时间管理案例分析 一

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GTDLife.cn在这里新开辟一个栏目,叫做

《时间管理个案分析》

目的:汇聚大家的力量为您分析和定制时间管理方案

方式:发送您的环境、现状和问题到交流圈里,大家一起进行分析,或许能给你带来一些灵感和顿悟(那里有超过900人期待和您一起成长)

参与者:所有愿意成长的朋友都可以参与

分析者:所有人都可以提供自己的看法,在分析别人的时间管理方法的同时,对自己来说也是经验积累和考验,你愿意试试吗

提交方式:如果您不愿意公开的话,可以通过这种方式,如果愿意公开和大家交流,可以通过这种方式

口号:让我们一起成长!

备注:因为每个人所处的环境和状态都不一样,所以别人分析的质量取决于你提供信息的质量,通常你需要提供

  1. 自己的工作特点
  2. 自己的性格
  3. 遇到的问题
  4. 自己的思路

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网友Ella在交流圈的案例

我的工作特点是很多个案子同时在手上处理,一个案子需要15-60天(有时候时间更长)才能完成。
从case open到close,会有很多个步骤,比如:
1、打电话给客户,向客户索要一些材料寄回;
2、填写业务联系单请其他有权限的部门帮忙做一些routine的事情,包括帐务处理、调取单据、查来电号码、调取录音等等;
3、调查案情,记录档案,根据案件情况调整客户的账户并做相应措施;
4、在规定时间内上报另外一个组织;
5、处理紧急事件和投诉事件;
等等。

每个案子的处理都会延续很多天,中间经历很多难以由自己完全掌控的事情,比如向别的部门发送了请求以后,要一直等,超过时间没等到还要去催;再比如客户
答应把什么东西传真过来,等了好多天还没传过来,打电话过去又没人接;还有比如案子处理到一半,客人突然做一些让你毫无准备的事情,比如到其他部门去吵
闹投诉等。

由于每个案子的周期都很长,且手头通常都有十几个/几十个案子在处理,在时间和进度管理上我遇到了很大的麻烦。更要命的是,有的案子大老板特别重视,我
还要随时准备给她汇报,她听过以后会发现其他部门在操作上的漏洞,还要我去和别的部门商讨、甚至审核他们的工作和检查流程,难度很大,时间更加不好控
制。

除此之外,我的TEAM也是问题重重。我是刚刚到这个TEAM的,自己对这部分业务本来也不是很熟,但是老板把我放在SUPERVISOR的位置,所以
STAFF(现在有6个人REPORT给我)遇到的问题也是都要来问我,很多时候我觉得解决不了这些问题,却又不能给到他们一个比较好的方向。这些问题
同样占用了我很多的时间。

所以我每天都忙得焦头烂额,回了家还老惦着这个事情没处理完,不知道那个事情该如何处理,睡觉都惦着。我觉得我的时间管理出了很大的问题。

GTD我以前接触过,用的就是纸和笔,在事情不多的时候很好用,也受益不浅。但是现在的工作让我无所适从,很多时候觉得连把事情记下来的时间都没有,更
不用提如何回顾了。

我的初步想法是:
1、案件的进度由案件档案来控制,每个步骤设置相应栏位,做完一个就写一个日期,基本上可以控制处理案件的时间。遇到特殊情况的,比如有的客人在国外,
需要考虑时差打电话的,则借助PDA的任务提醒功能。
2、老板的要求借助PDA的日历和NEXT ACTION来处理,还有参考DAVID ZOU的紧急事件流程图,如果紧急的话,把手头的工作用录音的方
式保存下来,这样被老板打断工作以后,过一阵子还能继续处理手头上的事。
3、STAFF的要求如果紧急,按照紧急事件流程处理,如果不紧急,请他们先和我预约时间,再和他们谈,或者每天安排一段时间给STAFF,专门处理他
们的问题。另外,在原则上,我只告诉她们我的要求,如何处理还是靠他们自己想办法(我以前就是个保姆!)。
4、其他部门的邮件和电话来了,如果当时我正在处理我的事情,先不理会,而是把手头的事情保存,以免接个电话又忘了刚才在做的事情和思路。保存完后,立
刻回拨,如果是小事情,电话里就解决了,可以继续做自己的事情;如果事情紧急,可以安排的就立刻安排相关同事跟进,记录ASSIGNMENT,然后继续
做自己的事情,不可以安排的自己立刻跟进。
5、对于别人欠我的事情,一定要100%记录ASSIGNMENT,每天回顾,及时提醒。

暂时想到那么多,不知道各位有什么方法可以帮到我?

我们的建议

来自GTDLife.cn的建议

呵呵,Ella ,您好

您已经做得非常棒了,时间安排的很紧凑,并且在应用临时事件处理流程时,为大家提
供了非常宝贵的经验,多谢。

非常好的是您将您的工作特点和环境做了详尽的描述,这为大家一起分析和探讨提供了
前提。

我觉得像您这样case比较多,并且又是supervisor的角色,我觉得可以试试“四象限”
方法:

1.重要而且紧急:这一般都是您提到的“重要临时突发事件”,我们应该尽量控制事情
发展到这个象限,很多重要而且紧急的事情都是由重要不紧急发展而来的
2.重要不紧急:我们要将注意力放到这个象限,不管是老板重点关注的,还是对自己来
说比较关键的事情,都应该在这个象限里面,这部分是重点
3.紧急不重要:授权,这个象限的事件应该充分授权,你是supervisor,需要信任你的
team,刚开始的时候他们取得的结果可能并不能让你满意,但是你千万不要因此而自己
去做。一定要充分信任。
4.不紧急不重要:最好别做。

抓住重要的事情,做到充分授权,我想这样会好一些,当然,这些只是建议,你可以参
考自己的实际情况使用。

关于清单,我建议你:
1.委办清单:既然充分授权,委办清单就会比较大一些,并且最好要有提醒器,如果没
有提醒器,那就需要每天上班之前看一眼委办清单
2.项目清单:因为每个case都是独立的,并且都有自己的流程,建议可以使用实物清
单,用文件夹将不同的项目区分开来,用数字方法跟踪进度,比如甘特图。这样可以对
所有项目有一个总体把握,自己站的也会高一些

希望多多交流。呵呵~

来自Z.Q.Liu的建议

建议首先不能让自己”乱”,心一乱,动作必然乱,更加会着急,也会有”忙得连记下来的时间都没有”的感觉。无论什么时候都力图让自己保持清晰的头脑(呵呵~~我用的是清晰,不是冷静……因为很多职场中人其实很难100%保持冷静啦),才能最大限度地发挥出自己的能力,已经最大限度地运用好类似于GTD之类的辅助措施。

来自Digman的建议

楼主怎么不试试用思维导图来完成项目过程跟踪呢,一个案子一副导图,回顾起来也很方便

案例提出者的收获

David, Guojun, Z.Q Liu

谢谢你们的回复。

上周日我买了个华硕的PDA,装的是pocket informant,感觉随着对这个软件的慢慢熟悉,以及GTD的理念不断深入,我的工作和生活开始
步入正轨,和大家分享一下。

首先,以前的我每天总觉得脑子里有好多好多让我觉得难以应付且永远做不完的事情,这种感觉已经把我压垮了。现在,因为我把脑子里的工作任务全部交给了我
的PDA,且随时添加和回顾,我非常清楚到底有多少工作,也不用担心时间拖得长了就会忘记工作,所以大脑的负担减轻了不少,心情也好了很多。

其次,以前我总是大事小事一把抓,什么事情只要找到了我,我都义不容辞身体力行,不但把自己弄得很累,还会因此而忽略了真正重要的事情。现在我对自己的
工作量和时间有了理性的控制,明白轻重缓急,我知道今天哪几件事情是一定要做完的,那么新的事情来的时候,如果不是很重要,我决不会放下手头的工作去对
付新的事情,而是采取授权或者记下来的方式解决。这样一来,重要的事情就完全在我的掌控之中,工作成就感也强了很多。

再者,在管理staff方面,我采取了以下措施:
1、routine的,不重要也不紧急,但却一定要我批准或者签字的事情,我让staff每天固定时间交给我,在我方便的时候做(比如让她每天17:
00交给我,而我可以在加班回家前简单看一看就批准,第二天早上还给她归档),效果不错;
2、对于staff提出的问题,如果时间花费不长(比如需要我来打个电话到其他部门确认的),我还是会立即去做,解决问题的同时也给自己树立威信,如果
我也需要时间思考解决的,我会让他们暂时先按照原有流程或者临时解决方案操作,如果问题还是不断发生,则找个时间坐下来大家一起讨论解决,而不是我象保
姆一样必须解决他们的所有问题;

最后,现在无论如何我都会挤出时间来记录新的工作并做回顾,比如吃完中饭的时候、去茶水间的间隙、甚至上厕所的间隙,花一点点时间可以让自己的大脑随时
保持清醒,并且高校运作,绝对值得!

ps:为了保持原貌,引用时未作任何修改,由此引起的阅读不便请见谅。

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3 thoughts on “时间管理案例分析 一

  1. GTDlife用案例的方式来和大家探讨时间管理,觉得很棒;ella的案例也很具体而典型,谢谢;对案例发生者Ella的时间管理方式进行前后对比,还是可以发现不小的改善,很不错!

    自己也学习,小结和发表看法一下:

    1,Ella时间管理出现问题,主要因为三个方面的原因

    第一,角色定位。他/她是supervisor,但开始充当了“保姆”的角色,食物大小巨细全揽,无分轻重。这无形中弱化了项目和任务产生的意义,并给他/增加很多额外责任。—–这是Ella自己的问题,但他/她很好的意识到了。而GTDLife.cn提出的四象限法,应该是很有帮助的。

    第二,对新环境的适应。Ella提到他/她自己刚到团队,所以不管是工作方式也好,团队的管理也好,或者是和公司其他部门的相处协调等方面,应该有很多需要适应的地方,一定时间内感到混乱可能也正常—-这需要一定的时间(可以从后面的改进看出ella的适应还是很快的)

    第三,工作性质(工作方式)与时间管理。正如Ella自己的描述,以及上面各位朋友的理解,ella的工作有两个主要特点,一个是多个独立案子同时进行,第二个是会涉及到大量的外部沟通协调,以及委派的工作—-这种工作方式并不单一,而且外部不可控因素多,显然对时间管理的技术要求更高。
    上面的建议中,我觉得“委派清单”和“甘特图”的建议不错。

    延伸开来,我的具体建议是:首先一定要形成自己处理案件的关键流程,然后才在这个流程下去利用甘特图管控各项目时间(比如ella也提到要做一个进度表),并注意关键节点;其次,在“委派”方面,可以充分运用GTD中的“场合”概念,对不同的案子中相似的委派类别,建立相似任务的委派清单,便于你集中处理和追踪。只是处理和追踪后,要记得还原到任务中去。—当然,有合适的工具辅助,会方便很多,哈
    ——————
    借鉴ELLA自己改善的几个点:
    1,routine事件,放在固定时间处理(不只是staff交来的,也可以包括查看邮件一类的)
    2,staff的要求,分类按需进行
    比如:有需要电话沟通来支持的,马上操作(符合2分钟原则)
    有需要思考解决的,安排专门时间来沟通讨论(而不是自己一个人提出解决办法再反馈回去)

    DavidZou reply on 八月 17th, 2008:

    非常感谢,GTDLife.cn的口号就是“让我们一起成长”,呵呵,所以,在阅读和分析别人经验的同时,自己也在不断的提高。

    多谢 童年柯睿 的支持,因为有你这样的热心读者响应,用具体案例来探讨时间管理才能显得圆满

    非常赞同您的观点,如果ella能再提出具体一点的细节的话,可能我们大家的建议也会更细致一些,比如说提到了四象限,他如果能把它一天的工作罗列出来的话,那么咱们或许可以一起帮他
    进行任务的分解和归类,看看哪些是第一象限,哪些是第二象限等等~~~

    总之,大家能提供多少帮助,完全看案例提供者的资料有多详细,呵呵~~

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