我既用笔纸,也用数码工具,可是该怎么搭配呢?

“我平时用笔纸,还用微信的收藏功能,还有outlook和滴答清单,他们各有各的好处,但是我觉得工具太多了,用起来好麻烦,他们之间的配合也是个问题,我该怎么办呢?”

如果是你的话,你会怎么回答呢?

工具多其实并不是主要问题,问题是有没有做好区隔如果我们能清楚的知道每个工具是用来做什么的,以及什么时候使用它们,工具多一点也没有问题

我自己的工具组合

以我自己为例,我自己时间管理的工具组合是这样的:

  • 管理事情用滴答清单
  • 管理资料用印象笔记
  • 管理精力用Flat tomato(番茄软件)
  • 管理邮件用Spark(Mac下工具,相当于轻量outlook)
  • 头脑风暴用笔+纸

随身携带的硬件只有两个:手机+笔纸(这些工具之间是相互流动的,限于篇幅,今天就不涉及这块)

授人鱼不如授人以渔,这个组合是怎么出来的呢,分三步:

第一步:对“时间管理”包含的场景进行分类,我把它分为对事情、资料、精力、邮件、创意的管理,其实分别对应五个使用场景:

  • 收集待办事项、安排计划、提醒约会时用滴答清单
  • 收集、查找资料,或者写笔记时用印象笔记
  • 保持工作节奏时用番茄软件
  • 处理电子邮件时用Spark
  • 思考的时候用笔纸

同样的道理,如果你要搭建知识管理的装备,首先也是要对使用场景进行分类。

第二步:每个分类选择一个工具

如果我有两个管理待办事项的工具,比如有些待办事项随手写在纸上,有些在微信里,有些在滴答清单里,那么这些工具之间就会有冲突,我自己也不知道要在哪里找接下来要做的事情,这就像你把衣服放的到处都是,到出门穿衣服的时候找不到衣服一样

第三步:更新工具

当我发现新工具的时候,我会去试用,并行一段时间,然后再做决定,比如说我原来用的omnifocus,后来觉得滴答清单也不错,两个工具并行一段时间之后,我果断的选择了滴答清单,删除了omnifocus,还是前面那个原则,每个分类只选择一个工具。

学过金字塔原理的人会一眼发现:这种按照使用场景做区分的方法是符合“MECE原则”的,也就是“相互独立,完全穷尽”的原则

这里面我有一点一定要跟大家分享,这是很多人想不明白的地方:“有些待办事项从微信来,有些从邮件来,有些从电话来,所以这些工具都在管理事情,存在交叉情况,怎么办呢?”

我的工具有很多,但我的收集箱只有一个,所有待办事项我都会收集到同一个地方,就是滴答清单,比如说:

  • 微信上来的事儿,我会直接发送到滴答清单
  • 邮件上来的事儿,我会转发到滴答提供的专属邮箱,自动到我的收集箱
  • 电话上来的事儿,第一时间记录在收集箱

这样“All to 1”就不会混乱了。

数码工具和笔纸工具的比较

我还经常被问到:“小强,你觉得数码工具好还是笔纸工具好?”

答案是:“不一定”,但是我们得知道笔纸工具和数码工具各有什么优劣势,这样选择起来才更心里有数,而不是人云亦云+瞎选

笔纸工具的优势:

  • 携带方便,自由度大
  • 写写画画激发创意
  • 无法替代的书写体验

数码工具的优势:

  • 方便搜索
  • 云存储,云同步,可多平台使用
  • 具有提醒功能

通过我做的这张图你会发现:他们完全是互补的

既然是互补的,那该怎么用呢?

几个关于工具的建议

1、搭配使用,就像长刀与短剑

冷兵器时代的日本武士都会同时携带长刀与短剑,为什么呢?因为应用场景不一样,一寸长一寸强,用长刀砍杀,但是一旦近身肉搏,就会立刻抽出腰间的短剑朝敌人捅过去,这就是应用场景不同。

我们不要奢望一个工具包打天下,现在的趋势是工具越来越细分,怎么组合才是我们的课题

2、刻意使用,达到成长的目的

使用工具的时候,会激活我们对应的思维模式,比如用笔纸的时候,大脑中创意的部分就得到刺激,用滴答清单的时候,大脑中条理的部分就得到刺激。

所以,如果你刻意使用某个工具,也就是对大脑思维方式的刻意练习

3、持续使用,换来换去没意义

同一类的工具我不建议换来换去,比如说这一段日子用滴答清单,下一段日子用奇妙清单,再过一段日子用Omnifocus……

把管理事情的工具换了又换其实意义不大,他们之间的区别其实不大,从根本上说他们甚至是同一类工具,每一个工具用好了都很棒!频繁换工具有时候是推卸责任,觉得自己事情管理不好是工具的问题,其实呢?工具只是主人的替罪羊而已

结语

没有规矩不成方圆,工具的搭配使用其实就是在给自己建立规则,就像家里的鞋摆在什么位置,毛巾放到哪里,玩具放在哪里一样,建立好规则之后,工具虽然多,也不会乱了。

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