作为实践时间管理方法9年的人,我是怎么选择工具的?

如果问你:“什么是最好的工具?”你可能的回答是:“适合自己的,就是最好的”

但什么才叫做“适合”?应该选择它;什么才叫做“不适合”?应该放弃它呢?

小强从2007年开始实践时间管理方法,到现在已经9年,在选择时间管理工具上走过一些弯路,这篇文章跟大家分享走过这些弯路之后的经验

我的弯路是怎么走的

如图所示,我目前为止职业生涯分为三个部分:IT行业、间隔年、时间管理讲师。

IT行业:当时我做产品经理,工具的组合是:omnifocus+google calendar+Trello+projects+Evernote。可能有些人都没听说过这些工具吧?当时我觉得这样的组合没问题啊!很合理,因为每个工具都有不同的用途:

– omnifocus:管理待办清单

– google calendar:管理日程

– Trello:团队协作

– Projects:项目管理

– Evernote:资料管理

现在看来,每个工具都很牛X,但我把他们组合在一起使用就很傻X,工具系统很重,维护起来成本很大,但是我仍然背着这样的组合走了2年

间隔年:这一年基本没做什么事儿,享受着不用上下班的自由时光,这时候我就用笔和纸的组合,把想做的事情写下来,把写下来的事情做到。

时间管理讲师:这时候我有一些企业内训项目、研习会项目、社群项目,管理这些我用滴答清单+手机自带日历的组合,就足够了,项目、行动、约会,都能照顾到

什么信号预示着工具不适合你了?

以下三个信号就是在提醒我们想这个问题:工具是不是不适合我了?

1. 工具系统太重,维护成本大:每天都要花很多时间去录入、修改、更新,或者是要频繁的把A工具里的信息传到B工具,或者检视的频率太高。

2. 产生了不信任感:感觉有工具和没有工具没有什么区别,想起来了就用用,想不起来就不用

3. 不能满足某个重要需求(而不是“不能满足所有需求”):比如做项目管理的如果还只用笔纸工具,恐怕无法满足项目进度统筹的需求。

我给大家选择工具的建议

1. 新手不要改变习惯,当工作环境变化时一定要升级工具

刚刚开始实践时间管理的朋友,选工具的时候我建议不要改变你原来的习惯,比如说你习惯用笔纸,那么你就还用笔纸,如果你习惯手机,那就还用手机,如果你习惯outlook,那就还用outlook,不要眼红别人的工具。因为同时养成两个习惯,会增加实践时间管理的难度,比如同时养成列清单的习惯和使用新工具的习惯。

但是,当你的工作环境发生变化的时候,就要升级工具,其实连思维模式都要一起升级,比如你原来是一个执行者,然后升职了,变成一个管理者,那么原来只用笔纸的方法可能就无法适应,这时候你列清单的习惯已经养成,只是升级工具,也不那么困难。

2. 可随身携带,三秒进入录入状态

待办事项可能是随时产生的,比如在地铁上、睡觉前、散步时、等车时,所以你的工具需要能随身携带,并且三秒钟之内就进入录入状态,否则,一个漏水的水桶是靠不住的,一个不能随时收集想法和待办事项的工具也是靠不住的。

3. 管理行动的工具最好不要超过两种

我现在用的就是滴答清单和手机自带日历,我发现如果多于两种工具维护成本就会增大很多,比如一开始我的那幅图,我要管理日程、待办、资料、团队协作、项目,后来发现,我可以压缩为滴答清单和手机日历,因为滴答清单有团队协作功能、项目的进度虽然不能像甘特图那样一目了然,但也可以看出项目进度,所以,请尽量断舍离自己对工具的占有欲

4. 不断迭代适合自己的方法,而不是工具

我见过一些人会把工具换来换去,迭代(更新、升级的意思)很快,但小强觉得应该迭代的是使用工具的方法(也就是脑袋),举个例子:我用了滴答清单管理自己的行动,但仍然很忙乱,请问这是工具的问题?还是方法的问题?该升级哪个?

结语

我在绘制这幅图的时候有一个发现:我使用的工具越复杂,越是在掩盖我软实力不足的真相,其实我的发力点找错了:在IT做产品经理的时候,自己的管理经验不足,很焦虑,于是就选择了看似牛X,其实傻X的工具组合,而这时候我应该在提高自己管理能力和吸收前辈经验上发力才对!

所以,当我们努力寻找适合自己工具的时候,应该觉察下:我是不是找错了发力点

8 thoughts on “作为实践时间管理方法9年的人,我是怎么选择工具的?

  1. 关注您良久,请允许我反馈几句:是的,时间管理实践到最后,发觉适合自己的思路(不是工具,不限于方法,就是思路)很重要。化简就繁,抽丝剥茧,定位准确自己的需要。有时候明明出现问题,却不知怎么解决时,我会用纸写下来,精准问题,避免更换工具等惯性思维。滴答清单为GTD建立了一个非常方便入手的系统模型。比如用清单代替项目,其实只要有一个待办事项和日历推动事情进展同时避免忘记就可以了。通知栏收集,简单的优先级与标签,以及非常好用的文本与子任务互转,这都是它的优势。——但我还是转投MLO(Mylifeorganized)门下了,因为经常用xmind进行发散思考,所以滴答清单的单todo-list维度已经无法满足我,刚好MLO有outline视图,按着滴答清单的组织思路,果断砍掉不需要的功能,一星期就上手了。所以最重要的是——【先熟悉一个简单的系统,在此基础上,再触类旁通。这是最快的。】

    lzybio reply on May 29th, 2016:

    @vikiya, MLO的确很强大;请教下,MLO有办法实现与他人共享协作吗?如无,有无类似替代选项?

  2. 那OmniFocus还用吗?

    David Zou reply on April 15th, 2016:

    不用了

    Lee reply on May 12th, 2016:

    @David Zou, 为什么不用了呢?

  3. “便利性”真的很重要!目前我也在学习中啊!
    可惜配图没有显示,也不晓得你目前的装备是什么…
    还是感谢分享

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