重新认识我们的清单:什么是清单?你需要数字清单还是实物清单?

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不久前,GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题:

GTDLife问读者:我们要朴素化自己的GTD系统,就需要精简自己的清单数量。

问题来了:除了“下一步清单”是必须的,还有哪个清单是我们所必需的?

希望大家多多交流,共同成长~~

这个问题得到了大家踊跃的回应,先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦,让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇

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既然我们在谈清单,我们就应该知道在GTD里,什么是清单?

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清单是具有同一特征的事物集合

日常生活中的很多东西我们都可以称之为“清单”,比如说:

  • 去超市购物前列出的“购物清单”
  • 主持人手中的“节目清单”
  • PowerPoint中的“幻灯清单”
  • Google Reader里的“阅读清单”
  • 还有很多

不管怎么样,我们每天都在接触着各种各样的清单,清单本身只能帮你清晰任务,但并不能帮你提高效率

对于GTDer来说,最重要的不是“什么是清单?”,而是“清单上写什么?”或“如何有效的组织清单?”

当我们掌握了“如何组织清单”之后,我们的效率才会增长,这清单才称得上是一份“高效的清单”

殖民者的火枪和印第安人的标枪同样是远程攻击工具,但是就是因为制作方法和工作原理上的差异,标枪在火枪面前失去了意义。

您是如何让您的清单拥有“高效”?快来GTDLife交流圈讨论吧

“实物清单”和“数字清单”

我们目前使用的不是“实物清单”就是“数字清单”。

下面这些清单都是“实物清单”:

  • 一张有标题的纸上列出的项目
  • 白板上罗列出的步骤
  • 书本的目录
  • 结绳记事

我们可以准备几个文件夹,在文件夹的封面上写上他们的分类,比如说“办公室”“家庭”“乘地铁”“电话”等等,之后你可以把下面的任何东西放在文件夹里从而形成一个清单

  • 需要抽空阅读的纸质资料
  • 需要电话回复的姓名、号码、及核心内容
  • 今天之内需要完成的任务
  • 有空继续构思的小说大纲

这是一个非常不错的方法,我们可以想想看:

  • 早晨乘地铁的时候打开随身携带的“乘地铁”文件夹,或许里面是当天的任务列表,也有可能是自己正在构思的小说大纲
  • 到办公室之后将“乘地铁”文档放入包中,打开桌上的“办公室”文件夹,看看需要做哪些工作,需要阅读哪些与工作相关的资料
  • 早晨10点的时候把“电话”文件夹打开,给里面记录的每一个回电话,沟通你已经做好充分准备的话题
  • 下班回家后打开“家庭”文件夹,看看改修马桶了?还是该指定家庭理财计划了?

多么的游刃有余,多么享受的生活啊~~呵呵~~

数字清单的特点是:

  • 便于携带(PDA,Notebook)
  • 方便提醒(定时提醒功能)
  • 更新方便
  • 方便协作(outlook、在线系统

你需要数字清单还是实物清单?

在我们分析了数字清单和实物清单的特点之后就不难选择了。

首先还是需要强调一下:每个人都应该有自己的GTD系统,对于清单也一样,每个人应该建立属于自己的清单体系

GTDLife的个人建议按照下面的原则使用清单:

原则一:数字清单当索引,实物清单当内容

比如说我们因为要写一个策划书,所以需要阅读一些相关的资料,那么我们应该在电子清单上写下“撰写策划书—阅读XXXXXXX”,并且如果有具体时间的安排话应该设置提醒器。

当你去执行它的时候你可以在你的资料夹找到“XXXXXXX”并阅读,这样就完成了清单上的一项内容。

数字清单是非常适合管理和分享的,因此我们应该把它链接到某些实物,形成一个清单的“超链接”,这时候我们只需要关心“怎么做”而不用在意“做什么”,这也是一个清空大脑的过程

原则二:数字清单用作回顾

我们在做周回顾的时候需要对包括“下一步清单”在内的所有清单进行浏览,这时候我们就不需要面对着纷乱复杂的实物清单了,我们只需要对数字清单进行回顾即可,遇到印象不是很深刻或者想要加深印象的部分,再循着“超链接”找到文字资料进行浏览。这是一个提高周回顾效率的好办法~

原则三:根据自己的情况精简清单数量

在DavidAllen的书里提到了这些清单:

  • 工作清单
  • 下一步清单
  • 等待事宜
  • 将来某时/也许清单
  • 悬而未决清单

关于清单的精简我已经在GTDLife交流圈里和大家做了些交流,希望您也能和我们一起分享您的经验,让我们一起成长

根据我的经验,某些清单可以用context代替,至于具体的方法,将在《重新认识我们的清单》系列里和大家一起分享~~

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希望大家在自己的blog中,谈谈自己对GTD中的清单是如何认识的?相信在写的过程中和写完之后都会对清单系统有一个新的认识,这一点我深有体会~~让我们一起成长吧~~~

7 thoughts on “重新认识我们的清单:什么是清单?你需要数字清单还是实物清单?

  1. 有个疑惑:有时候有一些很简单的事情,心里想着“这点小事我一定会记住的”可过一会儿就很快忘记了。像这样的琐碎的事情能用清单帮忙吗?

    smakye’s last blog post..冬天的时候,总是盼望春天

    DavidZou reply on 四月 7th, 2008:

    这样的事情我以前也会遇到,有了GTD系统之后,那些简单的事情当作stuff就处理掉了,该进任务的进任务,该进日程表的进日程表,改进清单的进清单~~

    GTD就是要把这些事情清除出大脑,并且还不会遗忘~~

    最重要的步骤:把他写下来~~

  2. Pingback引用通告: 五个最佳的GTD应用软件 | 我和我追逐的梦

  3. 我认为这篇文章用BONSAI写的脉络清晰.

    我突然想到了,以后写文章也可以用BONSAI来写,这样思路能够得到最大程度的发散,还能写出层次分明的文章.

    DavidZou reply on 八月 22nd, 2008:

    呵呵,多谢鼓励,只要学会了‘大树式’分析方法,就可以有很强的逻辑性了

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