如何应对生活中的临时突发事件?

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“生活就是充满了种种意外”

生活中的临时突发事件是层出不穷的,其实总结下来,就下面这一个原因:

  • 人是群居动物,人生活在社会中,这就决定了你的时间有一部分是需要由别人决定的。

举个例子来说:

你本来打算周一早晨在办公室完成一个采购计划,但周六晚上领导给你打电话说:“小X,下周一到河北出趟差,搞定XXX项目”这时候你能怎么办呢?难道你要告诉领导:“对不起,我打算下周一写采购计划的,你应该在我上周制定这个计划的时候通知我!”领导会告诉你:“对不起,我的公司不需要你这样的可怜虫”。

这样的例子恐怕读者你能举出更多。。。。

呵呵,让我们还是聊聊如何应对生活中的临时突发事件吧~

“两分钟原则”仍然有效

当临时突发事件估计完成时间在两分钟之内的话,还是立即去完成他,比如说:

  • 打一个回访电话
  • 给老板冲一杯咖啡
  • 到隔壁办公室取一份文件
  • 让XXX编写项目计划
  • 上厕所。。。。

这样做的原因是:

2分钟基本上是一道时间分界线,即从这里开始你对某些情况进行归档保存所花费的时间,远远地超出了当你第一次发现这个问题时就动手解决所需要的时间。换句话说,这是一条提高效率的捷径

                                                                                      —-David Allen

这里面需要注意一个问题,如果上面交代下来一件突发事件是需要别人完成的,那就第一时间安排出去,这和其他依照“两分钟原则”处理事情不同的地方在于:需要花费一点时间写在你的waitting for清单里

我的临时突发事件处理流程:

绘图2  点击图片看大图

临时事件处理的好不好,首先得看我们的评估能力,根据“四象限”法则,我们将临时事件分为:

  • 重要而且紧急
  • 重要但是不紧急
  • 不重要但是紧急
  • 不重要而且不紧急

一般情况下,我们需要优先处理的象限是:重要而且紧急,不重要但是紧急

不需要优先处理的临时突发事件就将他当作一件Stuff放入收集篮

如何保存当前工作的进度

如果经过评估,临时突发事件确实是一件需要优先处理的事件,我们应该做下面几个工作以保证我们不会丢失当前手头工作的进度和思路,给大脑来个快照

  1. 当前工作进度。你手头工作做到什么程度了?比如说:正在远程处理某客户的软件问题。
  2. 目前的想法。你对手头的工作目前有什么想法?比如说:有可能是客户下载了某杀毒软件或者中病毒
  3. 打算如何处理。你手头工作打算如何处理?比如说:如果自己解决不了就只能上门服务,或者转交给他人
  4. 有条件就录音。把大脑里所有关于手头工作的东西全部说出来。
  5. 下一步行动。关于收统工作的下一步行动是什么?比如说:关闭所有可疑进程,然后打开软件再测试一次。

保存完当前工作的进度之后就可以开始着手处理临时突发事件了。

临时突发事件是我们都非常讨厌的事情,生活中偏偏经常遇到,就像GTDLife交流圈里的朋友和我们分享的IBM广告词:要把变化作为计划的一部分

在下一篇Blog里将和大家分享几个关于处理临时突发事件的经验,同时也希望读者能将你们的经验与大家一起来这里分享。

来GTDLife交流圈和超过738的同好进行交流吧。交流圈里关于临时突发事件的话题在这里

14 thoughts on “如何应对生活中的临时突发事件?

  1. 四相法+1,才知道叫做四相法,嘿嘿

    DavidZou reply on 六月 23rd, 2008:

    呵呵 。。。。加油吧。。。

    daw reply on 十月 30th, 2012:

    @DavidZou, 您好,据我所知,这个顺序应该是:“重要且紧急”-“重要但不紧急”-“不重要但紧急”-“不重要不紧急”。而且很多人经常把第二、第三的顺序弄混。

  2. 很好,很实用
    比翻译过来的东西强一百倍,一看流程图立马就明白怎么回事了!

    真正在研究GTD,研究个人成长,研究时间管理的人!
    敬佩

  3. 很好,很实用
    比翻译过来的东西强一百倍,一看流程图立马就明白怎么回事了!

    真正在研究GTD,研究个人成长,研究时间管理的人!
    敬佩

    ______________

    同感

    DavidZou reply on 八月 23rd, 2008:

    多谢大西瓜的支持,呵呵~~

    坚持原创,坚持经验分享,坚持共同成长

  4. 本人GTD的初学者
    正在学习,讲的很精彩,受益匪浅
    一直感觉自己没条理,好像很多事情要做,又好像无从着手,毫无头绪。。。
    直到了解了gtd

  5. >> 一般情况下,我们需要优先处理的象限是:重要而且紧急,不重要但是紧急

    不过,更好的做法可能是重要的事情先做。
    那这样,就是:
    重要而且紧急,重要但是不紧急

  6. 如果是大于两分钟,并且重要又紧急的事怎么处理呢?

    jacky reply on 二月 6th, 2013:

    @CaptainY, 这个情况, 个人认为, 没办法, 也只能马上保存当前事情的进度,然后着手处理这个紧急事件.

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