图像标识变化为圆圈符号。

图11 任务委派

图11:任务委派

 

  1. 最后,通过waittingfor视图,调用到所有项目中waittingfor事项,进行浏览,是否有到期的,到期的就要督促对应的负责人员。

图12 waitting for 视图

图12:waitting for 视图

 

  1. 在处理事务的过程中我会尽量安排第二天的事情,就是直接给事务设定日期,然后在第二天在“昨日+今日+明日”视图中把他们调用出来执行

注:给事务设定日期的方法:在Due Date下点击右键,选择时间

图13 给事务设定执行最终日期

图13:给事务设定执行最终日期,

 

图14 昨日+今日+明日 视图

图14:“昨日+今日+明日”视图

 

昨日+今日+明日 视图的规则设置

图15 昨日+今日+明日 视图的规则设置

图15:昨日+今日+明日 视图的规则设置

 

 

 

 

 

最后介绍下我的场景结构

图16 场景列表

图16:场景列表

大概分为5类,

第一部分,@at 地点类场景,

第二部分,@G- gtd类场景,有@G-ProjectRef,@G-ProjectSM,@G-Reference,@G-Someday,@G-Waiting For。

第三部分,@T 时间类场景,大概标识事情需要多长时间

第四部分,@W 方式类场景,记录事情要通过什么方式进行处理,是电话,QQ留言,谈话,会议,还是继续思考。

第五部分,@陈本刚 人物类场景,大概是我自己的名字和平时我需要打交道的人

 

16 thoughts on “MLO系统实战(已重新整理)

  1. 图片好模糊,完全看不到写了啥。比较感兴趣的部分是个人流程。

    DavidZou reply on February 14th, 2012:

    是的。已经和作者联系,目前没有更清楚的了,抱歉~

  2. 请问用的是什么软件呢?

    DavidZou reply on February 14th, 2012:

    用的mylifeorgnized,地址在这里:http://www.mylifeorganized.net/
    中文推广站:http://www.mlochina.com/
    试试看咯~

  3. 之前也是MLO的重度使用者,大概用了两年吧。使用方式应该说和作者大同小异。不过由于工作调整的原因,目前开始使用Mac系统,并且也购买了iPhone,于是MLO就变得很不给力了。首先桌面端不支持Mac,要使用必须再开个虚拟机,其次iPhone端的应用不够实用(个人认为MLO的制作者对iOS应用的理解有所偏差),特别是与OMNIFocus、Things这些纯苹果端的应用相比差距较为明显。因此只能放弃了,目前已转到OMNIFocus。

    DavidZou reply on February 14th, 2012:

    我也用的omnifocus,有机会可以交流,呵呵~

    ZengLeiPro reply on February 14th, 2012:

    @DavidZou, 我只能算是OMNIFocus的初学者,希望你有空能写一些这个软件的使用心得。

    DavidZou reply on February 15th, 2012:

    收到,谢谢

    brain reply on August 26th, 2012:

    @ZengLeiPro, 都说omnifocus非常好用可惜没有 安卓版本

  4. 原来也使用mlo 后来放弃了 一些文件 大段的内容 都无法存放到mlo中 最重要的是只能通过同步软件来实现家里 公司 两个地方使用 安卓版没有尝试过 现在正在使用doit.im 同步功能不错 唯一一点不好的就是没有项目功能 很多事项是需要转换成项目来执行的。

    xiansong04 reply on March 8th, 2012:

    @digman, 现在doit的网页版已经有项目功能了。只是桌面端目前还没有改版,和过去一样。你可以体验一下。

  5. 博客首页不用显示文章到全部,显示一部分是不是就可以了,这样增加易读性,这篇文章挺长的,感觉把你的博客首页都占满了。

    DavidZou reply on February 17th, 2012:

    @李参, 收到,谢谢你的建议~~我不太确定显示摘要的时候rss订阅是否也是摘要~

    古意人 reply on May 22nd, 2012:

    @DavidZou, 文章在首页可以截断输出,这样对博客的首页显示比较友好。至于rss是否会影响到全文输出,在wordpress后台有一个选项可以设置的,只要设置成始终全文输出就可以了。

  6. 非常感谢邹兄的分享,非常详细,适合初学者学习。

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