搞定GTD系列:使用OUTLOOK进行GTD

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《搞定GTD,从入门到精通》这个系列的开始就提到了,这个系列将是:

  1. 读者想了解什么,我就去研究什么,就和大家分享什么,也希望大家能把自己的经验通过GTDLife.cn的平台和大家一起分享。
  2. 以工具为线索,让大家迅速上手,在实践中不断优化。
  3. 复杂的理论放在一边。

那么从这一篇开始,GTDLife.cn和大家一起体验OUTLOOK带来的GTD魅力。

OUTLOOK是最受欢迎的GTD工具之一,起码在GTDLife.cn对1221名读者的调查中是这样。

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OUTLOOK为什么被大多数人接受

据我所知,OUTLOOK成为最受欢迎的GTD工具原因有下面几个:

  • 被捆绑于绝大多数人使用的操作系统上。
  • 很多公司都是用电子邮件作为日常沟通、交流、布置任务的工具。
  • OUTLOOK作为一个个人管理工具来说功能相当完善,通讯录、任务、日程表、便签、网络会议、邮件。
  • 他有超强的组织、过滤、规则、管理功能
  • 他支持很多很棒的插件,有轻松备份文件夹的有支持无线备份的、还有超强的Xobni插件
  • 关于GTD的插件也有很多:Outlook on the desktop、Jello.Dashboard、GTD Outlook Add-in

让我们从头学起

到这里,可能有些朋友会说:“不是已经有那么多插件了吗?可以直接按照GTD的方法使用了,为什么还要从头学起?”

很多GTD的插件都类似于一种“批处理”,把我们对GTD的需求进行了打包处理,因此你可以很快入门的去使用它,但是这里面也有个问题,当你吃“速食快餐”的时候,你很难根据自己的需求去定制,况且,我们的GTD方法和流程又是不断修改的,所以就像我对THINKINGROCK使用者的建议那样:入门不错、优化很难

提升效率的第一步

我走路的速度一向很快,我认为这既符合“快走慢跑”的养生规则,也能够替我节省不少时间,不要小看了每天节省下里的五分钟,可以做很多事情,我使用软件的时候也一样,常用软件尤其如此,比如说Firefox,比如说Windows,比如说OUTLOOK,快捷键能帮助我们积累起一点一滴的时间,所以,在我们进行OUTLOOK的学习时,先来认识一下它的快捷键:

切换到邮件 CTRL + 1
切换到日历 CTRL + 2
切换到通讯录 Ctrl + 3
切换到任务 Ctrl + 4
切换到笔记 Ctrl + 5
新建约会 CTRL+SHIFT+A
新建联系人 CTRL+SHIFT+C
新建日志项 CTRL+SHIFT+J
新建会议 CTRL+SHIFT+Q
新建信件 CTRL+SHIFT+M
新建笔记 CTRL+SHIFT+N
新建任务 CTRL + SHIFT + K
拼写检查 F7
转发信件 CTRL + F
搜索 F4
切换到收件箱 CTRL+SHIFT+I
切换到发件箱 CTRL+SHIFT+O
发送 Alt + S
回信 Ctrl + SHIFT + R
收信 CTRL+M or F9
写信 CTRL + N
打开信件 CTRL + O
标为已读 CTRL + Q

17 thoughts on “搞定GTD系列:使用OUTLOOK进行GTD

  1. 还在用单机的软件?貌似现在网络App更为实用一些。

    jetorzs last blog post..网络暴民

    DavidZou reply on 十二月 8th, 2008:

    呵呵,这个只是为了和大家一起了解工具使用GTD方法的理念和思路,当你熟悉之后,可以应用的任何的工具中,呵呵~

  2. OUTLOOK那个轻松备份文件夹的插件无法下载哦~~博主还有别的替代下载资源吗? 我找这个插件很久了说~~

    DavidZou reply on 十二月 8th, 2008:

    我这里没有下载资源了,呵呵,抱歉

  3. 这个我在05年的时候就尝试过了,我还用了AutoHotKey软件来加速快捷键的应用
    问题是,你必须依赖于outlook,依赖于windows,
    这不太适合mobile的情境
    所以我还是喜欢toodledo.com

    天方s last blog post..discipline+GTD

  4. 为什么不列个题纲先呢,这样我们就知道,下一步期待的是什么…
    感觉,是文章写完了,然后再发上一部分来的味道~

    DavidZou reply on 十二月 8th, 2008:

    是的,呵呵~~我比较喜欢有周期和规律的发布,呵呵~见谅

  5. 我觉得你的写作思路很好
    先从实践入手
    在实践中 发掘 GTD 的思想、加固、然后提升

    DavidZou reply on 十二月 9th, 2008:

    谢谢,呵呵,让我们一起努力吧。

    最难的是实践,呵呵~

  6. 虽然一直用笔和纸做着很不规范的GTD应用,但是对Outlook的这个专题很感兴趣。
    期待着博主后面的文章!

  7. Pingback引用通告: 时间管理工具推荐 « Love U

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