时间管理案例分析:提炼自己的工作流程

《时间管理案例分析 一》发布之后,在读者之中反应非常的强烈,都觉得这样的形式非常好,在此,GTDLife.cn非常感谢大家的支持,既然对彼此都有帮助,那我们就一起把它做到最好吧~

特别值得一提的是交流圈里的“童年柯睿”,他对案例做出了自己的分析:

GTDlife用案例的方式来和大家探讨时间管理,觉得很棒;ella的案例也很具体而典型,谢谢;对案例发生者Ella的时间管理方式进行前后对比,
还是可以发现不小的改善,很不错!

自己也学习,小结和发表看法一下:

1,Ella时间管理出现问题,主要因为三个方面的原因

第一,角色定位。他/她是supervisor,但开始充当了“保姆”的角色,食物大小巨细全揽,无分轻重。这无形中弱化了项目和任务产生的意义,并给
他/增加很多额外责任。—–这是Ella自己的问题,但他/她很好的意识到了。而GTDLife.cn提出的四象限法,应该是很有帮助的。

第二,对新环境的适应。Ella提到他/她自己刚到团队,所以不管是工作方式也好,团队的管理也好,或者是和公司其他部门的相处协调等方面,应该有很多
需要适应的地方,一定时间内感到混乱可能也正常—-这需要一定的时间(可以从后面的改进看出ella的适应还是很快的)

第三,工作性质(工作方式)与时间管理。正如Ella自己的描述,以及上面各位朋友的理解,ella的工作有两个主要特点,一个是多个独立案子同时进
行,第二个是会涉及到大量的外部沟通协调,以及委派的工作—-这种工作方式并不单一,而且外部不可控因素多,显然对时间管理的技术要求更高。
上面的建议中,我觉得“委派清单”和“甘特图”的建议不错。

延伸开来,我的具体建议是:首先一定要形成自己处理案件的关键流程,然后才在这个流程下去利用甘特图管控各项目时间(比如ella也提到要做一个进度
表),并注意关键节点;其次,在“委派”方面,可以充分运用GTD中的“场合”概念,对不同的案子中相似的委派类别,建立相似任务的委派清单,便于你集
中处理和追踪。只是处理和追踪后,要记得还原到任务中去。—当然,有合适的工具辅助,会方便很多,哈
——————
借鉴ELLA自己改善的几个点:
1,routine事件,放在固定时间处理(不只是staff交来的,也可以包括查看邮件一类的)
2,staff的要求,分类按需进行
比如:有需要电话沟通来支持的,马上操作(符合2分钟原则)
有需要思考解决的,安排专门时间来沟通讨论(而不是自己一个人提出解决办法再反馈回去)

看来他从这次的案例分析中得到了更多的经验值,呵呵。分析的过程就是成长的过程,建议大家在看到案例时自己先做分析,并且写在纸上,然后再去看别人的分析,这样比较容易能激发出自己的潜能,呵呵

童年柯睿 提出的“一定要形成自己处理案件的关键流程”我非常的认同,一般情况下我们每天遇到的大部分事情,其关键流程基本上是相似的。

比如说,你是一个老师,那么你每天的关键流程可能就是:

  • 备课
  • 上课
  • 跟踪

虽然每个流程具体做的事情肯定是不相同的,但是这几个环节是必不可少的,建立自己的关键流程有什么好处呢?

增强对整个过程的把握

拿我自己的实际情况举例来说,我是一个项目管理者,每个项目都会有项目申请、调研、设计、开发、测试、完善文档、推广(小作坊,所以文档在后面写,呵呵~见笑),整个过程实际上就是这样的一条线(多个项目就是平行的多条线),每一个关键环节都是一个里程碑,我可以随时与项目经理进行沟通,把握整个项目的进度、困难、预期等等,当然,这些只是我“项目跟踪”中的细分环节而已,属于末梢,与“项目跟踪”平级的还有“售后服务”、“资源协调”等等,这些就不再细说,总之,如果你能将你每日工作的关键流程提炼出来的话,你就有了利用甘特图等工具进行管理的基础。

建议使用bonsai,listpro之类的大纲式软件进行树形的分解

方便量化,减少压力

有一种压力,来自于我们对任务的不可评估,这一点不知道大家是否认同,不过如果你能提炼出自己的工作流程的话,你就可以对目前任务的完成度进行一个量化的评估,在进行有效评估之后,可以:

  • 释放压力
  • 调整任务的属性,比如优先级和重要程度
  • 寻找下一个工作重点

比如说,某个项目已经到了完善文档的阶段了,那么完成度基本在85%以上了,心中的大石基本上可以落地了,这时候压力得到了释放,同时,我也会根据这个结果来调整任务的属性,比如说,前段时间搞研发放弃了很多的休假以及社交,现在是不是可以适当的增加一些社交活动呢?是不是可以按时下班了呢?

虽然我们以前也会模糊的认识到:哦,到了写文档的时候了,根据经验,基本上后面没什么事情了,可以放松了,但是如果你是在管理两个或者三个项目呢?你会不会得上一种“强迫症”,感觉好像没有什么可忙的了,但是又不知道为什么,总觉得还有什么事儿没做

尽量的将你的工作任务量化和流程化,有利于释放你的压力

帮助你形成习惯

大家知道这个世界上什么事情做起来最轻松自如吗?答案是:习惯做的事。当我们做一件我们早已习惯的事情时,就像是直接在内存里运算,速度将大大提升,比如说你觉得早晨刷牙、洗脸、吃早饭累吗?每天打开电脑、打开outlook、打开firefox累吗?(有些人说,如果每天早晨起床也是我的习惯的话,那么为什么那么累呢?我只能说:和起床相比,你更习惯睡觉。)一样的道理,如果我们能给自己制定一个好的流程,形成习惯,那么工作起来也会轻松很多。

当然,我们每天遇到的事情不会都在我们的预料之中,我们毕竟不是神仙,所以,一个良好的“例行工作流程”还需要和一个好的“临时突发事件处理流程”结合起来使用。

例行工作流程+临时突发事件处理流程=搞定90%的工作

关于临时突发事件的处理流程,我以前有个流程图,大家可以参考。

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你是如何管理时间的?关于时间管理有什么想和大家交流的吗?来这里:
时间管理案例分析

2 thoughts on “时间管理案例分析:提炼自己的工作流程

  1. 这边提到的工作关键流程就是日本营销管理中所说的QDF方法。

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