关于效率长尾现象

不少人一定看过《长尾理论》这本书,它是由美国《连线》杂志主编克里斯·安德森所著,阐述的是:商业和文化的未来不在于传统需求曲线上那个代表“畅销产品”的头部,而是那条“冷门商品”经常被人遗忘的长尾。比如在线书籍销售、淘宝等等,都在证明着这个理论~

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但在时间管理和效率方面,它又意味着什么呢?我们先看看下面两张图:

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通常我们持续专注的时间越长,精力会逐渐下降,只有开始的“头部”是效率最高的,越往后效率越低,形成效率的“长尾”

所以就会出现一种现象:一件事情在开始着手去做的时候,会迅速完成60%以上的进度,这是“头部”,但因为我们在持续工作,所以我们会经历一个效率的长尾,在花了几倍于“头部”的时间之后,我们才能完成余下的部分~(您有同样的感觉吗?)

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我把这个称为“效率长尾”。是我们效率可以提高的部分~

我要分享的方法有三个:

任务切块,一次搞定一块

有一个习惯蛮好的,就是预估时间,我们可以以这个为依据来对任务切块。

首先,我们要了解自己的专注时间大致是多久~像我,可能用番茄工作法的时间比较长,所以专注的时间大约在25-40分钟左右。

然后,对任务切块,先按照任务的步骤竖切,然后再按照精力横切,举例:任务是新员工入职培训前的准备,那按照步骤大致分为:1、写培训大纲。2、协调安排培训时间、会议室。3、开会讨论,邀请师资。“写培训大纲”这个步骤预估时间大约会1个小时左右,而我一般集中精力25分钟就会松散,所以我会进一步切为两个部分:1、找以前的资料还有向keyman请教。2、动手写大纲

最后,按照预估的时间,一块一块的完成任务,整个过程看上去就像下面的图:

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预估时间的另一个好处是对时间底线准确设置,导致效率长尾的出现,往往是给自己设置了过长的时间底线,一个任务明明一天可以搞定,非要保守设置为两天,自然效率会打折扣~

切换任务,保持新鲜感

上一次到北京听古典老师的课,他说自己的阅读方法是:“餐桌、书房、卧室都会放一本书,这本书读累了,就换一本读,这样保持阅读的新鲜感”,我觉得非常受益~

经常用笔记本的人也会有这样的感觉:当拿到新本子的时候,写在上面的字是最漂亮、整洁的,越到后面,越随意~

所以我有时候会把任务切块之后穿插执行~

举例:今天的三个任务是1、写一篇“关于效率长尾现象”的博文。2、做60个俯卧撑。3、策划木立方第15期活动

那我会把他们切块为:

1、构思博文的结构和内容(30分钟)。

2、写博文*3(共90分钟)。

3、做20个俯卧撑*3。

4、给XXX电话商量第15期活动的主题,

5、设计木立方活动流程。

接下来我会用番茄工作法:构思+俯卧撑+构思+写博文+商量主题+……

这样一来,我对任务会保持新鲜感,更能专注进去,我的效率曲线会是下图这样:

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谋定而后动

谋定而后动,知止而有得。这段话出自于《孙子兵法》,意思是:谋划明确周到,而后行动,知道在合适的时机收手,会有收获。

古人的智慧真是伟大呢!

前面两个方法其实是在诠释“知止而有得”,现在要说的是“谋定而后动”

根据我的观察,很多人效率不高的原因是卡在了思考的不够清晰上。

举例:我要写新员工入职培训大纲~一拿到这个任务就立即去写,一定是困难重重,会被各种问题卡到:培训什么内容?他们有什么需求?如何让这次培训更有效果?

所以不妨先花一点时间去做访谈,掌握往期培训的资料,和有经验的人沟通,然后在笔纸上描绘出大致的轮廓,然后再去动笔(动指??),这样效率反而会高一些。

如果想要让任务完成的更加有品质,就更容易被卡住,所以就更需要提前思考清晰,再去执行~

这个时候,这个过程看起来应该是这样:

Image fixed 3(看似在一开始做了一些和完成任务没有直接关系的事,但却有利于缩短效率长尾)

结语:

我们越觉察自己以及洞察做事的规律,就越能无压工作~

我一直觉得读书是一件很有意义的事情,可以学习知识,可以获取经验,可以享受故事,现在我发现,读书还可以举一反三,反复把玩,更有意思~

从《长尾理论》到“效率长尾”,或许还很初级,但是我自己很享受呢~

21 thoughts on “关于效率长尾现象

  1. 很不错的点子。花20%的时间做80%的事情。

    我们从小到大,拿到一个作业/项目就蒙头开始做,而不是立即分割任务。这个习惯要改过来,真得需要花费一些心思。我现在正在着手把分割任务做为一个好习惯来树立。

    个人觉得谋定这一块花得时间非常多,有时候甚至多于项目本身。写文章要做研究,在商业上做决定需要准备很多的资料和数据,艺术创作的构思和创意往往不能用计时器来衡量。这些可能都需要在着手前累积大量的阅读和人生经历。

    王菲 reply on October 26th, 2012:

    确实有时候觉得自己在得到新的任务的时候,总是不去做充分的准备就着手去做,但效果往往没有达到过自己想要的效果,确实这篇文章写的很好教会了我们很多怎样高效率和避免没激情的方法。

  2. 喜欢这句话“我们越觉察自己以及洞察做事的规律,就越能无压工作~”

  3. 很有启发,想知道图是怎么做出来的?是在纸上画出来,然后扫描的么?

    holycow709 reply on October 24th, 2012:

    @lxt, 我猜是用paper这个IPAD软件做出来的。

  4. 最近也在思考相关的问题,多谢GTDlife
    有两个疑问一直想不通:
    1.前一个番茄思考一个问题,下一个番茄再思考另一个问题,会不会彼此干扰思路?
    2.很多书上都提倡用大段时间进行主题阅读,专项研究,如果频繁的换目标的话,会不会把原本整块的时间变得碎片化?
    谢谢了

    doudouhk reply on October 29th, 2012:

    @二师兄, 第一个问题是针对本文第二点的切换任务,其实饭切工作法的目的是减少效率长尾而非思考的连贯,若想连贯就是你问的第二个问题了;第二个问题是针对本文第一点的切块任务,即把要做的一件事分割成小块,以减小压力,降低拖延,既然是这一件大任务分割成的几个任务,想必思考的主题和方向就是一致的了。

  5. 前两条都觉得很有用
    但是谋定而后动 怎么看 都会造成拖延诶…><
    基本上就完全在搜集资料分析调查 却迟迟不愿着手去完成任务..尤其在写paper的时候

    doudouhk reply on October 29th, 2012:

    @fanleny, 作者的其它文章中有提到控制时间的工具,比如说手机上的倒计时器,当铃声响起你又没有完成时,要想清楚究竟是你拖延了还是番茄太小了,有时候没有很好的匹配自己的能力和任务,也会造成拖延的假象。

  6. 其实,我看完后挺受启发的。但是有点没弄明白,譬如说一个步骤,按照作者提倡的任务切割,一个步骤按照时间(预估完成时间1小时左右)切割,分成为需要25分钟(假设专注的时间为25分钟)完成的两个部分来做。问题来了,我在25分钟左右的时候完成了第一个部分,是否接下来马上花另外的25分钟来做第2部分呢。如果是马上接下去做,不是已经超过专注的25分钟了吗,只是做的不是同一件事情罢了。所以是否可以理解,当在专注时间25分钟内完成一件事情后,再接下去马上做另外一件事情的话,人的精力又能重新持续专注25分钟?

    doudouhk reply on October 29th, 2012:

    @holycow709, 不然,其实你关注到作者的其他文章就会发现,要想让下一个25分钟或者哪怕是40分钟也一样精力充沛的前提是:休息。每一块番茄时间对应5到10分钟的休息,像华尔兹的舞蹈一样,有张有弛,才能持久.

  7. 一个长达数个月的目标,怎样避免长尾呢~~~
    可能我前面几个月干劲很足,但到了后面,就虎头蛇尾了

  8. 人生要做很多事,关键是集中精力,每次只做一件事,并将之做到最好。我想这就是博主要让大家都能懂得的吧.

  9. 任务分块、时间轮片是个好法子,可以避免做事“三分钟热度”,Thx

    又:
    据说,灵机一动想出来的,往往不是最有效率的方法(是否理解错误)。任务分块、时间轮片之外还有啥么好办法么?

  10. 这篇文章分析的太对了,我做事情也是越往后效率越低下,花得时间长,做的事情少。
    分块很好,停下来休息,养足精神重新开始。

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