MAC和IPHONE的GTD应用(四)-我的GTD系统结构

这是来自于读者 大狗熊 得投稿,GTD在Mac和iphone上有很多得使用经验,让我们来看看他是如何在Mac系统上实现GTD得~

我的GTD流程图.002

正如这张流程图所示,这一节我想分享一下信息和事项进入inbox后,我是如何应用mac和iphone进行管理的。
在GTD的概念中,事项(Stuff)在inbox里. 先要定义和分类. 我们这里就不谈作为垃圾扔掉的事项和委托别人办的事项了,进入我的inbox的信息,需要自己亲自处理的,我一般是这样分类的。
一、即时处理类。就是GTD里说的符合两分钟原则那一类,这一类事项拿到就马上处理掉了,有时都不用进入INBOX。

二、Todo类。超过两分钟的事项和及情景不符合的事项. 我放入自己的todo清单里。就像上一节提到的,我的todo清单现在用iPhone和mail的备忘录管理,具体分类形式见图。如果有确定时间的事项,而且一般如会谈、交流等需要和别人沟通的事项,我一般放到iCal里,然后同步到iPhone里。

三、复杂一些的事项(需要多个步骤)。我一般记入在todo清单里的“@project”清单里,整理出具体行动步骤,再分别录入todo清单处理。如果是再复杂一些的项目型工作,需要构想各步骤的结构和关系的那种,我会用纸质本子画出脑图,再将具体行动的步骤录入todo清单。如果是持续时间长,且需要团队配合或是要给客户演示交流的项目型事项(比如结婚筹备啊,装修规划啊之类),那我一般会用mac端的脑图软件Mindnode来画一张脑图。 Mindnode这个软件简单好用,可以画出精美的脑图:毕竟如果要让人理解和接受你的想法,形式非常重要。

四、资料库。很多放在inbox里的文档和已经完成了的工作都需要放到资料库里存档,但感觉GTD的书里对资料库管理讲得不多,可能西方人的思维形式本身就很适合资料管理吧。这方面我也摸索了很久,走了不少弯路,现在的资料库基本还算好用。我的资料库是这样分类的:
A. 项目型工作和已完成的工作,一般体积较大,在本地电脑存档,也会移动硬盘备份(不过移动硬盘永远不保险,本地电脑也是一样);
B. 网络收集整理的资料,如果是网页,一般用Firefox的书签管理,再装一个Xmark的插件,任何一台电脑用Firefox都可以找回我的网络资料。
C. 平时也有订阅很多RSS,主要用iPhone端的RSS阅读器来看,我是用Google Reader来订阅,觉得好的直接打个星号,然后在MAC里打个标签,以后查起来也很方便。
D. 自己写的文字/报表/方案等,纯文本的一般传到Google文档里,有的也在bearbig.cn的博客里整理,其实后者要实用一些。
E. 自己用纸笔做的脑图、设计稿等,一般我用evernote和iPhoto整理。我在Mac里新建了一个iPhoto的库,取名为Mywork,专门管理我自己的平面图作品、纸质翻拍文档。我一般在每月回顾时,将纸质资料翻拍一下(扫描当然更好),然后简单裁切整理后输入iPhoto,打上标签。近期为防万一,也用evernote管理,然后上传一下,每月40M的免费流量其实足够用了。
F. 当然,再怎么管理得好,实体资料还是有的,那就用书柜管理喽!

五、最后要提的是回顾和清理。这是GTD系统里非常重要的一个概念。其实自己在执行时就发现了,良好的回顾和整理能让我的思维既有条理,又能随时调用以往的经验和资源,在这个方面每天花一点点时间是绝对值得的。我的回顾工作分为日回顾、周回顾和月回顾,一般都在Excel做的晨间日记表里完成。其实也有很多东西是在写博的时候也就整理掉了,比如这篇关于GTD在MAC上应用的文章。

基本上我的GTD系统的框架就是这样,既然是基于MAC系统,里面当然也大量地用到了MAC系统的软件和工具。比较常用的其实就是上面提到的MAIL、iCal、iPhoto和Mindnode。这里不得不说iLife和iWork的确是非常牛的软件,也怪不得苹果一直将这两套软件平台固定在MAC系统上。

我个人觉得我的GTD系统还算是符合了这个系列文章本篇提到的“奥卡姆剃刀”原则吧。目前我的系统维护起来很简单,每天大概需要20分钟左右的时间(包含晨间日记、清理INBOX、清理TODO清单等等),从它给我带来的效率提升程度来看的话,我觉得这个时间投资是完全值得的。

下一节我会具体分享一下MAC端这些软件使用的一些小技巧,希望能和同好们再讨论。你也用MAC吗?你的GTD系统是什么样的?很想和大家多沟通一下,我的博客在这儿,欢迎大家来踩:http://bearbig.cn

9月 4th, 2009

2 thoughts on “MAC和IPHONE的GTD应用(四)-我的GTD系统结构

  1. 我平时多用一个东西,就是syncpicity 也可以。用来在不同的电脑直接同步文档。所有的同步过程都是在后台发生的,不用人工干预.

    同类的软件有很多,当然drop box, live mesh 也都可以完成同样的工作。都免费

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