多用心,少费事

感谢来自曾强童鞋的投稿,也欢迎大家和我分享你们的时间管理及自我管理故事。让更多的人学会有效时间管理,让我们一起成长!

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多用心,少费事

中午时,同事要准备去会议室向大家做一个文稿的汇报,修改后保存进了U盘里。同事手里拿着这个U盘,正要离开的时候,我不经意地提醒到:你不要携带笔记本电脑吗?之所以这样问,是因为如下的担心在我的脑间一闪而过:

你确定你的U盘能顺利地插上另外一台电脑,而不会发生任何错误吗?

倘若你所用的Office07版,而会议室所用电脑的版本是03版,版本不兼容,那该怎么办?

这是一种担心,某种程度上何尝不是一种用心呢。

事后证明,我此次的“多吃萝卜乱操心”确实是多余的。可这次的担心虽没有实际发生,并不代表明天、后天,若干天后就不会发生。“担心”与“用心”,一脉相承。多用心,是可以让我们在前行的路上“少费事”、“少折腾”,进而增加“尽在掌控”的信心,快速提升成功的机率的呢!

或许,从日常中看似普通的例子中,我们也能够悟出一些真谛。

 

一、用心记录——你是如何开展工作的?

我曾经不止一次地观察过,很多人早上一来到办公室,几乎是这样开始一天的工作的:茶水倒好、电脑打开,首先浏览一下网络新闻,再打开QQ,看看有没有最新的吐槽,喔,群里有人刚发了一个段子,不聊聊怎么行?咦,对方又发过来了一篇文章的链接,是关于最近时事评论的,看完之后网页下面的“相关新闻”里有还有一些其它报道,浏览后还未过瘾,立即再看看还没有其它新奇特的花边新闻,边看再边刷一下微博,顺便再看一看股票走势……不知不觉时间就来到了中午时分,等想到要开始工作的时候,却早已筋疲力尽,精力始终无法集中,可吃饭的时间却已经到啦。就这样瞎忙活了一上午,要紧的正事却一件也没有做成!

首先得承认,人性是有极大弱点的——那就是我们的大脑总是喜欢做简单的事情!简单的事情也恰恰符合了人类心理学上的舒适区概念!《小强升职记》也提到过这种现象。于是,在“是写一份工作报告?”、“还是先上网玩玩、刷刷微博、看看股票?”之间,我们总会带有倾向地选择后者!

上述困局如何破?这里必须得瑟一下,我的尝试是——

准备了一个小笔记本子,每天早上上班第一件事不是急着开电脑,也不是急着匆匆忙忙开展工作,而是先在笔记本子上开一张任务清单,罗列出要做的事情,1,2,3,4等等,再按照事件的紧急性及重要性原则对上述要做的事情进行一一识别分类,最后有针对性地、有意识地去选择做事的策略——

1)识别分类——紧急且重要的事;应对策略——立刻去做,速战速决;不留后患;典型实例——领导临时交办的紧急且重要事项,需马上电话联系确认,及时回复领导,马虎不得;

2)识别分类——紧急且不重要的事;应对策略——优先去做,先救完火再说;典型实例——下午要开展一项工艺验证试验,需提前拟定试验条件,做到有的放矢;

3)识别分类——不紧急但重要的事;应对策略——分时段去做,心急吃不了热豆腐;典型实例——技术报告要提交,试验结果要分析,短时间内无法形成整份文字材料,必需化整为零,选择在不同时间段内点滴完成;

4)识别分类——不紧急且不重要的事;应对策略——交待给别人去做,让别人忙起来;典型实例——试验结果分析时需查找原始数采及检测数据,可交待别人进行统计汇总。

这样的记录绝非是简单的流水账,看似很繁琐、很麻烦,但正是有了这样用心的白纸黑字的记录和提醒,我们才知道每天我们应该从哪里出发,如何去出发。通过持续不断地记录和分析,不断地优化时间的分配,合利有效地利用资源,才可以将时间的花费真正用在刀刃上,进而选择在对的时间内高效地完成对的事情,这既不盲目,更不任性!这一次,当我们真正做回了时间的主人,“忙而不累”,“高效工作、快乐生活”,是不是也可以过一下“有打算的人生”呢?回过头再去想一想,“时间记录法”,这样简单的用心是不是很值得我们去做呢?

二、用心收集——你拍的照片有啥用?

身为职场人,免不了时常做些PPT,但苦逼的我们也时常陷入“巧妇难买无米之炊”的尴尬,为那些所谓的PPT模板而发愁!于是乎,不管三七二十一,胡乱地从网上或借用别人现成的模板就套上来,也不管符合不符合自己的主题基调,最终就做成了一个“逻辑十分错乱、排版十分混杂,颜色十分艳丽”的四不像!如果我们足够用心,就会发现,那些所谓的PPT模板就真真切切地在我们身边,只是我们从未用心留意、用心收集过!

走上路上,那一幅幅广告牌难道不是很奇特吗?翻开一本杂志,那一个个版面难道不是很特别吗?无论是广告媒介还是纸质杂志,其在字体的设计、版面的设计、文案的设计、配图的设计、颜色的搭配上均是十分用心的,不然我们怎么去解释它为何总是那么耳目一新、吸引眼球,令人难忘呢?实际上,其“视觉化表达”的设计方法正好符合PPT的设计理念!

当你发现了这些不同之处时,还在犹豫什么?千万不要吝惜,果敢地拍下来,收集起来,以我个人的经验和体会,不妨遵循以下三个步骤进行深度思考和学习:

从“仿”字入手——尝试去解构排版、解构字体、解构配图等等,进而细细体味各个元素间的用心设计;

从“学”字上路——就做出一个一模一样的高仿品出来,加深理解,强化记忆,要努力做到“形似”;

从“用”字提升——抓住设计精髓,把握设计灵魂,结合实际,部分转化,合理利用,要努力做到“神似”。

假以时日,积少成多,当那些所谓的模板吸收进了我们的大脑里后,下一次再做PPT时,我们只需从大脑库里即时调用即可,是不是就可以少走些弯路,少费些周折呢?

三、用心规划——你是如何购物的?

近期出现了一个颇为彪悍的词汇——剁手族!是的,很多人特别是女人在购物时,没有提前规划的意识,当看到一件件称心的东西时,会不由自主地心动手痒,最终是虽体验了刷卡的快感,却也惊呆了账单数字的庞大!

你是否也曾有如下的类似经历呢——比如说,某天和老婆一起去逛超市,本来是想买点水果,估算应该20多分钟总可以搞定吧。走进超市的时候老婆就在犯嘀咕,到底买什么水果好呢?看了看苹果,不错——咦,那里香蕉正在打折耶,便宜不少呢!怎么办呢?先拿个购物篮吧,装进了香蕉和一些苹果之后,发现苹果旁边还在卖酸奶,卖一送一呢,很是划算,那明天早上还得再买点面包配上才行,呵呵。买完面包后,又看见了旁边牛奶在做活动,看样子也很不错哦。不过在此之前得先把购物蓝换成购物车吧……不知不觉,时间就这样过去了近一个小时!这就是典型的“超市时间黑洞”!

不妨坐下来好好理一理,这是为什么,有没有解决的途径呢。细细想一想就会发现,我们在购物之前是否有一个购物规划?没有规划就没有选择,没有选择就没有辨别,在购物时众多相互关联的信息就极容易吸引我们的注意力,冲动性消费、无意识消费就会时不时地冒出来,进而使消耗的时间在不知不觉中膨胀,无情地吞噬着、耗用着我们的人力成本、财力成本!而这就是我个人总结出来的“超市时间黑洞”产生的根源。

其实,科学的购物方法可以有,用心的规划很受用!

在开展大宗购物时,不要嫌麻烦、嫌费事,不妨先提前做好一个规划,列出一个详细的购物清单来——哪些是必须买的,此次就奔着它去,哪些是可买可不买的,那就果断删除,留着下次再去买。如果再用心点,还可以将需要买的东西按照购物流程、购买先后顺序列出来,以避免购物时注意力的迁移,杜绝增加无用的支出。如此一来,当买完一项商品时,用笔划上勾,这样既可体验到购买成功后的快感,又满足了使用的需求。这样的用心不仅可大大降低无用的支出,而且还可以节省我们的时间成本,即使费点事又何妨?

四、用心设计——你是如何开车的?

有些人开车总是会迷路,即使这条路他可能走过多次,但却总也记不住。告诉他东南西北朝向,他压根就没有这个概念。其实,在开车时,只须多用心,多留意,我们就能设计出一个个“网络坐标地图”来,根据这个网络坐标地图,或许就不需要那些高大上的GPS导航啦!

我曾经不止一次地尝试过,要找到一个地方,其实很简单,你只须用心地记住沿途我们会经过哪些标志性的建筑,到了哪个路口会有哪些酒店,哪座桥梁,到了哪个位置会有哪些商场,哪些加油站,哪些学校,等等,有了这样具化的概念,记住了这些实实在在的标记物,就等于标记好了路途中的坐标点,由点即线,这样的线多了,就可形成类似的地图来。开车的时候,我们只须事先调取这些坐标点,加以选择和设计,即可形成最佳的出行路线,沿着这条路线走下去,轻轻松松就可以到达目的地。

经过了无数次实践,我的体会是:有了这张大脑“网络坐标地图”,妈妈再也不用担心我会迷路啦!

以上就是我结合长期工作、生活的实践,总结出来的一点点个人心得。其实说到用心,归根结底是一个好的习惯形成的过程。某种意义上,学会用心观察、用心体会,进而形成无数个好的习惯,可以使我们做事时学会运用系统性的思维去思考、去分析周围的人和事,管理好自己的时间,规划好自己的人生,避免盲目性,体现秩序感,而绝不是靠单纯的感觉来判断,这才是用心的真正意义之所在。

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欢迎参加第八届《小强升职记》时间管理研习会,北京场 2015/01/11

简章和报名地址:https://gtdlife.wufoo.eu/forms/cecccaeae-20150111/

 

2 thoughts on “多用心,少费事

  1. 1. 投稿邮箱写错了吧?foxmail不是foxmial?
    2. 研习会时间写错了吧?2005年?应该是2015年吧?

    David Zou reply on January 5th, 2015:

    谢谢你的反馈,邮箱故意写错的,防止spam,研习会时间写错了,应该是2015年,立即改正,抱歉!

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