搞定GTD系列:古道视野GTD Outlook应用教程 1

这是来自于GTDer,也是我的好朋友-古道的投稿,在我写《搞定GTD系列》的关于GTD在Outlook中应用的文章之后,我就邀请他也把自己的经验写出来和大家分享,这是古道的系统、古道的思考、古道的经验,同时GTDLife.cn也希望您能将自己的经验提炼出来和大家分享,总结自己,帮助他人,谢谢。(zouxin2000$163.com)

古道视野之Outlook GTD应用教程
第一课 开篇介绍及Outlook设置

我曾经在古道视野更新了一系列GTD的相关文章,其中最为推荐的工具是Outlook,因为这个软件是最方便获得的,同时Outlook与手机,不论是诺基亚,还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的,在更换平台时也可以方便导入,因此强烈建议GTD初学者使用!

同时,之所以这样推荐,也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理,就应该是每个人严格遵守的东西,每个人都应该发展出适合自己的GTD系统,Outlook并不完全符合GTD思想,但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章,具体原因前面已经提过很多次,但是这次应GTDLife的邀请,实在有些却之不恭,加上近期很多朋友发来mail,希望有一个这方面的教程,而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍,所以,还是写几篇吧。大概会有几篇,不会很长,把基本的内容完成,争取用更多的图片予以描述,做到简单易懂。

OK,进入正题!第一课是软件设置:

选择工具:Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置:
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘,一方面可能由于系统问题而导致数据丢失,建议更换保存位置;另一方面,据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况,还是做好保存较好。
设置方法:
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加,保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除,将后添加文件设置为默认。

clip_image002[5]

之后是做好备份工作,从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“:

clip_image004

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明:针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友,比如我,两台电脑的数据为了保持一致,我会选择直接copy数据文件的方式,将Outlook关闭,在D盘下设置文件夹Outlook Data,将第一个数据文件放进去,然后再其中设置一个文件夹Backup,将第二个备份文件制定到该位置,以后用U盘copy这个文件夹回家即可,当然copy之前要确保Outlook关闭,另外注意,不要在没有覆盖新版本前做任何修改,因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”:

在Outlook中有一个很大的劣势,就是无法做“分级任务”,比如说我现在在写GTD Outlook教程,这个Project可以做进一步的分解:

第一步:使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步:注明那些内容需要重点来写,大概要完成多少篇文章,使用哪种方式来写。

第三步:Outlook中建立一个新的数据文件,作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时,我发现,我发将这些任务或者日程联系到一起,回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能,但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现,若作为Project,可能带来很多混乱,那么如何处理?我们使用“联系人”!因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西!

首先,我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小,只留下一个“文件夹列表”(下图下面的红框),以后操作只看这一个。

然后,在联系人下新建一个文件夹-Projects

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再次,在文件夹“Projects”点击右键-属性,选择“Outlook通讯簿”页面,将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何,我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

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最后一步,工具-选项,点击“联系人选项”,将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选!

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3、Projects联系人内部设置:

选择Projects文件夹,如下图,选择视图-当前视图-按类别。

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这时,可以看您方便,是否选择下一步骤,我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project,很多内容是不必要的,因此创建了一个针对Projects文件夹的模板(下载地址),如何导入,由于我的电脑已经存在,无法试用,麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下,我再更改!下面是我自己设计的窗体,很多地方完全不知道如何做,所以,很丑,功能也不怎么样,哪位高手帮忙重新调整一下!万分感谢,大家可以做一个参考:

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在这个联系人,后面成为Project List中,我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类,这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划(含MindManager模板)”文章,就是其中的几个大类,当然为了方便查找,您也可以进一步细分一下类别,一切看您方便!总的来说,这个List就是您回顾时使用的Project List,所以怎么习惯怎么用好了!

参考文章:[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons

好的,第一课Outlook设置就讲到这,第二讲,我们将真正开始Outlook GTD之旅!!

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这篇文章,还有剩下的几篇,说实话我只是一次写成,没有做任何重读和修改,再次非常非常抱歉!主要是我最近工作实在太忙了!工作时间的八小时完全做不完,加班加点,回家了还要写总结、写规章制度等等,今天没有回项目,那需要远程遥控做很多事情,所以大家原谅吧!

Tags: GTD 3.0, GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, GTD工具,Outlook

 

让我们一起成长!

6 thoughts on “搞定GTD系列:古道视野GTD Outlook应用教程 1

  1. 这里这么没有分类到导入操作?楼主可以说明白点的么

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