如何使用Omnifocus做时间管理 3 职场新人

上一篇文章和大家分享了清空Omnifocus的收集篮,这一篇借用小沈的故事聊一聊职场新人如何使用Omnifocus管理行动

故事的开始是这样的:

“小沈在一家汽车零部件制造企业做人事专员,他刚刚工作2年,再加上公司规模大、事情杂,使得他总有种心力交瘁的感觉。

小沈每天早晨都不想起床,因为一睁开眼睛就在想今天有多少件事情在等着他,越想越多,越想越不想起床

到公司以后就看见大家都忙忙碌碌,在巨大的办公室里穿梭,简单和同事打个招呼之后坐下打开电脑,通常这时候桌上的电话就响了,经理开始安排今天的工作,同事们也通过电话、通过喊话、通过邮件、通过便利贴交代给他一些要做的事情,哎,谁让咱是职场新人呢,累死累活的处理杂事。

时不时的还有突然要开的会议,突然要购买的东西,突然要邮寄的资料,突然要安排的面试要去应付……

小沈每天的工作状态都是手忙脚乱,就像玩砸鼹鼠游戏一样。”

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其实小沈要Hold住他的工作并不难,因为他的事情虽然杂,但是相对都比较明确,比如整理资料、做ppt、邮寄包裹等等

如果他建立一套自己的行动管理系统,提高做事的效率,就不会自乱阵脚。

一共4个步骤,用一张图就可以表达出来:

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1、清空大脑

通常来讲,职场新人的事情是最多最琐碎的,从经理往上应该事情会越来越少,也越来越重要。

我们想象一棵树,董事长应该是树的主干,他决定方向,就做这一件事即可,总监、经理像是一级、二级树枝,有若干管理项目,但还是相对比较少,底下员工就像是最末端的树叶,事无巨细、种类繁多。

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所以我们要先给大脑做大扫除,让它有足够的空间来容纳新的事情。

做大扫除的方法很简单,就是花20分钟的时间,把你脑袋里装的所有的事情,包括工作和生活的,全部写到一张A4纸上

可是大部分的人却做不到!

很多时候因为缺少一个框架的引导,关于这个DavidAllen在《搞定1》里面把这个叫“引子”清单(Trigger list),我觉得那个不大适合我,我分享自己用过的给大家:

点击这里下载

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如果您觉得还有可以完善的地方,欢迎邮件我NewImage

2、养成随时收集的习惯

大脑擅长思考,不擅长记忆。我刚进入职场的时候,总是把所有的事情都装到大脑里,并且以此为傲,每当经理问我一件事情的进度或者一个资料的内容细节时,如果我能立即报出来,会相当得意,后来才知道,我原来做的是最没有技术含量的事情。

不仅如此,我还发现:思考会让大脑活化,记忆会让大脑崩溃

养成随时收集的习惯要觉察到“移动靶”,然后抠动“收集的扳机”。

举例:

【移动靶】同事说:我们明天下午2点去客户那里 — 【抠动扳机】

【移动靶】老板说:帮我准备一下资料 — 【抠动扳机】

【移动靶】老婆说:这周六暖气加压试水 — 【抠动扳机】

再加大点难度

【移动靶】同事说:老板好像今天心情不大好 — 【抠动扳机】手头的方案明天再送

【移动靶】老板说:你到公司3个月了,感觉怎么样? — 【抠动扳机】写工作汇报,加强和老板的沟通

【移动靶】老婆说:最近好无聊啊! — 【抠动扳机】检视是不是和老婆在一起时间太少?买电影票

有意思的地方是:对所有人来说,“移动靶”都是一样的,但是否会“抠动扳机”以及射出什么“子弹”却各不相同,于是人和人就有了成绩上的不同

如果你想养成随时收集的习惯,就会发现经常要和omnifocus的这个界面打交道:

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解释一下每一项的用途:

  • 杂事内容:如果功力够深的话,可以直接输入行动,“经理让跟进项目进度”是杂事,“给客户打电话”是行动
  • 归属项目和情境:这件事归属哪个项目?如果是行动的话,它归属哪个情境?Omnifocus设置里有个选项(在“数据”选项卡里):“整理包含以下内容的收件箱项”,我通常设置的是“项目或上下文”,下面“单个行动预设列表”我设置的是“行动清单”,这样的话,任何一个收件箱里的事情,包括收集的时候,只要你设置了归属项目或者情境,它都会自动跳过收件箱而直接进入行动清单。对于比较熟悉GTD的人很有帮助屏幕快照 2013 11 15 下午12 11 09
  • 截止日期:可以点那个小箭头选择日期,我也发现了一些快捷的输入方法(我是全键盘流),比如
    • 可以直接输入中文“今天”“明天”“昨天”但“后天”不行
    • 如果截止日期是当月,比如2013年11月,直接输入日期即可,比如输入“21”,则默认是“13年11月21日”
    • 如果截止日期是今天以后的某天,比如今天是2013年11月15日,你想输入截止日期2013年12月2日,则直接输入“12-2”即可,输入“2-2”则是2014年2月2日
  • 旗标:不能通过tab切换,快捷键是cmd+shift+L,表示需要重点关注
  • 备注:不能通过tab切换,快捷键是cmd+,可以展开,添加富文本,网页上的照片什么的都可以直接复制过去,如果从邮件导入到收件箱会保留原先的链接,也可以附加文件,这些都很棒,因为这意味着你可以把你解决这件事情所需要的资料全部放到备注里,很方便,逻辑上很优雅。
  • 设置:可以自定义一些收集窗口的字段。

这些是桌面端的收集窗口,iOS端更加强大:

  • 重复:比如每周都要写工作汇报,设置重复之后就省事啦
  • 拍摄照片:比如你看到街边广告栏里的一段文字激发了你的一个想法,立刻拍下来,有利于你加工灵感
  • 录音:走路的时候突然冒出一些朦胧的、无法文字话的想法,你可以对着手机录下啰嗦的描述,然后回家后再做思考和整理,也可以试着录课,我录制了15分钟没有问题,更长的还没有试过。

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有了桌面、有了手机、有了云,可以满足你随时随地收集杂事的习惯了吧?

 

3、批次处理提高效率

小沈日常事务的特点是:杂、多并且多半都是行动,所以用批次处理的方法提高效率是再合适不过了。

一共分两步:

  • 为行动设置情境(也就是上下文)
  • 点击“上下文”标签进入批次处理状态

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需要注意的几个原则:

  • 上下文不要设置太多:我并不是把所有的情境都做成上下文,而是把我最需要批次处理的做成上下文,比如说@外出,@电话做成上下文,@笔记本或@飞机就不会做成上下文。
  • 不一定只有环境可以设置上下文:比如我可以根据keyman设置上下文,@老板,@客户A,也可以把@思考 设置为上下文
  • 每个人不一样,别照抄:有些人比较适合的上下文是西城区、朝阳区、海淀区,没错,他是一位北京的销售员,你懂了?

4、建立稳定工作流

流程化和系统化才能把我们解放出来,所以,不妨建立你的工作流,不管你是什么职位、有多少工作经验。

我刚刚开始学习时间管理的时候就用omnifocus,那时候的工作流是:

  • 旗标:每天最多三个,一有空就想办法搞定
  • 截止日期:旗标的事情如果搞定了,就先做紧急的事,做完之后压力会小很多
  • 上下文:如果这中间我需要外出或者打电话,这就算触发了情境,那么就打开上下文,批次处理
  • 项目:最后,打开项目推进一些重要不紧急的事情

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现在仍然没有变过:)

这里是如何操作的视频:

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结语:

每个人都和小沈一样,从职场新人过来的,但最后的发展却各不相同,从我自己的个人经验来说,最有体会的成长方法是“划小圈”,这个概念来自于乔希·维茨金的《学习之道》:

我武术成长的下一个阶段就是把大的东西分解成各个细节的东西。鉴于我在象棋学习中对“用数字摆脱数字”方法的理解,我认为这个过程就是要挖掘技能的实质所在,然后有效地压缩技能的外在表现同时又紧紧围绕技能的内在实质。一段时间之后,广度就会慢慢缩小而力量则会逐渐增加。我把这种方法叫做“划小圈”                            —乔希·维茨金

我的理解是:

1、找到关键的“小事”。对于得分后卫来说,关键小事是远距离投篮,对于中锋来说,关键小事是背身单打,对于销售员来说,关键小事是沟通,作为一个职场人,你的关键小事是什么?

2、用正确的方法去做“小事”。比如篮球运动员用正确的方式练习投篮,即使刚刚进入职场我们也要用正确的方法来面对琐碎的事情,做事靠系统,这是基本功。

3、精深练习。把一招练到极致就是绝招。

共勉!

PS:近期小强在多贝网上有微课程-《如何使用时间日志》,欢迎关注:http://www.duobei.com/course/3472034786

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学习了时间管理方法,但实践中还是会遇到各种问题?

小强和朋友们的微信公众平台或许能帮到您!



 

4 thoughts on “如何使用Omnifocus做时间管理 3 职场新人

  1. 总算等到这系列的文章更新了。GTD的工具、教程很多,但是能通俗易懂地应用的实在少数。从您上一篇文章里的视频我来来回回看了几次,并且做了记录,对自己的GTD系统进行了朴素化,受益良多,在此非常感谢~~希望您能够更多的通过视频将您的GTD系统的想法和运作记录并与大家分享。最后再次表示感谢~~

    vikiya reply on November 24th, 2013:

    嗯,补充一句,如果视频的分辨率能高点就好了,缩小看着感觉太小,放大看着又模糊,眼睛比较辛苦。不过听讲才是重点啦= =

    David Zou reply on November 24th, 2013:

    也谢谢你的关注和建议!!小强会继续加油的!

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