时间管理案例分析:性格与时间管理

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我在很久前就写过一篇《性格与GTD特点的形成分析》,当然,那时候是在经验比较缺乏的基础上进行的思考,有失偏颇,在所难免。

不过有一点是肯定的:时间管理绝对和你的性格相关!!

下面是Ella在交流圈里对这个案例进行的补充,在这里我代表所有从案例中有收获的所有人向她表示感谢。

首先,是她,不是他 ^^

谢谢Tina.我补充一下我的性格好了~~我也觉得会有点意思。

我不是一个非常organized的人,比较随性,做事情的效率和方式受心情影响很大,所以不到万不得已,我不会gtd…(羞)

我对文字的记忆力很差,对没有关系的事物的记忆力很差,但是对地图、音乐旋律、画面的记忆力很好,这让我非常痛苦!一个案子,我在做的时候思路很清楚,
但是只要一被打断,接着要做下去就要回想很久,甚至昨天才结案的case,第二天老板问我情况,我都得再看一遍才知道。我的这个特点使得David的紧
急事件处理流程对我来说特别有用,因为我一定要把手头上的事情进度和接下来要做的行动记录下来才可以去做别的事情。

我还是个不太愿意被人瞧不起的人,很多事情,明明可以不那么辛苦的,但是我还是要很辛苦地去做,因为我过不了自己那一关。比如我现在刚到一个部门,之前
也没有做过这方面的工作,一个正常人的逻辑都是会觉得上手是需要一段比较长的时间的,而且大家已经觉得我上手很快了,但是因为我是
supervisor,我就受不了自己有一些事情搞不清楚,不能给staff方向和指导,于是把自己弄得很累,什么问题上来了,都想去解决。其实如果我
都懂了,按照我的性格绝不是愿意做别人保姆的人,我之所以以前做了别人的保姆,是因为我觉得自己还不懂,过不了自己那一关,想趁此机会自己把这个事情弄
弄懂而已。

再讲得深一点,前段时间之所以觉得不安,深层次的心理原因是因为我讨厌一切不在我掌控之中。gtd的魅力就在于它让一切看起来都在你掌控之中。如果总共
有100件事情,我可以掌握这100件事情,即使每件事情只掌握了50%,我也觉得舒服。这比100件事情只掌握50件,每件事情掌握100%的感觉好
多了。

周回顾/日回顾让你记忆力超人

其实包括Ella在内的大多数女士(起码根据我对自己身边女士的观察是这样)都有这么两个特点:

  1. 不是很organized:下午突然很想逛街,犹豫什么,let’s go。今天没有心情工作,算了,工作先放到一边,看看韩剧再说。
  2. 形象思维强于逻辑思维:可以很轻松的回忆起来某年某月的某个时候和谁在哪做了哪些事,它们就像是电影片段一样在脑海中闪回,但是要分析一个方案的优劣、得失就不是那么容易了

不知道有多少人认可我这样的结论,不过最起码我想根据Ella提供的资料给她提出一个建议:

                                                                       加强周回顾

作为一个主管,和以前的角色当然会有所不同,举个例子来说,以前是集中精力种一棵树,而现在呢?则是要看管好整片树林,这时候你就特别需要加强周回顾的环节,当你集中精力在一棵树上的时候,你的整个思维是不会紊乱的,有一条线索串起了整个case,通常压力相对来说也不是很大,只要做好手头的事情就可以了,而当上主管之后就不是这么回事了,这棵树需要浇水了,那棵树需要修剪了,各种各样的事情就像一条条射线相互交错,千头万绪。这需要我们充分发挥CPU的能力:

  • 合理分配时间片:合适的时间做适合的事情,当你的心情不是很好的时候,可以做一些比较机械和简单的工作,当你觉得工作状态很好地时候去集中精力解决一些重要任务。
  • 随时切换时间片:很有可能我们正在做这件case的时候,负责那个case的来找你沟通,这时候你就需要迅速的在case之间切换

要想做到上面的两点,就得加强周回顾了,在每周回顾的时候你可以做下面几件事情:

  1. 用四象限法划分任务:哪些是重要的?哪些是不重要的?哪些是紧急的?哪些是不紧急的?方便你随时根据自己的时间情况安排不同的事情。
  2. 尽量熟悉各个案子:回顾的过程中把所有案子的资料拿出来看看,整理一下思路,相当于做一个“索引”,当领导或者别人提到哪个案子时,就可以迅速的找到该案子的线索。这时候建议可以充分利用形象思维能力强的特点,将整个案子形象化,因为我对Ella做什么案子不是很了解,所以不太好讲,假设是司法方面的刑事案子,那么就很容易将整个案子形象化为一部电影。假设是公司项目的案子,可以尝试将资料“抓拍”到你的大脑中。总之,当你对手头的案子认真的进行一次周回顾的话,相信你会对你的工作有更好的把握

甚至我建议每天拿出15分钟的时间对当天的工作进行一次回顾,别小看回顾这个环节,根据艾宾浩斯遗忘曲线,每天进行回顾,起码能提高30%记忆率。

吃完一碟菜还是每碟各吃一点?

我相信这是你的真实体会,也是GTD的魅力所在,这就是open loop的威力

如果总共有100件事情,我可以掌握这100件事情,即使每件事情只掌握了50%,我也觉得舒服。这比100件事情只掌握50件,每件事情掌握100%的感觉好多了。

上面这段话也是你觉得工作压力过大的最好答案,事实上你明明已经做得很好了,新角色上手很快,大家对你的能力也很认可(提拔你当主管就是证明),就像你说的,你还是“过不了自己这一关”,个人觉得这里面是一个角色转换的问题。

要知道,没有人能掌控一切,我们的掌控力要符合自己的角色。

建议你可以这样试试:

  • 解决“受不了自己有一些事情搞不清楚,不能给staff方向和指导”:受到了提拔,角色得到了提升,那么你关注的高度也得一起提升才行,我们的精力毕竟是有限的,如果说你以前是管案子的话,那么你现在的角色应该是管人,然后由你的部属去负责案子。其实你已经意识到了这一点,但是由于一种惯性还是无法有效的实施,因此我建议你将自己的角色形象化。然后摆在你的办公桌上随时提醒你,比如: 你可以将“我是一个Supervisor”做成卡片放在醒目的位置,或者是一张管理学大师彼得德鲁克的照片,或者是你觉得一个Supervisor的职责范围有哪些?写下来,放在醒目的位置。相信经过这样对你潜意识的刺激,角色很快就会调整过来。
  • 解决“我之所以以前做了别人的保姆,是因为我觉得自己还不懂”:仍然是要过自己这一关,呵呵,没错,你觉得自己还不懂,因为你根本不需要懂。建议不要将一件非常正常的事情看作自己的负担,自从当上Supervisor之后,如果还按以前的方法,工作量可能是以前的N倍(N=你负责的案子数量)。建议你写出Supervisor的职责范围:需要关注所有案子的进度?背景?等等(这个我不太了解),然后让部属通过Email或者其他的方式来向你汇报你想要知道的事情即可,你看,这样一下子从被动变成了主动,不是吗?(如果你对某个案子的某个方面特别感兴趣的话,你可以和负责人当面沟通)

呵呵。我的建议可能对你完全不适用,因为我毕竟不了解你的环境,如果能有哪怕一点点的帮助,我就非常高兴了,呵呵~

其他朋友想聊聊这个话题的话,也可以来时间管理的交流圈发表自己的观点,呵呵,众人拾柴火焰高,这也是时间管理案例分析这个系列的初衷。

祝一切都好。

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你是如何管理时间的?关于时间管理有什么想和大家交流的吗?来这里:

2 thoughts on “时间管理案例分析:性格与时间管理

  1. 南京德智盈软件公司时间管理
    18分钟计划管理你一天
    时间, 优先级, 计划, 技巧

    有太多的技巧告诉我们如何进行时间管理,可真正运用这些技巧,却发现效果不佳。并不是计划安排的不周密,优先级设置有问题,而是“干扰”总是偷走你的每一天,让本文来告诉你如何防止这个时间的窃贼,真正有效地管理你的时间,延长你的“生命”。

    昨天,我打着如意算盘开始一天的工作,早上走进办公室,对当天要完成的事情有大致的计划。我坐下来,打开电脑,开始检查邮件。2小时后,处理了几件紧急的事,帮别人解决了一些问题,搞定了一些通过电脑和电话扔给我处理的事情,我几乎忘了我刚打开电脑时打算要做什么事情。我很清楚地知道,计划又被打乱 了。

    当我讲授时间管理课程时,我总是以同样的问题开始:你们当中有多少人有足够的时间,但事情却总是无法按时完成。10年间,没人举手说是。

    这表明我们知道无法把一天的所有事搞定。因此如何安排我们的时间成为一个关键的策略决定。这就是为什么说编写一个待办事项和忽略事项列表是个好办法。我们最难集中注意。

    但即使有这些列表,执行总是一个挑战。当有那么多事情影干扰使得计划偏离正轨,你怎么坚持执行?当有那么多事情要求你的关注,你怎么集中精力在少数重要的事情上?

    我们需要诀窍。健身教练Jack LaLanne知道所有的诀窍;他曾经铐住双手拉着装满人的大船游了1公里多,并以此闻名。但他不仅仅是个演出主持人。他还发明了一些在全世界健身俱乐部使用的带滑轮和体重选择器的健身器械。至于他的演出,是持续时间最长的健身电视节目,共播放了34年。

    但这些都不是真正让我印象深刻的,我相信他有一个诀窍是他真正的秘密力量。

    固定程序。他在94岁时仍然把每天最开始的2小时用于锻炼身体。90分钟的举重和30分钟的游泳或散步。每天早上,他坚持这么做以达到他的目标:在95岁生日的时候,他计划从加利福尼亚州海岸游到圣塔卡特莱岛,距离20公里。他喜欢说的一句话是,“我不能接受死亡,他将破坏我的形象”。

    因此他朝着目标一贯、认真地工作着,日复一日地做着同样的事。他关注自己的健康,把它放在自己的日程安排中。

    管理我们的时间也需要变得象一种固定程序。不仅仅是一个简单的列表或对模糊的优先顺序,那是无法保持一贯和认真的。它需要变成一种持续的过程,在一整天中,让我们的精力集中在高优先的事情上,不论发生什么干扰。

    我认为在8小时的工作日中可以花不多于18分钟的时间,遵循3个步骤来达到这个目的:

    第一步(5分钟)为一天设定一个计划:在打开电脑前,坐下来在一张空白纸上写下什么可以让你这一天变得非常成功,你可以切实完成什么,能让你接近目标,并在每天结束后觉得非常高效而成功?把他们写下来。

    现在,更重要的是,把这些事情安排到你日历和日程的时间段中,把最难和最重要的事项安排在一天最开始的时候。我是指在一天的开始,甚至在你看邮件之前。如果你的完整列表不能全安排到你的日程中,重新排列优先顺序。这在你决定准备什么时候、什么地点来做这些事非常有效。

    在Jim Loehr和Tony Schwartz所著的《全情投入的力量》这本书中,描述了一次研究,一组30个妇女同意在为期30天的时间内完成乳房自检,那些明确她们将在何时何地做 这事的人全部完成了这项活动,而其他的人只有53%完成了自检活动。在另一项研究中,戒毒者(你还能发现更不堪压力的人吗?)答应在某天下午5点前写一篇 小短文。那些计划了准备哪天在哪儿写的人中80%完成了,而其他人都没有完成。如果你想完成某件事,应该明确定下你准备去执行它的时间和地点。否则,把他 从你的列表中去除。

    第二步(每小时1分钟)重新聚焦:设置你的手表、电话或电脑每小时响铃,当闹铃响起时,深呼吸,看着你的列表并问你自己前一小时是否高效,然后看着你的日历,认真地再次承诺你将如何利用下个小时。就这样,一个小时接一个小时的管理你的一天,不要让时间管理你。

    第三步(5分钟)检查:关掉你的电脑,检查你的一天,哪些奏效了?你在哪里集中精力了?在哪里你分心了?你从中学到的经验帮助你明天更加有效。

    固定程序的力量在于它的可预测性。你以同样的方式一次又一次地做同样的事,因此固定程序的结果是可预测的。如果你认真而明智地选择你最关注的事情,并且持续的提醒自己要集中精力,你就会一直聚焦。就这么简单。

    这种固定程序也许不能帮你在捆住双手的情况下拉着巡游船游过英吉利海峡,但它却能让你在离开办公室时,感觉高效和成功。

    在一天结束之际,这点岂不非常重要?

    maggie_珍珠 reply on 九月 1st, 2013:

    @谢永, 谢谢啊,写了这么多。到处都是正能量,看了,特别开心。学习践行中。

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