应对临时突发事件的原则

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在GTDLife.cn的前一篇日志里和大家分享了《如何应对生活中的临时突发事件》,当然,这只是个人的经验分享,并不一定适合所有的人,但是我想,在面对临时突发事件的时候,有一些原则问题是我们所有人都应当尽量遵守的,让我们来从GTD的角度谈谈这些问题,同时也希望大家在交流圈谈谈你们是怎么想的,这样才能提高的更快,让我们一起成长吧。

不要让临时突发事件影响你的情绪

情绪和节奏是最重要的!不管是足球赛场(俄罗斯刚刚战胜了荷兰。。。)还是社会舞台,GTD的目的就是让我们的心达到心如止水的境界,我们如此的讨厌临时突发事件就是因为他总是能轻易的扰乱我们的情绪,诸多的临时突发事件就像不停的往水潭里投掷石块。水面怎能平静?

我想大多数人都意识到了:我们不仅需要一套像GTD这样优秀的事务处理系统,我们更需要一个健壮的情绪管理系统,或许可以说:我们需要通过锻炼来提高我们的EQ

关于这个话题,我们以后再展开来说,当然,如果您已经有什么好的想法或者经验的话,可以联系我,非常感谢。

现在我只需要让你知道一点:我们需要管理自己的情绪,并且管理技巧可以通过锻炼不断提高的!!

重视“再次放入工作篮”的步骤

罗马不是一天建成的,David Allen指出我们不应该把任务再次放入收集篮,但是当一个任务在我们处理到一半的时候,其实已经不是原先的那个任务了,所以从这个角度讲,并不和DavidAllen的原则相冲突。很多朋友都有这样的坏习惯:他可以把大脑清空,也可以把任务放入收集篮,但是对这些任务进行分解之后,忘了把分解之后的任务重新放入收集篮

如果你想轻松的面对临时突发事件,你就必须重视“再次放入工作篮”这个步骤,就像我上篇日志里流程图展示的那样:“当前工作保存之后,重新放入工作篮!

这是一个细节,希望朋友们能更加重视这个细节,呵呵~

两分钟原则仍然有效

“两分钟原则”是生活中一个伟大的提炼,他是建立在许许多多人处理日常事务时的经验基础之上的:

2分钟基本上是一道时间分界线,即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间,远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说,这是一条提高效率的捷径

—-David Allen

想要更完美的掌握自己的时间,就要更精确的计算自己的时间

GTD的概念常驻于心,工具并不重要

很多朋友都问同样的一个问题:“有没有一些不会影响心如止水心境的事情呢?这些事情需要放入收集篮处理吗?”,我想,他们的意思是有些事情已经形成了习惯,并不会干扰大脑的思考,或者造成任何压力,这些事情已经成了“固化体”,这个问题很有讨论的必要,大家可以在交流圈里聊聊自己的看法,我个人觉得是可以的,举个例子来说:“中午12点吃饭”这件stuff有必要放入收集篮吗?这似乎是一个必要的,并且习以为常的事情,而且丝毫不会干扰大脑,如果觉得这个例子有些极端的话,我还可以举出其他例子,比如说:“早晨7:00起床跑步”,这个需要放入收集篮,然后走一遍GTD流程吗?个人觉得不需要,一个闹铃就搞定了。(palm的日程表可以实现每天、每周、每月、每年的循环闹铃,非常好用)

其实我们在没有工具的情况下,用我们的大脑里走了一遍GTD流程,就是这样,当你度过了工具的新鲜期、厌恶期、实用期之后,就达到了“心中有剑”的境界了

让周围人使用GTD

如果你的领导或者你的同事非常喜欢“突然袭击”你该怎么办?

与其被动承受或者激烈的摩擦不如主动出击,让他们成为GTD的门徒

很显然,只有当周围人都有了“按照日程表做事”的好习惯之后,才能够保证自己较少的被突发临时事件干扰,这也是GTDLife.cn如此大力推广GTD的原因,希望大家能和我一起努力,让周围人都能够理解GTD都能够养成“按照日程表做事”的好习惯。让我们一起努力吧~~~

2 thoughts on “应对临时突发事件的原则

  1. Pingback引用通告: 如何去做你讨厌做的事情? » 生活帮-LifeBang

  2. 针对 GTD 的「两分钟原则」,我们有一些心得供参考:

    「待办事项的两分钟原则(Two-Minute Rule)」

    原文网址:http://www.liitrans.com/component/k2/item/2464-mgt15

    不论是工作上或生活上,我们都经常需要同时处理许多项事务。如果要妥善管理,除了排定优先级之外,也可以考虑使用「两分钟原则」(two-minute rule)。

    「两分钟原则」由 David Allen 在 Getting Things Done 一书中所提出:「只要是能在两分钟之内完成的事务,都应该马上进行。」

    立言翻译的同事有时需要同时进行多个翻译项目与公司发展项目(注 1),而在项目管理时会有许多待办事项(注 2),这时我们就会运用「两分钟原则」。在实际运用后,我们认为「两分钟原则」有许多好处:

    1. 立即执行,不会遗漏

    2. 让相关的人放心、无须追踪

    3. 节省记录待办事项的时间

    4. 缩短待办清单,降低管理成本

    5. 无须思考优先级,可节省脑力

    6. 避免拖延,更有生产力

    7. 基于以上好处,能够更加放松,并专注在其他事务

    以下针对几种状况说明:

    1.
    如果我们不论事情能多快完成(是否可以在两分钟内完成),一律都先记到待办清单的话,那么不但得花时间记录,还会使得待办清单越来越长,让我们下次去检查清单时,还得再次思考优先级,来决定要先进行哪些事务。此外,我们也可能在检查清单之前,就有人告诉我们某事务的完成期限已经过了。

    2.
    我们的事务多半不会只涉及自己,有时是其他人交办的,有时是完成与否会对其他人有各种影响,所以先进行能在两分钟内完成的事务,也能让相关的人马上放心,让他们不用再花心思去追踪该事务的进度。

    3.
    「记录」待办事项的「记录」也是一种事务。虽然「记录」不代表需要立即执行,但是「记录」这件事情如果没有马上花个不到两分钟进行,那么就会没有可以追踪的「纪录」,所以很容易因为遗忘、被其他事情打断等等因素,而使得本来该记录的事务消失在脑海中,或者是忘记在期限内进行。

    4.
    以上的例子都跟遗忘、超过期限有关,如果一个工作者在管理自己事务时战战兢兢、戒慎恐惧,那么运用「两分钟原则」便可以让自己更放松,也因此可以更专注在其他事务上。

    立言翻译的同事有很多时间管理的方法,而我们认为「两分钟原则」非常容易落实到工作上与生活上,而且所带来的好处不但立即可见,也非常显著。

    注 1:关于立言翻译该职务的说明可参考「立言翻译公司文化:鼓励沟通与多元职务」:http://www.liitrans.com/culture 。

    注 2:立言翻译的同事在决定待办事项时,还会依照 Priority Matrix(优先级矩阵)先判断事务是否重要、是否紧急,以决定某事务是否需进行,以及进行的优先级。可参考以下连结:https://en.wikipedia.org/wiki/Priority_Matrix 。

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