【投稿】一年多的GTD和自我管理之路

作者:天空那一点,这篇投稿其实几个月前就收到了,不过被邮箱误判为垃圾邮件,知道前几天翻垃圾邮件的时候才找到这个宝贝,立刻发布出来,您要有实践时间管理的文章,也欢迎投稿给小强哦~


1、前言—GTD的目的和意义

#写这篇GTD总结的初衷-分享是更好的学习

接触GTD有一年多的时间,看了一些时间管理方面的书、用过一些GTD软件,然后通过研究一些GTD牛人的文章和分享,开始尝试通过日常的任务和时间管理,逐步平衡自己工作和生活的状态,去更好的专注和执行。经历过那些彷徨的日子,拨开一层层的迷雾才慢慢找到自己,我有很多大大小小的梦想,我想在GTD的帮助下,去实践并完成它们。

你觉得这个世界上不可能的事情,是因为你没有试着去做。

这篇总结,一是想把自己一年多的GTD实践经历梳理一下,二是因为分享是最好的学习,通过分享促进自己更加深入的思考。如果这篇总结里面有内容能给看的人带来一点帮助,就最好不过了。
#以前的状态

刚毕业工作那会,压力很大。
一是工作上的事情压得自己喘不过气,不知道怎么合理的安排自己的时间,同时苦于自己喜欢拖延的工作习惯,经常在强迫性的担心与焦虑中,浪费掉大量的时间和精力;

二是业余时间自己制定的个人提升计划,往往坚持不多久便会搁置,然后陷入重新制定计划,不久又会搁置的死循环。

这种状态差不多持续了1年的时间。
#选择GTD进行高效工作和生活的意义

Asian Efficiency的Thanh文章中有句话:

From my studies of the brain, I know that I want to free up as manyresources as possible so my brain can excel at full capacity for thinking,focus and decision making.

简单来说,就是想把大脑尽可能的从过多的信息中脱离出来,做事靠系统,有更多精力专注在执行和思考上。也是《小强升职记》里面“心如止水”状态的第一步。

最开始了解GTD是在13年的时候,当时一度很迷恋这个概念,甚至超出GTD对自己当时的工作状况可能带来的帮助。因为本身我自己是一个特别怕麻烦的人,尤其是当某段时间工作和生活乱成一团糟的时候,战战兢抓住GTD的稻草,希望能成为高效去生活和工作的人。

看过《小强升职记》和褪墨上一些文章之后,开始进行工具的选择。当时用的是Android手机,着实费了好大的精力(→_→Android重度选择困难症患者),不是选择太多,而是因为当时自以为比较渣的体验,没有一款让自己觉得最牛逼的App。试用过Any Do、Doit.im、Google日历、Wunderlist等众多软件,结果最后陷入不停更换软件的怪异节奏。现在看来,其实有些软件都不错,比如国内比较火的Doit.im,还有平台兼容性很好的Wunderlist,不过因为我自己在使用的时候精力很难集中,一直不习惯使用。

后来换了IOS平台很快选择了Omnifocus直到现在。我始终认为,一款好的App是能让你在使用时感受不到它的存在,而又能切实的给你便利。

2GTD流程的一些理解

#收集

作为GTD流程的第一步,我对收集的理解是:把每一个新的工作任务、想法以及资料收集到个人的Inbox里面,而不是像以前那样选择存到脑子里或者不利于整理的纸质笔记本上。

目前常用的的收集箱有几个:

1)Iphone上Omnifocus的Inbox。

参照毒龙的程序人生,对我的Homescreen做了优化,把Omnifocus和效率的文件夹放到Dock栏。这样很方便利用Omnifocus的Inbox进行任务收集,也是我现在主要的任务收集Inbox。每天晚间仪式的时候按时清空所有的任务。


2)便签。

主要用于日常工作执行中的任务收集,便签在手边,可以随时拿来记录任务,然后下班前,从PC端手动输入或者发送邮件到Omnifocus的Inbox。

3)电脑的Inbox文件夹。

电脑的Inbox主要是用于存放日常工作和学习电子资料,以及一些暂时性的文件。这个文件夹在金山快盘里面实时和服务器进行网络同步,方便个人PC+工作PC和手机资料文件的协作管理。周回顾的时候按时清空。

4)Evernote的Inbox。

用于存放平时的一些突然冒出来的和写作或总结有关的想法,因为不是可执行的任务,所以也放到里面,周回顾的时候清空。

#组织/处理

组织/处理的主要内容是,根据自己的价值判断和目标,给每一个任务分配对应的项目、上下文以及开始和截止时间。这样给自己做出承诺,可以确保自己不会有遗漏或拖延的借口。另一方面,我自己对待每一个行动的态度,也从开始的债主催债般被动,逐渐开始主动的去执行跟进。

这一步是每天晚间仪式的时候,在Mac虚拟机上的Omnifocus中进行,对第二天的Todo List做旗标标记。

关于项目(Project)和上下文(Context)的设置,当时主要参照Oceangirl的文章。在后面的自我管理系统部分会介绍一下。



#检视/回顾

检视和回顾,是保证整个GTD流程顺利运转最核心的步骤。

检视是保证Omnifocus里面的项目和上下文,以及任务设置都更加有效。就像有些人喜欢定期对房间进行断舍离一样,我也会在周回顾的时候,检视项目所有的内容,结合年度和每月的计划,根据目前的目标与职责范围,与自己沟通,对GTD系统进行断舍离,希望能通过一步步的优化,保证整个系统更加清晰合理。

回顾因为月度和季度回顾一直不太明白该如何进行,目前的主力军是周回顾。

最初的时候因为懒,所以想延长回顾的周期,经过一段时间的尝试,发现如果两周进行一次回顾,我也会容易遗漏掉一些重要的工作。另外最开始回顾的时间在4-5个小时,太过于拖沓,最后优化到2-3小时,在周六晚上进行。

周回顾的内容,除去一些执行性的任务,主要的总结整理到周回顾Excel表格里面。

#执行

执行的环节,主要考验的是执行力。在执行的过程中利用好2minute原则和番茄钟可以更好的提升效率。

我在做2013年全年计划的时候,给自己定的主题词是:执行力。因为一直懒癌患者,喜欢拖延,且不自信。所以有针对性的养成了跑步以及晨起的习惯,年底回顾的时候,状况已经大有改善。

然后当时会对每天的工作,做时间日志。这一方面的回顾一直没有开始,不过也对自己的精力规律有了大概的了解,在组织/处理的时候,可以结合使用。

3、以OmniFocus为核心的自我管理系统

#Omnifocus系统设置

我个人的自我管理系统,核心是Omnifocus。关于Omnifocus的设置,对于职场小白和职责范围不是特别多的人来说,强烈推荐Oceangirl的《工具控的福音》文章系列,介绍详细而且干货很多,特别是情境(Context)和透视(Perspective)的设置,有很大的启发。就不多说了,有兴趣的可以去看一下。


#每日执行清单(Flagged任务)

每天的执行清单(Todolist),遵循要事优先和搞定的原则。是除了Morning Ritual和Evening Ritual之外,主要的任务清单。

每天Evening Ritual的时候,会根据组织/处理阶段,分配的项目、上下文以及截止时间,对于一些常规性的任务比如整理今天市场的销售数据,以及需要重点跟进的最新的推广营销策略等工作,标上旗标。

每天的旗标任务数量在10个左右,最多的时候尝试过15个,但效率和执行完成度都不满意。这个可以根据每天任务的时间进行具体安排。

而且每个旗标都是一个承诺,一旦标上旗标,就意味着肯定要完成的任务。我最开始的时候没有理解这一点,一段时间下来,旗标变得形同虚设,短期的影响是任务完不成,长期的影响是自己对待承诺的态度,后果可想而知。

#Morning Ritual

除了工作和休息日的时间,每天早晨和晚上这两块时间,如果利用好了,也是可以利用来进行自我管理的。特别是早上这段最不受打扰的时间,可以更好地与自己相处。

这是我每天的Morning Ritual。通过一些小任务,让自己清醒,保持健康。其中最核心的部分是“晨间日记”和“自我管理时间”。

自我管理时间:每个人的方式不同,我最主要的是阅读、听英文等适合早晨做的事情。哪怕只是听下音乐,拉伸下身体,也会很有帮助。
晨间日记:是从13年9月开始执行的,一年多的时间,每天坚持记录天气、心情、一些反思、人际交往和感悟等,也是蛮有意义的。

这是我经过一年多的实践,每天晨间日记的主要内容框架。有兴趣的可以看《晨间日记的奇迹》一书,然后根据自己的情况进行定制。

#Evening Ritual

晚上相比早晨更容易受到打扰。对于上班族,临时性加班、社交娱乐都会占用大量的时间。同时晚间也是可利用的最大块的时间。

Evening Ritual主要也是由一些常规性的内容比如吃饭,洗漱这些,以及自我管理和回顾、计划组成。

自我管理:和每年每周的计划对应,在进行周回顾的时候对下周的主要任务进行计划。

回顾:是对当天的工作时间日志、消费支出、时间记录和每日清单进行回顾总结,内容整理到Evernote相对应的笔记本。

其中【每日回顾】是参照Jack Dorsey的每日清单,对自己一些生活的准则进行每日强化。

计划:是在Omnifocus中,对明天的任务根据重要紧急程度和精力情况分配上下文(context),标上旗标,并估计大约完成所需时间。

#Weekly Review

周回顾是维持整个GTD系统顺畅最核心的环节。最初的内容是参考毒龙的程序人生,在1年多的实践过程中对内容进行不断的优化,以便更贴近年度的目标。

周回顾的意义在于:让我能在2-3个小时内,集中精力检视所有的事情,确认自己把最大的精力放到最重要的事情上,方向没有错,执行也没有拖延。最好能把平时的积累形成一股合力,朝着一个明确的目标一步步去实现。

#年度计划

每年的年底会做第二年的年度计划。前几天学习着做了一个图形化的展示,这样每周回顾的时候会更加直观一些。

目前只有1年的计划,对于2-3年甚至更久的计划,还没有太明确的思路。

#其他—Evernote、电脑文件对应的内容规则

为了让整个GTD形成更加紧密的一个系统,Evernote的笔记本和个人PC的电脑文件夹设置,都是从职责范围、自我管理、兴趣爱好这些角度出发,进行统一命名规则管理的。

4、常用的软件/App

这些常用的App和软件,可以提升搞定任务以及完成年度计划的效率,目前也在尝试嵌入到整个GTD流程中。

1)Omnifocus(Iphone和Mac)

主要用于任务和时间管理,是GTD自我管理系统最核心的软件。

2)Evernote

用于资料的收集和整理,每日Ritual和周回顾的资料索引库,相比较单个的数据文件,更加方便统一的整理和管理。

3)aTimeLogger

记录每天的时间消耗,每周统一回顾看当周的各种活动时间占比,可以很清楚的看出本周的时间流向。

4)Workflowy

某些人对于它的笔记本功能评价还不错,不过我主要用来做文章和思路大纲分解。比如这篇总结,在X-mind头脑风暴后组织成思维导图,然后在Workflowy先整理一个大概的纲要。资料可以多平台同步,方便随时检查。


5)Kindle

Kindle目前是我阅读最主要的平台。主要包含了【书籍阅读】+【网页离线阅读】+【RSS定时推送】,相当于把纸质书、Instapaper、RSS订阅整合到一块,更方便碎片化的阅读。每周进行整理回顾,对于已经阅读完的书籍,会整理读书笔记并总结。因为去年坚持的阅读量不多,目前还在逐步实践和优化中。

6)Wind-up

番茄工具,需要集中精力处理某项工作的时候,会用番茄强迫自己休息。

7)Momento

以前碎片化记录心情,可以导出记录到手机金山快盘。近期没有坚持使用。App的界面还是很有爱的。

8)Podcasts

个人觉得是Iphone最实用的App之一,平时地铁不方便阅读的时候,可以用来听一些播客,比单纯的听音乐有意思一些。推荐的有《冬吴相对论》(近期没更新)《潘吉Jenny告诉你》等。

9)随手记

个人理财,日常收支记录App。作为个人理财最基础的工具,从13年开始使用,坚持记录每一笔支出。

10)金山快盘

网盘,和DropBox类似,不过后者近期好像给墙了。从09年开始使用,可以手机、电脑同步,方便资料的保存和协同作业。

5Role Model

这个概念是14年开始注意的,最开始的时候,关注豆瓣或者微博一些欣赏的同龄人或者在某个感兴趣的领域出色的年轻人。前几天看易仁永澄的文章,他也提到Mentor这个概念。然后就利用Workflowy整理了一个清单,目前也嵌入到周回顾里面。

#Role Model-前行的照明者

从一直关注以来的理解,粗暴的分解为评价、一句话和学习照明点三方面。向一些优秀的人看齐,学习他们的闪光点,借以观照自身。也可以让自己避免在一些无聊的人和事上面浪费功夫。

#给自己带来的变化

1)价值观的指引。

优秀的人总会有优秀的习惯和价值观。

2)情绪和心态、学会闭嘴。

渴望进步并身体力行的人,是不会在无聊的人身上浪费时间的,也更加不会让自己无聊。

3)规划和纪律的重要性。

毕业之后,学习提升的规划,和执行的纪律性,是能保持持续进步的原动力和保障。我是一个懒人,更是一个无法忍受平庸的人。

4)提出问题并积极的思考和反馈。

遇到问题,不再逃避或漠视,提出自己的建议和想法。任何难题都能被解决,或者一鼓作气把它干翻在地,或者把自己从牛角尖拉出来。

5)对于同龄人和前辈的学习。

作为一个90后,不骄不躁,与年少的人学习生活态度,与同龄人学习激情和不服输的精神,和前辈学习为人处世态度。这种心态,有种未老先衰的赶脚orz。

6、习惯的力量

#30Days拍照计划

这是2014年8月的30Days拍照计划,每天选一张喜欢的照片,一个月下来拍了很多照片。看似简单,不过需要每天都关注身边的事情,体验活在当下的心态。

#慢跑的魔法

从12年12月27日开始跑步,配合13年【提升执行力】的计划,到2013年5月19日跑到100km。年底时总跑量为530k,和单月跑300k+的大神比算不了什么,但对我来说,已经是很大的突破了。

当时算了一下,加上热身、力量训练和病痛恢复,平均到每天的时间,15分钟左右,差不多刷一下微博的时间。就是这每天平均15分钟,一年80小时的时间,让我感受到积累的力量。14年跑量628k,总跑量突破1000k大关。

慢跑,由最开始的兴趣到现在的习惯逐渐养成的过程中,收获了很多。也把跑步加入到自我管理系统里面,每当懒惰懈怠的时候,去遛个几公里,然后又能活蹦乱跳的去执行了。

跑步,让生活更加规律;
跑步,让我学会与自己对话;
跑步,让我更自由。

#晨间日记—晨起的魅力

坚持写晨间日记1年多,不过晨起习惯并没有那么规律的坚持打卡。
早晨的时间是属于自己的,最不受打扰的。曾经有一段时间,我喜欢早上一睁开眼,就赶快把梦的内容记录到Momento里面。
一天之计在于晨,这句老话还是蛮有道理的。

#工作时间日志

因为工作需要写周报,所以这个习惯更多的是为了应付周报以及每日的工作总结。有些牛人很擅长利用工作时间日志去分析工作的效率和精力区间,下一步想学习一下。

7、途中放弃掉的习惯

#每天豆瓣发表日志

以前在杭州实习的时候,就会新建一个某地某年的Word文档,按照日记的格式,平时有的没的写一些乱七八糟的东西。

14年7月份开始,每天在豆瓣上写几句文字,坚持到12月份就因为占用时间过多就停止了。深深佩服那些每天坚持写几千字,笔耕不息的人。

#BEC考证计划

14年初的时候,计划考BEC中级。经过培训初步的沟通,以及自己14年的工作做了计划安排。后来也因为精力有限,放弃了。

#每周Momento日记

这个日记的习惯从毒龙的程序人生那里学来的,不过他当时是写时间日志。后来也是因为懒,不能同时使用那么多的工具,尝试了一段时间就放弃了。

8、不足之处

#月度回顾和季度回顾的完善

目前周回顾坚持的不错,不过月度和季度回顾还一直未能开始。主要问题还是月度计划还不够明确和详细,以后要多拿出时间来尝试月度和季度回顾。

#对6个高度的认识

戴维艾伦的GTD6个高度理论,一直未能很好的理解,前段时间看毒龙的程序人生对6个高度的理解,发现自己的积累和实践还不够,目前主要精力放在职责范围上面,接下来需要多去思考和实践。多去和其他GTDer沟通。

#对于长期目标的设定

因为我属于内向而且不是突击型的性格,对于长期的目标目前还比较模糊。工作2年多,犯了很多错误,走了不少弯路,开始逐渐摸索出和自己契合的道路。长期目标也开始和6个高度有更强的相关关系。

9、资源分享

褪墨:http://www.mifengtd.cn/
小强的时间管理博客:http://www.gtdlife.com/
Asian Efficiency:http://www.asianefficiency.com/omnifocus/
毒龙的程序人生:http://www.cnblogs.com/speeding/default.html?page=1
Oceangirl的Omnifocus的系列教程:http://www.mifengtd.cn/tags/Omnifocus/