如何选到适合的GTD工具?

我以前一直采用palm+win的方式,重点是在palm上,以bonsai为核心,以四大天王为主要手段,也就是任务分解到下一步行动在bonsai,然后由bonsai直接链接到行事历、任务、便签等等,相当的行云流水。

但是随着win换成了osx,palm即将换成iphone,我得重新考虑如何在这两个平台上做到行云流水的GTD了。

重新选择工具,就像重新盖一座大厦一样,既让人表面上纠结,又让人暗地里兴奋。

很多朋友都说“选择GTD工具就像孙猴子找兵器一样,很难找到趁手的。”是啊,要找到“让他长他就长,让他短他就短”的兵器确实不容易。

找工具不能太完美主义,如果你非要说“如果金箍棒上能再加个照路的灯就好了,这样一来晚上也可以赶路了!”那么看来你要连金箍棒也要放弃了。

同时,同一款工具适合你不一定适合别人,反过来说,不适合别人的工具,不一定就不适合你,所以,我们不应该看别人对某款工具的“评论”比如说“Things太烂了”而应该看某款工具的“介绍”,比如“Things主要的功能简介”,这一般从官网上就能方便找到。

我以前在学校下馆子的时候就采取这样的策略:大家围坐一桌,上来一道糖醋里脊,我先尝一口,然后说“哎,这个里脊做的太失败了,不好吃,还没有油麦菜好吃呢!”,于是有些人就真的不再吃糖醋里脊,然后我很邪恶的笑笑,偷偷把糖醋里脊转到我的面前,呵呵~

不要迷信“评论”,先看看“介绍”,或者自己先“尝试”。

回到工具的选择上。

昨天研究了一下,发现,随着平台的切换,观念也必须跟着改变,就像有些人说,osx下没有迅雷那样的下载软件,居然连杀毒软件都没有,而且还找不到设备管理器,这不是很搞笑吗?

重要改变:任务是任务、事件是事件

任务是不需要提醒的,是需要随时检视的,可以设置持续时间,和时间底线,而事件则是确定到具体的日期和时间,可以设置闹铃、短信、Email提醒的,是写在行事历里面非常神圣的事情

这个区别,也是DavidAllen特别提到的。在这一点上,我被原来的bonsai惯坏了,bonsai实际上就是在任务和事件之上的统一管理平台。由他作为中枢,可以把行动分配到任务和行事历里面。

目前mac上能使用的任务管理系统(其实也就是清单系统)很多,比如things,omnifocus,the hit list等等,云端的应用就更多了,RTM,等等,各有优缺点,比如对context的支持,对tag的支持,对子任务的支持,对提醒的支持等等,很多完美主义者就迷失在这里面,但忘了关键问题是:你需要什么样的GTD流程?!

既然没有类似bonsai的软件,那么我就需要两款软件,对他们的要求是:

1.行事历

  • 具有提醒功能,最好是手机提醒,SMS提醒也可以,能设置提前几分钟提醒最好(必须)
  • 3秒内进入录入界面(必须)
  • 有当日视图,周视图,月视图
  • 能否同步其实倒问题不大,同步主要是为了备份,因为我的习惯是以手持设备为核心,需要查看日程时,一般不会打开电脑,而是打开手机,而且手机是绝对随身携带的。
  • 能延迟时间,比如说计划2:30打扫卫生,但是当2:30它提醒我的时候发现这个行动要推迟,那么在提醒的界面能直接设置延迟时间,比如30分钟后再次提醒。

2.任务(清单)

  • 符合GTD习惯,比如要有情境或者tag的概念(必须)
  • 能和iphone自动同步,云端同步最好,局域网内同步也能接受(必须)
  • 需要有子任务功能,甚至子项目功能(必须)
  • 桌面端全局快捷键,随时快捷录入(必须)
  • 起始截止时间其实无所谓,一般不会设置,因为我每天都会检视清单好几遍,不需要用截止期限来提醒我,况且,我还有行事历
  • 要有项目和待办事项的区分,但是最好能在一个视图方便浏览
  • 行动能输入备注
  • 最好能全部使用快捷键控制

你觉得,选一个满足6个“必须”的软件容易呢?还是选一个13个“需要”的软件容易?这就是一种平衡。有些软件满足了若干项“需要”的功能,但恰恰没有满足我“必须”的功能,所以毫不犹豫的干掉

这样一来,适合自己的软件就自动的浮出水面了!那就是:omnifocus!

所以,我以自己的亲身体验建议大家,“先了解自己的需求,再去寻找满足需求的软件,必要时砍掉次要的需求!”


2 thoughts on “如何选到适合的GTD工具?

  1. 在各网站都大力推荐omnifocus,很专业的GTD。看了邹先生的这篇“如何选到适合的GTD工具”,思路很清晰,特别是文中的6个“必须”,现在我也在学omnifocus,但感觉很困难,希望邹先生抽空写些omnifocus的实践篇,详细介绍它的“行事厉”、“任务”功能的使用,比如“年计划”、“读书计划”等等,如何应用omnifocus来实现?

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