搞定GTD系列:使用OUTLOOK进行GTD 2

这是来自于读者hhw的投稿,他对Outlook有着自己的经验。如果大家在使用OUTLOOK进行GTD方面有自己的方法的话,欢迎投稿:zouxin2000$163.com

分使用Outlook的Task模块进行GTD的安排。

平时可以使用笔记本或者卡片构筑自己的Inbox,不要太多渠道,我一般使用一个本子、以及email的Inbox作为自己的Inboxes。每天下班的时候卸载Inboxes到Task里面。

downloadInboxes

卸载分为两步:建立Task和设置Task。

可以一次把Inboxes里面的所有内容先建立Task,然后一个一个设置。或者卸载一个设置一个,按照自己的习惯来做,反正每次的最终结果是Inbox保持清空,以及每个Task都设置完全。
一、建立Task

注意:建立Task的时候,应该使用Category来区分Task的类别,这个类别可以是项目,或者是环境,或者Reference/Someday等等。你也可以将没有设置的Task就归类为Someday的。如下图:

viewTask
二、设置Task

打开具体的Task,是可以设置很多内容的,首先当然是标题和内容,可以插入图片、相关邮件等等。

downloadInboxesToTask

Outlook的Task设置的时候,可以通过拖拉,设置任务的开始日期和结束日期。

setupTaskSchedule

具体设置一个Task,要注意几个要点:
1、细分子任务:一定要按照1小时左右的工作量来细分任务,如果有交付时间要求,写上要求交付日期和时间。 甚至像后文介绍的那样,使用Calendar安排好日程;
2、重视提醒:提醒功能可以任务是一个任务的开始信号,通过snoop来逐次推移任务提醒,直到完全完成;
3、优先级:可以帮助你安排并行任务的执行次序。

setupTask
三、使用Calendar

有些任务的子任务,需要规定时间地点完成的,可以通过Calendar设置指定日期和时间,或者作为某日的Boss Task,就是必须完成的任务,设置在All day event里面。

useCalendar

GTD的主旨是随时收集任务、分析细分任务到易执行的子任务,然后按照优先级逐个击破。 整个过程的提醒不断,也可以看到并行任务的状况。

Happy GTD !

 

如果您有什么关于在OUTLOOK上使用GTD的经验,可以和我联系,与大家一起分享,谢谢。

10 thoughts on “搞定GTD系列:使用OUTLOOK进行GTD 2

  1. 不错,不错,可惜侯子要使用Outlook必须得用VPN,非常的不爽,就不拿这个东西做GTD了,最后还是回归到纸和笔了~~~

    古侯子s last blog post..一些小发现

  2. 请问以上outlook用的什么版本?貌似是03,现在什么版本用的多啊?我曾经试验过03,07,发现07还是比03好用,但是由于是1G内存,感觉带起来很慢,我是学生,但是我发现outlook还是很适合我的,我一直用MM思维导图+outlook2007+onenote2007,来实施我的GTD任务。本站也是我一直关注的站点,希望能多介绍office2007的多重应用。我觉得吧,软件这个东西,还是要适合自己的才是最好的,我是个软件发烧友,但换了这么多,还是以上三个组合觉得很适合,虽然都是盗版。。。祝所有人:合家欢乐,万事开心!

    DavidZou reply on 十二月 12th, 2008:

    是2003没错,好眼力,我的本子装07也有点吃力,我不喜欢那些占用内存太多的东西,我会尽量优化我的设置以及使用绿色软件。

    我希望我介绍的是最简单,最核心的东西,每个软件都有他的特长和特色,如果一一介绍恐怕任重道远,我希望通过一个简单的工具和大家交流一些核心的东西,有了这个核心,任何工具都将是我们的“玩物”

  3. 你好 有个bonsai的问题 不知道发这里你能看到吗 希望能得到你的解答

    先安装的palmdesktop 后装的bonsai pc版4.0 bonsai palm版是直接从卡里拉到内存里的

    问题:无法同步数据 同步后pc和palm上的数据没有更新 很郁闷的说 盼解答

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