欢迎使用MonkeyGTD 3.0

mgtd

这是来自于读者今我来思的投稿:

“GTD”是一门高效实用的工作信念,而”MonkeyGTD3″则是实现GTD的工具。
本文将基于GTD学习与实现的一些经验基础上,介绍MonkeyGTD3的基本概念与新增功能。适用对象:了解GTD,具有强烈工作优化欲望,使用Firefox作为主浏览器。

1.GTD使用经验

在讨论MonkeyGTD3之前,先对于GTD谈一些我的学习与使用经验,因为掌握正确的GTD精神,方能发挥MonkeyGTD3的真正效能。
首先,GTD不是目标、不是道路,而是信念。作为GTD的学习新手,常会将GTD作为一种类似与ISO9001的工作流程规范或是CMM5的软件开发规范来看待。在学习的初期就希望能实现如《GTD》作者David Allen所述的工作方案,这是不好甚至有害于GTD学习的。绝大多数人都不可能面对David Allen所面对的工作强度,所以也没有必要照着他的方案来工作。否则就是”教条”,会陷入繁文缛节中,最终损失的是时间、精力与对GTD的信心。我曾向一些朋友推荐”GTD”工作法,但他们在学习尝试一段时间后都放弃了,其中最主要的原因即在于此。要明确,GTD的精髓是:用自己的脑和手来解决问题,而不是搁置问题。所以要针对自己的特殊情况来设计工作方法,用Gmail、Palm或者纸笔,每天、每周或者不定期的进行检查,只要是有利于提高工作效率、解放大脑的都是 GTD方法。没有什么”GTD规范操作手册”,也没有什么”GTD标准进阶路线”。从自我做起,从小处提高,用自我的力量来解放自己,这方能从GTD中体味GTD的快乐。所以GTD是一种信念,类似于宗教中的”自我心理启示”。
其次,GTD要需求驱动,与时俱进。起先应以当前需求为主,从最小处做起,在不断修改增进自我工作方案的基础上,将GTD逐步推广到其它领域。比如我最先只是为了学习GTD,并且找寻对自己目前工作最适宜的GTD工具,所以我只限制用GTD来管理自己的计算机编程语言方面的学习事务,其它的工作仍按照既往习惯来进行。然后随着对GTD的认识深入与对于GTD软件(如MonkeyGTD)的操作熟练后,将其它的工作甚至部分生活琐事都用GTD来完成。虽然《GTD》作者本人可以用GTD来管理极其繁杂的商业事务,而且网上达人能用Gmail、BlackBerry等能实现国际化全天候的GTD,但我尚没有达到这样的境界。目前我只能在PC机前进行GTD,但这已经很不错了,而且也满足了我的需求。随着以后工作生活需求的驱动,我可能会添置一些设备(Blackberry甚至Iphone),并学习如何使用它们来构建更大的GTD系统。但目前不需要,我只要不断地完善目前的GTD系统就可以了。
最后,GTD是一种习惯。要以养成GTD习惯为目标。GTD的道路是很不容易的,其最重要的是要和既有的习惯做抗争。以往当一件事情做完时,我总想去吃点东东放松放松(这也是我肥胖的原因所在),而GTD则要求在事情完成后回顾(Review)一下工作列表,将完成事务设置为完成,并着手准备下一事务。类似这样的对个人自身习性的变更是很难的,由性急到沉稳,由拖沓到守时,都是利用GTD来进行自我修炼的过程。虽然GTD的规模不同,方法各异,但”Get Things Done”的实用目标是一致的。GTD不是用空想或文本设计的完美来衡量其实施价值,而是以所完成的事务的质量和数量为依据来衡量的。而要能坚持GTD的唯一方法,就是将GTD化作自己的习惯,用”GTD的惯性”来改造自己,提升自己的效能。
以GTD为信念,从小做起,以需求为驱动,不断将新的GTD手段内化为自己的日常习惯,是我这几年学习与实践GTD的一些心得。放在本文之前,希望在使用MonkeyGTD之前能先确立对GTD的信心,做好GTD的准备,使MonkeyGTD真正成为有效的GTD工具。

2.MonkeyGTD3简介

MonkeyGTD是一款基于单个网页文件的GTD系统。我从MonkeyGTD1.0就开始使用这个工具(当年的博文)。其小巧精致的结构,单个文件的便捷,与Firefox的完美搭配和GTD理念的精彩诠释是我当年选中这款软件的最重要的原因。自1.0,2.0到今天的 3.0,MonkeyGTD正逐渐成为TiddlyWiki平台下最流行的GTD工具。而每次升级,MonkeyGTD都给人以更新的概念,更方便的操控与更美观实用的界面。
虽然MonkeyGTD使用容易,但其最重要的缺点在于文档的缺少和与《GTD》的概念不一致,对于初学者造成许多困扰。所以在本文中,我着重介绍MonkeyGTD的概念,希望能对初学者有所帮助。
3.MonkeyGTD3的组织架构
MonkeyGTD3 中的组织结构与《GTD》所述有所不同,其更契合基于Web的组织与管理。就想操作系统用(硬盘、文件夹、子文件夹、文件)这样的多层次系统来组织管理文档一样,MonkeyGTD中采用多层形式来管理事务(在《GTD》中称为”行为(Action)”)。

  • Realm:最高级别的组织单元,其从整体上将所属事务进行划分,如在两万高空俯瞰地球。其以标签页的形式在MonkeyGTD3的左上角显示。默认分类是”Personal(私事)”与”Work(公事)”。这个概念是从MonkeyGTD2新增的。
    请注意,虽然MonkeyGTD3提供了新增/修改/删除Realm的菜单,但本人强烈建议新手不要进行修改。MonkeyGTD3提供了足够多的低级别组织单元来进行管理。
  • Areas与Context:第二级别的组织单元。其将所属事务进行大体划分。Areas,即”工作区域”,偏重于行为;而Context,即”场景”,偏重于空间。Context是《GTD》的概念,而Areas是MonkeyGTD2中新增加的概念。
    举例而言,你可以新增一个 Web Publish 的Areas作为管理博客发表、论坛发布或者个人网页修改等相关事务(Action)或项目(Project),而增加一个 OnBed 的Context作为在床上时要做的事务的管理单元。建议默认的Areas与Context不要做删除。
  • Project 与Subproject:第三级别的组织单元。其是一组具有明确目标与严格时间顺序的操作事务(Action)的集合。注意Project与 Subproject是有明确时间限制的,而Areas与Context则没有。Project是《GTD》的概念,而Subproject是 MonkeyGTD3新增的概念。由于MonkeyGTD3是基于Javascript的系统,所以建议少用Subjective,最好不要将甘特图的多层Project方式移植到MonkeyGTD中,这样会极大地减慢系统运行速度。
  • Action与Tickler:MonkeyGTD中的最小组织单元。Action是一个具有明确目标的操作事务,而Tickler是具有时间提醒功能的Action。Action是《GTD》概念,而Tickler是MonkeyGTD3新增的概念(会在本文后面介绍)

4.MonkeyGTD3的Action多维空间
在 GTD系统中,Action是最核心的基本单元,所有的管理都围绕Action而展开,从此角度来看,MonkeyGTD就是Action的管理系统。在 MonkeyGTD中,Action的属性是由多个角度的不同属性来进行描述的,就像Action是一个多维度空间中的一个点一样。

  • 组织维度:Action隶属于某个Realm中的某个Project或Subproject
  • 进度维度:Action是Next、WaitFor或是Future
    • Next:马上要做的事
    • WaitFor:等待某个事件触发而要做的事。这个触发时间可能是别人,或者是某个时间,或者是其它的某个动作。其中某个时间触发是最常见的形式,如开会等。在MonkeyGTD3中,其单独成Tickler对象。
    • Future:未来不确定某个时间而要做的事。比如要看一本不是很急但很想看的书、或者学习打太极拳等。
  • 空间维度:Action是操作者在某个Context(场景)下完成的,比如Call场景就说明其是在电话机旁操作的,而Office场景说明其在办公室完成,而Errand则是在出差路上完成的
  • 区域维度:Action是在某个Areas下完成的,比如其是一个Research(科研)工作,或者是个Training(教育培训)工作
  • 关联维度:在MonkeyGTD3中新增了Contact,其可以将Action与其它的Project或者Action等相互关联起来,在同一个视图中呈现出来。

5.MonkeyGTD3新增的对象
基于前两个版本,MonkeyGTD3对程序在功能与界面上做了许多改动,其中新增了两个重要对象,即Tickler与Contact

  • Tickler 应该是MonkeyGTD1.0中的Reminder的增强版。其是具有时间提醒性质的Action。其进度维度指标是”WaitingFor”。其可以很方便地解决如开会、约会等具有确切时间的操作事务,而且其具有Repeat功能,可以方便地进行周期设置。不仅如此,其还可以用来设置一些”Deadline”,从而有效提高工作效率,防止过多的过时Action还放在MonkeyGTD中。
    在MonkeyGTD2中将Reminder去掉了,这给我原有的GTD操作带来不少的麻烦。在MonkeyGTD3中Tickler的出现解决了许多困扰。
  • Contact 是MonkeyGTD3中新增加的功能,也是我期盼很久的好东东。随着GTD规模的增大,需要将一些在不同Project中的Action放在同一个视图中显示。原来的方式是采用TiddleWiki的Tag,但这样的显示不是GTD化的,其不能够显示Action的其它属性(如进度属性等)。而 Contact的出现则(部分地)解决了这个问题。其就像一个张贴便签条的BBS面板,可以将不同的Action放在一起显示,从而提供了从自定义角度来查看整个事务多维空间的能力。由于每个Action只能关联一个Contact,所以这样的功能还是有些弱,但不好总比没有强呀。

虽然MonkeyGTD3提供了不少新特性,但其本质框架变化不大,对于学习GTD和采用MonkeyGTD的新手,我的建议是:

  • 如果每日事务<10件,或者管理action项目<100件(累积),则用monkeygtd1.0。其界面简单,速度快,概念清晰
  • 如果每日事务>20件,或者管理Action项目>300件(累积),则一定要用MonkeyGTD3.0。其优化的面板和新功能会极大提升你的GTD效率。

关于MonkeyGTD3的具体使用,可以通过Email:yankchina@gmail.com与我联系。

5 thoughts on “欢迎使用MonkeyGTD 3.0

  1. 怎么改窗口标题栏,就像TiddlyWiki里改SiteSubtitle和SiteTitle那样?

  2. very cool!

    改标题栏的方法:
    点 SiteTitle。 显示出来之后,双击之。 修改内容为你想要的title.注意不要改 SiteTitle 这个标题! 我刚开始就是这部分没弄明白才一直没有修改成功的。

  3. Pingback引用通告: MonkeyGTD 3.0使用笔记 « 果冻的博客

  4. 这个相当耳目一新,不过看上去不怎么紧凑,而且他的分类也超多,右边一大堆很geek的东东。头大。

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