实践GTD——掌控你的时间和生活

这是来自于读者汤宗荣的投稿,是对GTD流程的一次整体检视,通过和他的Email交流中,发现他是一个非常优秀、踏实的人,从他文章的排版也可看出一二,今天由他和大家分享自己实践GTD的经验。

如果您也想分享自己的经验,欢迎联系我。

导读:时间管理需要内修外炼,不仅要关注外部的工具、流程、方法,更要关注自己内在的阅历、素质、毅力等。

内修——阅历、素质、毅力

1.     自我管理的意识和渴望;

2.     不断地和人交流,不断地读书,增加你的阅历,从而帮助你更有高度地去看待你的时间和生活;

3.     有意识地培养自己的业务能力。

外炼——实践GTD(收集——处理——行动——回顾)

如果你因为层出不穷的事情而心神不宁,如果你因为不断拖延的恶习而苦恼自责,如果你渴望重新掌控自己的时间和生活高效地工作,从容地生活,现在就开始实践GTD,科学规划自己的时间和生活。

目的:让你的生活更加自信、从容,而不是完成更多的事情。

一、收集——“一切引起我们注意的想法”

方法:把脑子中的所有想法都写到纸上,并且一旦有新的想法,或者别人临时交代的任务,也都立刻写下来,把它们全部从脑子里清除出去,然后立刻回到当前工作中。

目的:清空大脑,更专注于手头的任务

要诀:要有毫不拖延、即时完成的觉悟,身边永远带有一个收集工具,随时收集随处收集

二、处理收集篮——完成2分钟行动、删除垃圾、分类管理

l 2分钟行动2分钟可以完成的任务,立即行动;

l 删除垃圾:有些想法如果仔细想想就会发现没什么价值,这时候我们要果断地抛弃;

l 分类管理:下一步行动、日程表、项目清单、将来/也许清单。

(一) 下一步行动

属性:不可分解的、一步就能完成的任务,一般是平时的工作和琐碎的生活。

方法

1.       动词描述下一步行动;

2.       情景整理,分为:电脑、生活、阅读写作及思考、作业、其他;

3.       留出一块单独的地方记录想法注解,可贴便条或链接索引到空闲的一页。

(二) 日历及日程表

属性:特定时间要完成的任务。如果是当天要做的重要任务,我会记在GTD笔记本的日程表;如果是其他时间要完成的任务,我会记在手机里的日历。

方法

1.       每天固定地抽出一点时间来完成“重要而不紧迫”的任务。也许是一小时,也许是半小时,时间上的要求并不需要多,重要的是“每天都做”,最终这些我们每天都投入进去的小小时间成本,在最后都能转化为值得高兴的成果;

2.       尽量投入精力到重要而不紧迫的任务上去的意义在于,能够控制自己的时间流向、提前分配自己的时间、提早完成任务,甚至会因为提前的准备,我们的反应能力也得到了提高,最终达到一切操之在我的境界;

3.       紧迫而不重要的任务突然出现的时候,如果可以,约定过后再解决,先完成当下的重要任务;如果不得不去做,先不要急,冷静下来,把手头的任务另作安排,安排好之后,尽量且尽快地把紧迫而不重要的任务完成,然后再静下心来把原本的任务完成。

(三) 项目清单

属性:有些任务比较复杂,不是一步就能完成,也就不能马上完成,它需要多个工作步骤才能完成。我把项目清单分为项目列表和项目思维图两部分。项目列表是指暂时不能完成的项目;项目思维图是指现在要完成的项目,通过思维图的方式进行分解,直观展现项目的分解和进度。

方法

1.       在思想上,我是发自内心地愿意接受并认同这一项目;

2.       整个项目的计划和目标要具有现实可行性;

3.       制定一个详细而明确的计划,包括工作量、资源、责任人、达成日期、衡量标准

4.       把任务放入项目清单,用思维图描述项目,进行任务分解。不管多么小的任务,都要进行分解,除非是能够立刻就做。这样做有两个好处,第一就是把大事化小,分配到自己的碎片时间里;第二就是减少内心的抵触

5.       用思维图分解项目

方框:方框代表项目。以项目方框为中心,延伸出的分支就是子任务;

椭圆:椭圆框住完成中的子任务,表示该任务正处于活动状态。如果一个任务还不需要或者还不能完成,就不要用椭圆框着;

线条:线条有三种,一种是项目与任务的连线;第二种是任务之间的关系连线,通常是先后次序关系;第三种是虚线,连接情景相关的 两个任务;

另外,更重要的任务可以字体大一点、笔画粗一点;更优先的任务可以图形大一点。

(四) 将来/也许清单

属性:该任务当前无法完成,至于哪天能做,现在也无法确定。将来/也许寄托着我心里的一种期望、一种寄望,它具有无比的吸引力,是我内心的一些追求,是我心里面最浪漫的部分。因此,它需要倍加呵护,如果里面事情很多,说明我是只会空想、不会实践的伪君子;如果里面空空如也,说明我是没有生活情趣和目标的可怜虫。

方法在回顾时处理。回顾的时候,看看清单里面有没有可以行动的项目,如果有就把它从中拽出来,放到其他清单或日程表里;如果将来肯定不做的,就在清单里面删除了。

(五) 小结

处理收集篮,其实就是把复杂的事情,分解简单了再做;简单的事情,立即去做;不清楚的事情,沟通好了再做;重要的事情,慢慢做

流程图大略如下


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三、行动——训练自己立即完成、履行承诺的能力

此时,相信自己的直觉,结合自己的实际情况,根据情境时间精力重要性行动。

在行动的过程中,思考陷入僵局、不能集中注意力时,可以:

1.       站起来思考

2.       告诉自己:所有的问题,都有解决的方法,问题的症结在哪里?写下来,把问题进行分解直到找到解决它的可以立即完成的下一步行动

3.       找到自己为什么而工作,然后摆正自己的心态:⑴任务是我躲不掉的,我应该有责任感,摆正心态;⑵我完成这项任务就是在实现创造更美好生活的目标;⑶我必须集中精力在最短的时间内高效地完成任务,这样我才可以有更多的时间去和家人、朋友相聚

4.       开始休息,和周围的人聊聊天喝喝水,然后继续集中精力工作,就这样重复。

四、回顾——每天晚上、每周周末、每月第一天、每年三月份进行回顾

每天睡觉前,回顾一下:①清空收集篮;②把放错地方的任务放好;③看看哪些任务完成了,哪些任务没有完成,原因是什么,有什么需要改进的地方等;④制定日程表,选出第二天需要完成的重要任务。

⑤然后,写成功日记。把今天所有做成功的事情记录进去,每天至少写五条,任何小事都可以。写完之后,我还会写下明天的日期,外加一句话的寄语;作为奖励,也作为鼓励

这本成功日记对我来说意义重大,在我情绪很低落时,我就会翻看我的成功日记,在一次次喜悦中积累我的正面能量,让自己尽快走出低潮,有的时候我甚至会看到流泪。我想每个人都会有低潮期,这时候你会有很多消极的想法,甚至否定自己,妄自菲薄,而如果放任不管的话,就会陷入到这种负面情绪中,很长时间自拔不出来。

每周全面回顾一次

(1)      清空收集篮

(2)      整理下一步行动清单:有没有已经做过还没来得及划销的任务?清单上的那些下一步行动是否在特定的时间完成?是否可以写入日历/日程表?

(3)      回顾自己所要培养的习惯,是否有所松懈;

(4)      整理将来/也许清单:看看这个清单里面有没有可以行动的项目,如果有就把它从中拽出来,放到其他清单或日程表里;如果将来肯定不做的,就在清单里面删除了;

(5)      回顾项目清单:把项目清单拿出来好好看一看,自己下一步应该做些什么?现在项目的完成度是多少?项目要取得什么样的成果?在项目的分解、人员分配、成本消耗、市场策略方面有没有什么需要修正的地方?或许会发现遗漏了什么,或是有了什么新的想法,都应该在回顾的时候添加进去;

(6)      回顾上周日程表:写出得失,得出经验。在规划下周日程表时,必须设定一个最重要的任务,最优先完成;

(7)      重新审视自己的目标:将目标纳入回顾系统,通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成。当我每次回顾自己的目标时,心中都会加深一次目标的影像,都会燃起斗志,都会寻找方法,都会坚定信心

(8)      整理书桌:保持桌面整洁;

(9)      奖励自己:完成之后奖励自己,享受那种满足感。

五、新手建议

1.     不要纠结于工具。工具会随着你理解的成熟度和角色变化的,所以你拿到一个工具就立即用起来,直到你发现这个工具不能满足你需要时,再去更换,工具没有完美不完美的,只有适合不适合的;

2.     不要痴迷于收集。把注意力放在处理和完成上,而不是收集;

3.     不要忽略回顾。回顾时反省和总结是内化的关键;

4.     不要固执于流程。当然刚开始入门的时候还是要按流程来,GTD的流程里有很多理想的成分,它是面向所有人的,而对某一个人来说可能并不是最好的;

5.     要乐于分享。千万别想着我偷偷实践GTD,做成了当然好,不成了也没人知道,最后往往就不成;

6.     结果导向。每一个任务都要展望愿景,这会帮助你做下去;

7.     有意识地训练自己,脑中一想到就立即去做

六、新浪微博

利用新浪微博参加 #每月养成一个好习惯# 活动、分享 #开心一刻#、养成 #保持阅读# 的习惯。

1.       #每月养成一个好习惯# 每个人都应该有个仪式,作为履行对自己的承诺。当我们把自己认为重要的事情按照既定的计划认真地去实践时,就是在培养一种习惯,就是在进行一种仪式。参加 #每月养成一个好习惯# 活动,详情请见GTDLife

http://www.gtdlife.cn/2010/1704/habit-monthly/

2.       #开心一刻# 每天记录下“开心一刻”,发布在新浪微博 #开心一刻# 话题下。这些事情可能很小,但却是为正面能量加分,抵消掉负面的情绪。

3.       #保持阅读# 根据阅读速度和阅读习惯,每周阅读一本书,或者每月阅读一本书。重点是保证每天有一段时间不被打扰,让自己的心静下来,保持阅读的习惯。

(1)      第一天阅读一本书之前,从豆瓣网分享该书的介绍到新浪微博,话题格式为:#保持阅读# 今天开始阅读《**+感想+豆瓣分享的链接;

(2)      之后每天保持阅读,并记录当天的阅读心得、收获或摘录,然后在新浪微博分享话题:#保持阅读#**+感想;

(3)      一本书阅读完之后,也要在微博上分享话题:#保持阅读#**》阅读完毕+感想。

5 thoughts on “实践GTD——掌控你的时间和生活

  1. 关注gtdlife很久,这是我gtd入门的启蒙学园和进阶学院,非常感谢你的分享,我是坚决的gtd的践行者,个人也有些许心得,gtd最核心也是最有难度的地方便是:如何处理安排事件,这首先是世界观价值观的问题,其次是科学有效的技巧的问题,把握好这个就牢牢的把握住了GTD。(核心能力和哲学有关,以道驭术方可游刃有余)。预祝gtdlife新年快乐,希望gtdlife能得到越来越多人的认可。微博 http://t.sina.com.cn/guozhiyang

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