时间管理实践线上课程7:如何使用GTD方法管理邮件

 

Ray tomlinson first email at sign large

 

“虽然过去的10年中,电子邮件被广泛使用,但它的重要性,还需要更多的时间来认识”   –《科技日报》

上面这段话来自Email的创造者Ray Tomlinson。

 

我非常赞同他这句话,就像手机一样,最初的功能无非就是“移动+电话”而已,但是经过不断创新之后,现在已经是“短信+多媒体+游戏+APP+阅读”这样的强大组合,其功能也由纯粹的电话联络,扩展为娱乐休闲的工具。

这是人类非常可怕的能力,我们应该为此感恩一切,所以人常说“后生可畏”也是同样的道理。

我们回到邮件上来,我敢打赌Ray Tomlinson当时一定想象不到现在居然有人每天要收到100+的邮件。

在这样的情况下,邮件的定义和用法都有必要重新考虑。所以我决定写《用GTD方法管理邮件》系列文章

这篇文章包括两个部分,1、现在,什么是电子邮件,2、谁需要用GTD方法管理邮件?我们开始吧:

现在,什么是电子邮件?

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没有人想要“电子邮件”,就像没有人想要“电”本身,我们要的是“电”所能做的事情,可是那些每天收到100+邮件的人,每天疲于应付的竟然是处理电子邮件,而不是付诸行动。

当然,这也是有原因的:因为大脑喜欢做简单的事情并且喜欢偷懒,处理电子邮件总比付诸行动简单一些吧?所以让自己忙于处理电子邮件也就可以理解了

如果电子邮件不是邮箱,而是行动清单呢?

如果电子邮件不仅仅是用来阅读、回复、转发、归档呢?

电子邮件仅仅是信箱吗?或许以前是,但如果你不能妥善处理每天100+的邮件,它就是垃圾箱了–看着就让人头疼。

如果你没有用合适的方法处理电子邮件,那他就不能对你的行动产生任何帮助

现在处理电子邮件大多有这几种状态:

  • 5+/天:认真阅读每一封邮件,即使它是某个网站的通知信,阅读完收件箱,还要点开垃圾箱看看,万一有被错杀的邮件呢?
  • 20+/天:挨个阅读每封邮件,从标题判断邮件的类型,对垃圾邮件非常反感,几乎所有来自朋友或同事的邮件都能立即回复
  • 50+/天:必须要有带推送功能的智能手机,利用碎片时间才能处理完每天的邮件,会为每个项目设置不同的标签颜色,知道哪些邮件需要优先处理,不过收件箱总是处理不完,甚至到了需要翻页的地步
  • 100+/天:收件箱已经成为压力的来源,每天纠结于处理邮件还是不处理邮件的纠结中,希望找到一种管理邮件的方法
  • 500+/天:很遗憾,我还没有碰到过这样的牛人

这个系列的文章希望对每天处理50-100封邮件的人有所帮助,目标是1、每天清空收件箱。2、掌控邮件而不是想法

谁需要用GTD方法管理邮件?

Email overload101

我认为是“邮件狂人”,邮件狂人是被邮件搞到抓狂的人。

通常他们都是:

  • 每天收到50-100封邮件
  • 基本使用邮件作为团队沟通、协作工具
  • 行动和项目大多从邮件中孵化

我一个朋友刚刚进入外企工作的时候,有一点非常不习惯:即使是相隔2米远,同事也要发email沟通事情~

后来发现其实邮件本身蛮好的:

  • 非即时性:这是对对方时间的尊重
  • 方便归档:整个沟通过程有据可查,比空口白牙好多了。
  • 便于整理:通过过滤器、标签、全文搜索,可以让项目管理井井有条

但管理不好就成了灾难。

结语:

我觉得很多生活中频繁使用的工具都没有完全将他们“个性化”,所以没有发挥出他们的最强威力,比如手机、衣柜、笔记本、汽车后备厢、水杯,等等~

每一个工具的背后都是一个小系统的形成~想到这一点,觉得很兴奋,生活还真是“越磨砺、越光芒”呢~~

下一篇文章开始具体的谈一谈“如何清空收件箱”,大家可以通过我的微博和大家分享自己管理邮件的经验,我们结伙攻顶!

整个系列文章我也做成了互动式的电子书,可以在ipad上阅读,具体请点击这里

2 thoughts on “时间管理实践线上课程7:如何使用GTD方法管理邮件

  1. 我下载学习了,谢谢!
    每天都20-50邮件吧,处理起来的确耗时间,希望能改善。

  2. 我处理邮件的方法很简单,就是一个邮箱用来接受所有注册网站的信息,然后分类,该自动删除的自动删除,该保留的保留。用另外一个邮箱接受重要的信息。多注册几个邮箱是好滴

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