搞定GTD系列:古道视野GTD Outlook应用教程 4

这是来自于GTDer,也是我的好朋友-古道的投稿,在我写《搞定GTD系列》的关于GTD在Outlook中应用的文章之后,我就邀请他也把自己的经验写出来和大家分享,这是古道的系统、古道的思考、古道的经验,同时GTDLife.cn也希望您能将自己的经验提炼出来和大家分享,总结自己,帮助他人,谢谢。(zouxin2000$163.com)

古道视野之Outlook GTD应用教程
第四课 GTD应用流程

在GTD中有最为经典的五个步骤,收集、处理、计划、行动、回顾,本讲从GTD五步骤的角度,整体描述Outlook应用。

第一步:收集

收集步骤,我一般选择两种方式:

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式,有了新的想法立刻记录进去,具体实现方式见这篇文章:[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的”便签”快捷方式。便签,是需要一天清理一次的!

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别,直接添加任务,这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的,该列表一周清理一次。

第二步:处理

在处理步骤中,古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务,这一步骤在Outlook中的操作方式是:将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中,即可获得Project List,前面也已经讲到,可以将这些Projects设置好类别,按照人生规划的几大类别设置,方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗?真的需要立即去做吗?如果不是,建立一个Future类别,移动进去。

第三步:计划

这时就是计划步骤,如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做,如果较为简单,在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后,将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”,按前几讲设好。同时,建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色,意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起,每个均点选“活动”,如果哪一个Project没有一个活动,那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除,因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的,而没有一个Action说明该Project并为开始!当然,也需要注意,所有Actions是否已经被完成,如果均已完成,那么应该标志在Project已完成,隐藏即可。

第四步:行动

行动中,参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意:如果您完成了一项Action,立即设置下一步骤的Actions!!千万记得!因为一旦忽略此点,在您做周回顾之前,这项Project将会是停滞的!

第五步:回顾

回顾工作是非常重要的,虽然这确确实实很难坚持,但是个人认为至少应该做到以下几点:

日回顾:清理Inbox,各个Inbox!回顾一下今天都做了什么,是否有需要增加的Project,做好相关工作,每天大概10分钟即可。

周回顾:逐个查看Projects,是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做?

月回顾:我个人习惯使用思维导图,做一下全面的整理,尤其对应季度计划。

季度回顾:这个是个人习惯,并非GTD提到,因为我觉得三个月是一个非常好的时间段,做好计划和整理工作,对应全年规划做好安排!

年回顾:做好总结和计划等。

至此,古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成,下一讲将是一个常见问题FAQ,我会针对大家提出的问题不断完善!

这个系列的内容有很多并不完善,还希望大家一起讨论,共同进步!同时,文章写得比较匆忙,包含错误和问题还请大家原谅!

2 thoughts on “搞定GTD系列:古道视野GTD Outlook应用教程 4

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