收集杂事与列出行动清单的区别

很多人都说:“即使我把事情写在清单上,也老是拖延,列清单没有用啊!”

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我敢打赌,这样说的人,写在行动清单上的八成都是“杂事”,而不是“行动”,并且百分百都没有理解“行动清单”的意义

杂事和行动究竟有何区别?下面是小强在提供个人效能顾问服务的时候遇到的例子:

张某的行动清单

1、发给客户看的小册子

2、更新客服部组织架构表

3、发放福利抱枕

4、高跟鞋换跟

行动清单上列出的事项应该具有下面四个特征:

1、动词开头

“发给客户看的小册子”不是动词开头,于是我和张某沟通,原来,他还不会用word打印小册子,以前没做过类似的事情。

于是小强懂了,虽然只是不经意的一句话,却呈现了真实的内心世界

结合其他的条目来看,比如第2条:“更新客服部组织架构表”

我问他:这个行动是不是很明确?他回答说:“对的,做过很多次了!”

读者您现在就可以浏览一下自己的行动清单,是不是那些没有用动词开头的事情大多不清楚具体的行动步骤

不清楚行动步骤的话,只能算作杂事,而不是行动。

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2、描述结果

对结果的展望其实不是针对行动的,行动立刻去做就ok了,是针对任务的来说的

可是一个任务下面包含了若干的行动,所以做这些行动的时候也要“继承”任务的“结果”

举例:

任务:“发给客户看的小册子”下有一个行动是:“测试一下如何用word打印小册子”

任务的结果图像是想象当中小册子的样子,几个折页,每一页上是什么内容,色调和风格,等等

行动的时候脑袋里也应该有这样的画面。

3、内容明确

小强认为如果完成一件事的准备不够,也会造成拖延,比如说“发放福利抱枕”,动词开头,结果清晰(每个人都拿到自己的抱枕),但如果没有在职员工清单,那么张某就无法打印出发放清单,造成这个行动的拖延。

所以可以在备注(doit.im和omnifocus添加行动的时候都有备注)里放入在职员工清单,这时候张某如果发现原来自己还没有这份清单,那么就会产生一个新的行动去搞定这份清单。

所以在明确行动内容的时候,就会触发出新的行动,如果只是写下“杂事”,忽略了这些“行动里的行动”,那么就会拖延。

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4、时间底线

写下某件事的时间底线,这一点大多数的人都能做到,但却做的毫无依据。

所以一拖再拖,让时间底线失效!

设定时间底线的参考原则有这么几个:

  • 必须已经是可以立即去做的行动
  • 先考虑这个行动必须在哪个日期前搞定,然后再考虑那一天是否有足够的空余时间。举例:“更新客服部组织架构表”,必须在12月10日搞定,时间底线就设置在12月10日,然后再去看当天是否安排了太多的事情?根据轻重缓急的原则作出调整,而不是先看那一天安排了很多的事情,算了,这个行动推后好了。坚持以事情的重要性为原则
  • 留有一定提前量
  • 宁愿少设置时间底线,保证设置了时间底线的事情都能按时完成,这样容易建立时间底线的契约感。
  • 结合批次处理的原则
比如:“高跟鞋换跟”,已经明确了到哪家店换跟,所以已经是可以立即去做的行动了,貌似时间底线设置到哪天都可以,策略一:看看哪天要出门办事,就设置到那一天。策略二:看哪一天最闲,就设置时间底线到那一天,同时看看还能出门顺便办哪些事情。

总结一下:杂事和行动最重要的区别是:收集杂事不需要思考,列出行动清单实际上是思考、调用经验的过程。

结语:

清单的意义是什么?阿图医生在《清单革命》这本书里写到:人类的错误主要分两类,“无知之错”和“无能之错”,“无能之错”是因为我们掌握了正确的知识但却没有正确使用而犯下的错误,比如医生在做手术的时候忘了把纱布取出来。所以清单提醒我们有哪些事情要做,顺序是什么,这是建立在很多人,很长时间的经验积累之上的。

清单是思考的结果,让我们站在经验的肩膀上看的更远。

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GTD方法里的行动清单也应该是思考的结果,至少应该是提醒我们思考的东西,行动清单绝不仅仅是把别人交代的事情记录下来而已

7 thoughts on “收集杂事与列出行动清单的区别

  1. 很有意思,偶然进来的,
    但是,我觉得杂事、也就是不确定事情太多、
    或许生活或工作被干扰的太多、也或许我就是一直做着琐碎杂乱的事情

  2. 清单知道行动,但是很多时候,我们列清单的时候只是有一些模糊的行动概念。

  3. 总感觉被工作牵着鼻子走,没有一点儿创造性,没有青春的激情,希望通过管理让时间发挥更高的效率。

  4. 对的,我现在就受到这方面的困惑,,虽然在Doit.im列出了需要做的事,但还是老拖延。。

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