情境到底有没有用 四

关于情境到底有没有用得问题,我们在《情境到底有没有用 三》里面其实已经得出了结论:

1.每天20个行动以下,不建议使用复杂的情境

2.每天超过40个行动,或者超过你清单的一整页纸,建议你使用情境

3.如果你使用数码产品作为GTD工具,那么建议你使用情境

今天我们要探讨得是“如何使用情境”得问题。

情境得设置原则及方法

  1. 物理环境:比如,@办公室,@家,@地铁,@咖啡馆
  2. 时机(通常会比较短得时间):@等公车,@逛街,@开会,@电话
  3. 人物:@老板,@某客户,@老婆大人,@同事
  4. 资料:@销售清单,@总体涉及,@财务报表,@日志
  5. 时间和精力:@五分钟时间,@十五分钟时间,@很累得时候。

我并没有说过一定要依据上面提到得这些原则去进行分类,实际上,情境是一个非常灵活得工具,我强烈建议大家根据下面得方法去进行情境得设置:

  1. 我所处得物理环境一般有哪些?
  2. 我经常会在什么时候集中处理一些事情?
  3. 我经常和哪些人打交道?
  4. 我什么时候效率最高
  5. 我现在手头上得情境是否仍然符合我目前得情况

要使用情境,必须具备独立得“情境模式”

我们一般处理事务要经过这三个阶段:收集,计划,执行,这三个阶段其实对工具得要求是不一样得,收集需要具有很强得即时性,计划需要周全得处理和组织功能,而执行,则要求具有较强得引导性。如果说我们要以情境为主导进行执行得话,就必须要让你得系统具备“情境模式”
据我所知,数字工具一般都满足这样得功能:收集和处理任务得时候就设置好情境,然后在执行得时候可以按照情境自动得对事务进行二次得组织(实际上不是重新组织,而只是用另外一种模式展示给你罢了)。但是如果使用纸质工具得话,显然就无法很轻易得满足这一功能,这也是为什么我建议使用数字产品作为GTD工具得人使用情境得原因。纸质工具单独按照情境分清单,会显得比较散乱,如果加大review行动清单得频率,则容易遗漏,(如果您有什么好的办法,也希望您不吝赐教)。

综上所述,情境本身实际上并不复杂,一开始我们设置得情境可能使用起来并不怎么舒服,但是如果你经常去维护和修剪它,很快就会顺畅起来,之所以我花了4篇blog得时间去分析和研究它,只是希望刚刚开始接触到情境这个概念得人,能够少走一些弯路。

我们得交流圈里有很长得讨论串讨论关于情境得问题,欢迎你得加入。

2 thoughts on “情境到底有没有用 四

  1.   我也用的toodle,情境设了6个:@home, @work, contact, errands, online, read。全部任务都能够分类。
      举例说明:1.买XX@errands, 2.网购@online 3.联系某人、询问某事@contact 4.阅读《XX》@read 5.打扫房间@home 6.复习XX考试第X章@read 7.看XX电影@online 8.去电影院看XX电影@errands 9.找XX的数据@work……
      瞧,是不是全部都能够分类?
      而且,我发现,没有设置情境的任务,对于是我是无法执行的。有一次,有一个任务“整理XX思路”没有进行分类,拖了3天。直到我把他分解为4个小任务,三个@home,一个@online,才开始真的做。
      所以说,我选择GTD,完全是冲着情境理念而来的!

      另外,我还用project,或者叫folder,来组织任务。
      比如说,关于一个人,会有以下任务:1.归还XX@errands 2.询问XX@contact 3.拿XX@errands。这时,可以把人名命名。
      再比如说,复习某个考试,以考试名称命名,其中包括:1.上XX网站看看@online 2.打电话给XX问经验@contact 3.第X章@read(每一章设为一个单独任务,这样比较有成就感~呵呵)等等

      GTD真的大大提高了我的效率!本人是1.思维极度跳跃型的人,记忆力又不好,可以用手机的GTD随时记下想法。2.做事完美主义,会反复考虑如何把事情做好的人,GTD帮助我清空大脑,让注意力集中在一件事情上。

      PS:状态我用了四个:
    1.next action(一定要做的,大部分设定有日期,放在桌面)
    2.waiting(在等待外部条件的完成,定期回顾)
    3.some day(基本不看。但有时会看看,用来打发时间)
    4.cancelled(所以不切实际的想法,比如学法语、学日语。不看)

  2. 哦,还有,每天我会花晚上的,回顾今天发生的事情,把要跟进的写下来。

    然后,再把事情设定好时间(大部分是明天或后天),再分配到六个情况中。不能明确分配情境的任务,真的无法完成。

    比如说“练习口语”,就拖了好久了,每天都要推迟一天,看到我就烦。后来,发现,改成“联系口语partner@contact”,或者“寻找口语活动@online”,就一下子解决了。

    嗯……话说,你们什么时候来上海呀,我很想交流的。
    最近每天都花1个小时在GTD上面……不过,的确是拖拉症好多了,执行力也提高了。

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