筷子清单:剥离任务和行动的的列清单方法

职场中有一类人:

  • 他们每天都做很多琐碎的事情
  • 接受任务之后随手写在便利贴上,或者纸上,然后一件一件的搞定
  • 每天最大的愿望就是按时下班,但结果往往事与愿违

什么是“便利贴先生”?

小强把这类人称作“便利贴先生”,我刚工作的前两年就处于这样的状态中,每天都要22:00左右才离开办公室,翻公司的院门回家(警卫都休息了)

有一天,我问老付:怎么样才能按时下班?

他回答:你在这样的状态,不仅不会早下班,而且一辈子都不会!你想想,如果一个人能中规中矩的搞定你交待的事情,你会怎么做?当然是给他更多不重要的事情咯!

我一听,恍然大悟,原来我选择了错误的工作方式,再怎么努力,只能是偏离更远而已!(这是职场新人通常会遇到的陷阱之一)

错在哪里呢?小强把任务和行动没有剥离开,混为一谈了(都写在便利贴上,无差别对待)。

这一点从DavidAllen的六个高度能看的很清楚:

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如果您也遇到类似的问题,小强向您推荐一种列清单的方法:“筷子清单”

其实就是像筷子一样,这个清单系统由任务清单和行动清单组成,通过这样的方式,帮助我们剥离开任务和行动

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使用“筷子清单”的方法

下面我具体和大家分享一下方法,一共分三步:

第一步,分辨任务和行动

小强个人觉得:

行动:是可以立刻去做的事情,举例:你是某银行的大堂经理,客户找你办信用卡,就是一个行动,因为你有足够的经验,流程也相当熟悉,可以立即去做

任务:是需要去做规划的事情,举例:你是某公司的内训师,公司需要你给员工培训时间管理,这就是任务,需要考虑如何调研需求、设计课件、延续培训效果,等等,需要进行规划之后,再去做。

这里面小强有一点感悟:行动和任务是可以互相转化的,行动会升级成任务,任务也会降级成行动,就像阴阳一样。转化的发生取决于你对这件事的重视程度

举例:你发现每当你要做一些重要的事情时,老被办信用卡这样的琐事所打扰,于是你决定做时间日志,看看哪个时间段是最不容易被琐事打扰的,那么行动就升级为任务

再举例:你已经讲过3次是时间管理的内训课了,于是调研表、课件、课程全部都用老一套,而不去想怎样精益求精,那么任务就降级为行动。

我这里有一些例子,大家可以自己分辨看看,哪些是行动,哪些是任务,这里面没有对错,只能看出你对哪些事情比较重视,最后一项是个挑战哦:)

  • 五一去内蒙旅行
  • 重新配一副眼镜
  • 准备项目汇报会
  • 买天然气
  • 打印项目预算表
  • 修理水管,水管漏水
  • 处理女同事的表白

这就是使用“筷子清单”的第一步:分辨任务和行动,接下来是将任务分解

第二步,将任务分解,将行动标明情境

当你决定了哪些事情是任务之后,你要思考的就不仅仅是“如何把这件事搞定!?”,而是“怎样把这件事做好!?”

这是为什么要把行动和任务剥离开的原因:我们要做更加充分的准备,用更多的精力去应对,就像把一块大石头丢到水里一样,它应该要有更大的水花和更长久的涟漪

小强用“准备项目汇报会”举例: 

如果你把它当做是一个行动的话,你可能这样分解:

  • 做ppt
  • 预订场地
  • 邀约相关人员

没有规划,立即去行动了,这是ToDo模式。

那如果你把它当做一个任务的话,你可能这样分解:

  • 打电话和项目经理沟通,看看他有什么想法
  • 收集项目相关资料
  • 做ppt
  • 为了让ppt更加美观,下载一个模板或者找美工朋友帮忙
  • 练习,在正式汇报之前找个时间练习2遍
  • 订场地和邀约,能否委托给项目组其他人处理?

先规划,再去行动,这是ToBe模式(后面会进一步分享Todo模式和Tobe模式区别)

接下来把所有行动(包括本身就是的行动和任务分解之后产生的行动)尽可能的标注上情境,情境的数量和内容就因人而异了,小强有下面几个情境:

  • @电脑
  • @外出
  • @等待
  • @电话
这样一来,上面任务分解的结果就更加的饱满了:
  • @电话,打电话和项目经理沟通,看看他有什么想法
  • @电脑,收集项目相关资料
  • @电脑,做ppt
  • @电话,为了让ppt更加美观,下载一个模板或者找美工朋友帮忙
  • @外出,练习,在正式汇报之前找个时间练习2遍
  • @电话,订场地和邀约,能否委托给项目组其他人处理?

这是使用“筷子清单”的第二步,将任务分解,将行动标明情境,下一步是批次处理,这是真正能提高效率的部分。

第三步,批次处理

批次处理的方法很简单,把同一个情境下的行动一次性全部解决掉

比如这时候必须要打一个电话,那么就看看@电话这个情境下还有什么行动,一次性全部打出去。

这样比较有效率,原因有两个:

1、批次处理,合并行动的前置后置时间

2、多任务同步推进,比如5个任务中都有需要打电话解决的事情,那么批次处理就相当于把5个任务都向前推进了一小步,这种积跬步以致千里的感觉挺好。

好了,以上就是使用“筷子清单”提升效率,剥离任务和行动的三个步骤,很容易上手吧?小强喜欢让事情变简单  :)

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接下来是我们借由怎样的工具实现“筷子清单”

用工具如何实现?

数码类

我自己用的是omnifocus这款GTD工具,其实Doit.im,MLO都满足筷子清单的要求,而一般的Todo类工具不行,比如clear,系统自带的备忘录等等,因为他们没有“情境”的概念。情境是用另一个维度来组织行动。也是GTD方法的特色。

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笔纸类

笔纸是最简单的工具,现在我转入数码工具,但也可以分享下我使用笔纸时候的心得:

使用“筷子清单”,建议用两个本子:

一个用思维导图的方式分解任务,所以要大一些16开差不多

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另一个用来组织行动,可以小一点,A5左右吧(我图片里用的是八页小书,上面的图标分别是@电话,@电脑,@等待,@外出)。

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一图抵千言……今天用一篇文章讲清楚了适合“便利贴先生”的“筷子清单”,很开心哦~用了3个番茄钟

这个算是我在多贝微课的文字版,哈哈,想看音频版请在读完这篇文章后,请移步:http://www.duobei.com/record/6771037258

结语:

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最近看了一部电影:《致青春》,里面有两个角色,陈孝正和郑薇,我觉得陈孝正就是“便利贴先生”,有些人会说:他目标很明确呀,也很有行动力,为什么还是便利贴先生呢?

因为他没有选择的能力!他经常说:“我的人生不能有一厘米的误差!”,他在给自己贴标签,然后必须把标签上的事情完成,所以他仍然是一种ToDo的模式,是“便利贴先生”。

同时,我觉得郑薇是ToBe的模式,她勇敢爱,勇敢恨,无悔的成长,她是清醒的,她不给副院长面子到台上唱《红日》,她工作后一面批评下属一面又关心她的吃饭问题,郑薇选择如何做事取决于她想做什么,想成为怎样的人,这是Tobe的模式。

总之,小强建议“便利贴先生”通过使用“筷子清单”的方法,尝试完成ToDo到ToBe模式的转变

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小强2013年5月18日在郑州有时间管理研习会,分享和讨论关于时间管理的话题,还能认识一些有正能量的朋友,欢迎报名参加:

详情:http://www.gtdlife.com/2013/3122/xiaoqiangshengzhiji-zhengzhou/

9 thoughts on “筷子清单:剥离任务和行动的的列清单方法

  1. 1、辨别行动和任务
    2、分解任务,并附上情境
    3、对同一情境下的动作一次性做完

    学习的时候写在了纸上,现在是默写出来的。会一步步的实施,希望对自己的工作和生活有提升

  2. 很好的文章,对自己及新同事如何规划工作都很有帮助。

    有一点小建议是文章后半部分的具体行动建议太“GTD”了,会让人感觉文章前后部分面向的读者分别是初学者和GTD的资深实践者,有些落差。

  3. 关于任务和清单确实讲的很清楚,我能理解为”处理女同事的表白”是一个行动吗,因为这个是要立刻做的。

    另外,关于各种GTD工具, 也想分享一下自己的心得,OmniFocus没有用过,但是其他的各种GTD工具用了不少,现在固定用的是Toodledo网页版和安卓手机上的DGT GTD软件,这也是使用了很多种工具后固定下来的了。

    Toodledo的方便性就是可以随时访问,无论是在手机上还是网页上。而且toodledo功能比较全,但是又不花哨,算是很稳定的工具。也买了了toodledo的付费功能,用下来感觉付费功能用处不大,所以免费版就完全可以用的。

  4. 这里的行动和下一步行动应该是一个概念吧。

    陈孝正的那些清单上的事情都是他自己想做的啊,没有做他不想做的事……他唯一被迫做的是和郑薇在一起了,但是感情的事怎么能用GTD来解释……

  5. 一直在做to do,浪费很多时间。。。
    真的很长知识哈,谢谢小强

  6. 简单易懂,着手实践,完成to do 到to be 的转变!Fighting!

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