四象限原则不仅可以分清轻重缓急,还可以……

四象限原则大家都听过,就是传说中的“重要紧急、重要不紧急……”(挺拗口)

但你知道四象限原则的两层用法吗(孔乙己式的表情)?

  • 第一层:当你觉得自己很忙乱的时候,拿一张纸,用四象限原则划分出事情的轻重缓急
  • 第二层:让自己尽量忙在“重要不紧急”象限,这样就可以化被动为主动,变焦虑为掌控

如果说“忙乱”是个伤口的话,第一层只是止血,第二层才是愈合,但遗憾的是大部分的人都处在给伤口止血的阶段,没有掌握让伤口愈合的方法,最终还是会“失血过多”。

下面我用具体的例子来呈现四象限原则的第二层用法:

第一步:做哪些事能不当救火队员?

做这两件事的时候就是在救火

  • 已发布的产品出现严重BUG
  • 安抚愤怒的客户

面对这两件事,你问自己的问题是什么?

  • “我该如何把这件事情搞定?”
  • “我该如何减少这件事出现的几率?”

第一个问题是站在四象限原则第一层问出来的,第二个问题是站在第二层问出来的

关于第二个问题,可能的回答是:

  • 为什么客户会愤怒?服务器宕机,造成业务中断1小时
  • 为什么服务器宕机?因为数据过载,磁盘空间满,而且没有人发现
  • 有什么解决办法?升级磁盘空间、程序判断磁盘空间并且给管理员发警报
  • 那么下一步行动是?1、明天下午升级磁盘空间,并且做实时备份。2、改代码,替换原有程序

采取了这两个行动之后,应该会减少下次客户因为服务器宕机而愤怒的几率,也就是减少了当救火队员的几率,可是每天的工作都安排的满满的,哪有时间来做这些“额外”工作呢?

第二步:做这些事的时间从哪来?

时间挤一挤总是有的,首先看看第四象限,也就是不重要不紧急的事情能否不做?

  • 《火影忍者》漫画下午回家路上再看不迟(释放出20分钟时间
  • NBA的转播,马刺在损失几员大将的情况下翻盘机会渺茫,也不会很激烈,今天先不看了,等总决赛吧(释放出约1小时时间

这就有了80分钟的时间,足够改代码了,再看看从第三象限是不是还能释放出时间?

  • 临时的技术研讨会,跟领导汇报下,要改代码,是不是可以不去参加(释放出40分钟时间
  • 帮助同事解决技术难题,可以说明情况,让他找找别人(释放15分钟时间

通过拒绝和授权,又得到将近1小时时间,这下时间绝对够了,可是如果不做好计划,好不容易释放出来的时间又可能被微信什么占去了。

第三步:为这些事情做出计划!

没有计划的时候就会被别人计划,所以先列出任务清单和计划

  • “升级磁盘空间”需要做任务分解:1、申请购买新磁盘(午饭前)2、先了解下如何做实时备份(下班前)3、跟客户预约时间做系统升级(现在)
  • 修改代码(下午一上班就开始)

好,把这些计划放到待办清单里,然后按照计划执行

结语

四象限原则有没有第三层用法?或许有,比如在事情变得重要紧急之前就搞定它,我们永远走在现状的前面,我实践一个方法的时候就像是武打小说的主人公,不断有新的发现、新的收获、未知的路,一起来吧!