《我的GTD系统》—无尽之眼之道术器

这是来自于网友无尽之眼得投稿,很系统的介绍了自己得GTD系统,让我们一起来学习一下吧,同时也希望大家把自己得GTD系统发给我,和大家一起分享。

《我的GTD系统》

                          无尽之眼之道术器

开篇

什么是GTD系统,我个人理解是运用自己掌握的GTD等一些时间管理方面的理论结合个人自身情况而形成的自定义的一套时间管理方法。

通过近一周的思考和观察,我整了整+理了理现在我的GTD系统,主要是为配合我下一阶段的GTD实践所做的准备工作之一,特发此帖。

我在此发帖不是班门弄斧,更不是炫耀我的GTD系统是如何perfect或者excellent,最多也只能算厚着脸皮秀(show)一下,目的是希望各位GTD前辈或者朋友给予我更多的建议甚至尖锐的批评(讽刺请免),因为这样才真正是可以指导我、帮助我这个才开始实践GTD190天(到2009-9-19这天)的GTD新手的原动力,谢谢!

我的GTD系统

既然是一个GTD系统,虽然说它是属于我的,但我依然很囧而无从下口,我们常说三个字:道、术、器,那么我就以这3个方面来简单的说说我的GTD系统吧。

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大海航行靠舵手,那么我的GTD系统也不是凭空想象,根源来自于《GTD》这本书,自然下面我不会把这本书的阅后心得啥的贴上来,如果这样我show的不是我的GTD系统,而是这本书,尽管这是本好书,但不是本贴的主题;我也承认尽管这是本好书,但也可能什么都不是,因为它只是一本书而已。(遐想ing…..

下面是我所知道的关于GTD1 2 3 4 5 6这几点,我掌握应该是有些浅显和浮躁的,所以这里只是简单摘录一下,让我来回想一下“道”之何在。

1 一个方法:自然式计划法

“自然式计划法的价值在于,它提供了一种综合完整、灵活可变、连贯一致的思维模式。”

2 二个角度:横向 和 纵向

需要从“横向”和“纵向”两个角度,来控制各种事务、项目和行动。

“横向”控制把你所涉及的所有行动都管理起来,保证毫无遗漏地加以执行。

“纵向”控制则是指针对每个具体的主题或项目所进行的思考。

3 三类活动:执行计划、处理突发事情、安排计划

在一天的工作中,在任何一个时间点,下一步所需要进行的活动只有以下3种:

l 执行已安排好的事务

l 处理突发事情

l 安排好的事务

4 四个标准:情境、时间、精力、重要性

确定某一时刻具体行动的四标准法:

l 场合 对不对

l 时间 够不够

l 精力 有没有

l 重要性 高不高

5 五步流程:收集、加工、组织、回顾、处理

”略“(这个不用赘述了吧)

6 六个层次5万英尺+4万、3万、2万、1万、跑道

要做的事务的6个层次可以类比为高度

l 5万英尺+:人生

l 4万英尺:3~5年的展望

l 3万英尺:1~2年的目标

l 2万英尺:责任范围

l 1万英尺:当前的项目/目标

l 跑道:目前的行动

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上面简单的罗列了GTD里面的几个概念,作为我的GTD系统的理论基础或参照,下面在“术”篇中,我将简单介绍一下我的GTD系统。

我的GTD系统主要分为1个主系统(Life)、3个子系统和若干个外围支持系统(或不成熟、待孵化小系统),这里主要介绍我的主系统和子系统方面的。

主系统(Life

主系统(Life):分为4个主要时段(在一般情况下) 晨间、白天、晚间、睡前。

1 晨间时段

早起;

记录:统计a4时间日志纸 完成时间审计xls

a6活页本:清空 回顾 计划;

晨记;

其他小事:早起报倒 习惯养成回顾->blog 锻炼 数据同步和备份等

            我早起报到的网站有:

            http://iwakela.com

            http://gtder.cn/forum-34-1.html

            http://buboo.tw/goodmorning

            附图片二张:

            PIC_早起之早鸟网报到.jpg


PIC_早起之早鸟网报到.jpg

            PIC_早起之巴布报到.jpg

PIC_早起之巴布报到.jpg

2 白天时段

路上:上下班路上看电子书或书 写随笔记录;

工作:随时记录和收集;

中午:如果有时间,看一会儿电子书和记笔记 或执行个人行动或事务(Life’s next actions)等

3 晚间时段

除了family时间外 ,个人行动或事务(Life’s next actions);

英语阅读;

无聊:QQ聊天 上网 回邮件等

4 睡前时段

a6活页本:清空 回顾 计划;

a4时间日志纸:补完 onenote 记录;

每日三问等

子系统(dailylog+a6+review)

三个子系统是:dailylog系统;a6活页本系统;检视系统。

===dailylog系统===

〉〉简介 or 名词解释

人生审计日常简化版之时间事件日志系统。

〉〉组成 or 内容

a4时间日志纸,onenote记录,时间审计xls,习惯养成xls,统计图。

〉〉〉〉〉〉a4时间日志纸 (v1.5版本)

每天进行时间日志,以最小5min为记录单位进行记录,跨度从早上起床到上床睡觉前。

附图片一张:

图片名:PIC_A4时间日志纸.jpg

PIC_A4时间日志纸.jpg

〉〉〉〉〉〉onenote记录

存放每天的主要重要工作和事情,每晚统一记录,主要来源是a4时间日志纸和a6活页本中部分内容。

附图片一张:

PIC_OneNote记录.jpg

PIC_OneNote记录.jpg

〉〉〉〉〉〉时间审计xls

a4时间日志纸和7个关键时间点 统一进行统计分析,晨间时段进行数据填充。(这个内容是最近一段时间新增加模块,9月为试用阶段,下一季度开始将正式使用,现在已初步可用,具体的情况可以等我下一个帖子,估计是9月底10月初吧)

附图片一张:

PIC_时间审计xls.jpg

PIC_时间审计xls.jpg

〉〉〉〉〉〉习惯养成xls

习惯养成xls,分为三块:习惯保持、习惯养成和not to do list

习惯养成是本月要养成的习惯列表, 习惯保持是已经通过了习惯养成的习惯列表, 这二个是要去执行的,not to do list 中内容是希望自己不要去作的列表。

                        附图片一张:

PIC_习惯养成xls.jpg

PIC_习惯养成xls.jpg

习惯养成xls 的结果每天晨间段确定,并将结果发布到网上包括我的blog 和 童年的习惯养成小组中。

    附图片二张:

PIC_BLOG每日习惯回顾.jpg

PIC_BLOG每日习惯回顾.jpg

PIC_童年的习而后惯集体实践小组.jpg

PIC_童年的习而后惯集体实践小组.jpg

〉〉〉〉〉〉统计图

有了前面几个关键的dailylog内容为基础,统计图也不是难事,当然最重要的是分析这些数据和图。

附图片一张:

PIC_统计图.jpg

PIC_统计图.jpg

〉〉价值 or 用途

记录时间开销,记录事件,记录习惯执行情况。

可以直观的看到时间的消耗与事情的执行情况,同时期同阶段的对比,直接反映出自己的个人工作生活事件时间轨迹,执行情况和时间利用量和率。

〉〉问题 or 注意点

需要随时记录,定时统计。

要注意时间统计方法口径上的一致性,至少是一段时间内的标准一致,如需改变需要评估,最快在下月或下一季度开始,一旦确定就照着,不论是否有些许不合理和漏洞。

===a6活页本系统===

〉〉简介 or 名词解释

           a6活页本,根据GTD理论及个人情况相结合产生的实体工具。

〉〉组成 or 内容

内芯纸模块:年历 月历 inbox nextaction checklist plan规划 笔记账目等记录备忘型。

配套工具:a6内芯制作相关 笔和荧光笔。

链接到介绍贴

http://endlesseye.yo2.cn/2009/09/05/%e6%97%a0%e5%b0%bd%e4%b9%8b%e7%9c%bc%e7%9a%84a6%e6%b4%bb%e9%a1%b5%e6%9c%ac/

〉〉价值 or 用途

           方便实时、随时随地随心随性的使用,不遗漏任何东西,无论是否现在或将来关注的内容还是下面应该作点什么。

〉〉问题 or 注意点

  可用度高但问题是个人生活的内容过多,白天工作时利用率较低,对工作帮助不明显。

   需要定时清理和回顾 ,手机配合随身携带。

===检视系统===

〉〉简介 or 名词解释

定期的对前一个阶段(周期为天、周、月、季度)进行回顾和对下一个阶段进行计划。

〉〉组成 or 内容

〉〉〉〉〉〉小周期 (天)

a6活页本使用 晨记xls 记录oneonte 时间审计xls 每日三问等形式。

每天睡前用onenote客观记录昨日的事情,早晨以晨记主观记录昨天事情的想法或感悟心得等。

晨记,改自童年柯睿的xls模板 http://thefifthguide.blogbus.com/logs/32055658.html,然后根据自己实际进行内容规划。

附图片一张:

PIC_晨记xls.jpg

PIC_晨记xls.jpg

〉〉〉〉〉〉大周期(周,月,季度 )

在“天”检视的基础上,回顾和串线、提炼的方式进行回顾和并通过上层周期的任务情况和someday/maybe等一些内容进行下一阶段的计划。

大周期的回顾内容的几个方面内容

       

@个人成长

>>>习惯

>>>思想

>>>记录和分析

@学习

>>>学业

>>>阅读

                       @家庭

>>>居家

>>>育儿

>>>财务

@健康

>>>锻炼

>>>身体

@工作

>>>技术

>>>管理

@人际

@兴趣

@财富

计划部分:分为一般和可选的任务,其中一般任务中又有突出标识boss级任务。

大周期的检视完成后,将检视内容完整的贴到个人blog上。

附图片各一张 (周 月 季度)

                       

PIC_周检视.jpg

PIC_周检视.jpg

                       

PIC_月检视.jpg

PIC_月检视.jpg

                        季度

PIC_季度检视.jpg

PIC_季度检视.jpg

〉〉价值 or 用途

今日之事明日记,未来之事检视画。

〉〉问题 or 注意点

回顾需要留足时间,大回顾要全局观。

小回顾要事无巨细,大计划要细分,小计划要可执行。

  

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前面介绍了我的“术”虽然看上去不复杂且杂乱,但是我用下来还是气喘吁吁,至少是没有达到一种行云流水的境界,但无论实践的成功与否,行动的质量效果如何,至少先要养成一种习惯,就像下面要介绍的“器”篇,就是来简单说说我最习惯的一些工具和环境。

“提升个人工作效率的最佳手段之一就是拥有你乐于使用的工具” GTD

我的主要工具介绍

〉〉Microsoft Office 2007软件

尽管让那些醉心于谈论Microsoft软件的是是非非的人去谈论吧,我还是要用这软件,适合的才是最好的,就像我们在形形色色的GTD软件中选择自己一样,别人用的好,不代表你能用好;别人说你在用的软件不咋地,不代表你要立即舍弃它;你用的合适高效的软件,不代表别人也必须跟随你一起用。基于这个“三个不代表”思想,下面的东西也就那样了,随便看看吧。囧囧囧,恐怖的三个不代表。

附图片一张:

PIC_MSOffice软件

PIC_MSOffice软件.jpg

〉〉〉〉〉〉outlook

用处:邮件 联系人 日程 实时与手机同步。

〉〉〉〉〉〉onenote

用处:事件记录 知识资料库 备忘 临时性文本 检视 。

〉〉〉〉〉〉excel

用处:晨记xls时间审计xls习惯养成xls

〉〉〉〉〉〉word

用处:a4时间日志纸 a6内芯设计制作。

〉〉a6活页本

(略)

如有兴趣,可以看这里:http://endlesseye.yo2.cn/2009/09/05/%e6%97%a0%e5%b0%bd%e4%b9%8b%e7%9c%bc%e7%9a%84a6%e6%b4%bb%e9%a1%b5%e6%9c%ac/

〉〉palm 750v

就是一手机,其实没啥好说的。

用处:看书 随笔 闹钟 提醒 记事 电话和短信 ucweb google reader rss 上网等,再多废话2句,我的最近几篇文章包括今天的这篇都是在上下班的路上用手机来构思和编写的 。

我的主要环境介绍

           这里只是简单的不能再简单的介绍了,今后有机会再详细呈现。

〉〉办公环境

主要物品:记事本 便条贴 便条纸 草稿纸 电脑(台式机+便携机) 参考书 笔记本 药片。

暂无图片

〉〉书房环境

主要物品:inbox 电脑 便条贴 梦想板 书柜 草稿纸。

“即使你是个上班族,在家里你仍然需要一个工作空间”GTD

           附上图片二张(是最近重拍的,可以看出和6月份的那个图片有些许差别)

PIC_书房一角1-EDIT.jpg

Q:temp文章PIC_书房一角2.jpg

〉〉〉〉〉〉收件匣INBOX

收件匣INBOX是一个比a4纸稍大的有盖纸盒,存放收集到的纸张或其他待处理的东西。

〉〉〉〉〉〉梦想板

梦想板就是一块铁质白板,虽然我不知道它是原来是用在何处的,废物利用吧, 既然是铁板,那么就可以利用磁石随便把纸放上去了,包括你的计划,你的checklist,你的梦想。

〉〉外出环境

主要物品:手机 a6活页本和笔 U盘 干粮

〉〉〉〉〉〉U

质量上乘,因为好像还没有坏过,汗!

它存放主要资料,当然需要定时定期的备份

我的onenote.one文件也是存放在u盘上,自动同步

它也存放常用绿色工具 提高在他人电脑上的使用效率

结语

我的GTD系统就这么三言两语的简单介绍完了,再确认一下,是简单的介绍完了,不是我的GTD系统完了,我的GTD系统可是我一直在用的系统,并且也会不断的用下去,当然会在合适的时机进行优化和改进,至少现阶段我还能适应这套。但是我不能回避以下几个问题:

我的GTD系统:

缺少人生的规划

缺少明确的目标

缺少精确的流程

缺少场景的归类

缺少工作的支援

缺少归档的系统

缺少个人的创新

以上这几个显而易见的问题,我将在我的下一阶段GTD实践中进行解决或缓解,其实在我前面近200天的GTD实践中,无意或有意的让我的GTD系统存在这样那样、大大小小的问题,这可能是在于GTD太强大,我无法驾驭它,也在于我自己个人方面的不完善,更在于我的目光是看到很远很远那儿,我认为关键是需要走出第一步,并且坚定的一步一步的走下去,这才可能达到我所看到的那个很远很远的地方。

到这里,我相信你看完了,我更相信你不会全理解也不应该理解我所表述的这套粗糙的属于我的GTD系统,就好像第一次拿刀叉吃西餐的中国人一样,很正常,但既然是吃,总是用嘴么我们大家还不都是一样?你看看,我都如此厚着脸皮的把我的GTD系统说出来,你难道还要吝啬而不说些建议和批评什么的吗?呵呵,再次感谢!



4 thoughts on “《我的GTD系统》—无尽之眼之道术器

  1. 看了有点复杂,估计保证系统正常运作都很费精力。个人觉得需要简化下。

  2. 如何打造你所说的行云流水的系统呢?看得出花了很多心思,借鉴下

  3. 如何打造你所说的行云流水的系统呢?看得出花了很多心思,借鉴下。人生规划,人生规划推荐看《把时间留给最重要的事》前半部分

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