做计划≠把要做的事情写下来
请想想看，你现在是怎么做每日计划的？我见到大部分人就是问自己一个简单的问题：今天都要干些啥，然后把这些事情写成一张清单，类似下面这样：
看着这张清单，你现在是什么感受呢？挺焦虑的吧？我把这种越写越焦虑的计划，叫做“备忘录式的假计划”
大脑只知道要做什么，但是不知道怎么做完这些事，所以就很焦虑了，一个好的计划应该做到能让大脑演练的地步，比如像下面这种：
我们看到这个计划清单的时候，大脑不仅知道今天都要做什么，而且知道：
- 今天的重点任务是什么
- 今天哪些时间被预支出去了，还有多少可支配时间
- 困难任务可以怎么一步步搞定
大脑演练一遍之后，觉得很安心，焦虑感也就立即降低了
那么到底该怎么合理安排自己的一天，制作一个“不焦虑的真计划”呢？一共有三步，第一步：准备一个特别的日计划模板，第二步：掌握4D心法，第三步，笔纸上进行安排，整个流程看上去就像是这幅图，接下来我挨个演示给你看：
1、屠龙刀：日计划模板
我之前也寻找了很久，一个适合做日计划的本子，但是我发现包括hobo在内的本子模板都不能完全匹配我的做法，既然没有合适的，那我就自己做一个，这是我做的第四代手帐本了，他的每日计划模板是这样的，大致分成四个区域：
- 左上角是日期，不是印好日期的那种，而是可以自己勾选的，这样非常省纸呀，某几天无事可记的时候，完全不会浪费
- 右上角是三只青蛙，也就是今天最重要的三件事，拥有专门的区域，可以更加醒目的提醒你优先处理
- 左下方是时间轴，把已经安排出去的时间，比如说开会、外出，都画出来，可以一目了然的看到你能自由支配的时间到底有多少，避免安排事情多，时间资源少的情况
- 右下方是自由区，随时想到的事情，或者做任务分解，就在这个区域记录下来，想涂鸦都可以
这个模板是我非常喜欢的布局，但是光靠模板是没办法做好每日计划的，相当于你只有屠龙宝刀是不够的，还需要什么呢？内功心法
2、内功：4D分类法
我们每天工作生活中都会遇到很多事情，比如说：项目计划书、整理报销单、发放部门基金、下午2点项目进度会、给领导汇报工作、工会会费整理、晚上8点和老婆看电影，那么到底该怎么管理这些事呢？
先别着急去做（没计划），或者着急写到本子上（假计划），你需要先问自己一个简单的问题：这些事的下一步行动是什么？
你遇到的所有事情都只有四个下一步行动：
- Do it now：立即去做
- Delay it：计划去做
- Delegate it：授权去做
- Don’t do it：尽量别做
我们用这个框架把手头的事情挨个梳理一遍：
- 写项目计划书和整理报销单，这都是老板最近盯着的事情，所以需要立即去做
- 下午2点召开项目进度会，这是计划去做
- 工会会费整理，这是计划去做
- 跟领导汇报工作，这也是计划去做
- 部门基金发放，这可以交给同事搞定，是授权去做
- 比如逛网店、刷视频啥了的就是尽量别做
怎么样？是不是原本杂乱的事情，一下子就变得很清晰了呢，就像整理桌面一样，各归其位立即就变得整洁了
3、招式：合理安排事情
接下来我们再把这些事情写到日计划模板上：
立即去做的事情写在右上角青蛙的位置，请注意，不要超过三件，如果你发现自己手头很多事情都是要立即去做的，那就说明你已经处于救火队员的状态，为了不在事情当中迷失自己，你可以按照这样的原则选出三只青蛙，第一只青蛙是和老板或者重要客户相关的，第二只是你觉得特别重要但特别不想做的事情，第三只是和你长期目标相关的，请在你精力最充沛的时候，去推进这三件事
计划去做的事情分两种，一种是被别人计划出去的，比如说开会，第二种是自己计划出去的，比如说要外出银行办事，不管是哪种，都在时间轴里用箭头把这部分时间标注出来，然后你看到时间轴里空余的部分，就是你的可支配时间，这一点非常重要，新手容易进入的误区是安排计划不考虑可支配时间，造成的结果就是每天都有两三件事情推迟到明天、后天去做，非常伤士气
没有具体时间安排的事情，比如说今天要做个PPT，但什么时候做都行，那就写在自由区，这时候一定要记得做任务分解，我们现在每天的时间都是碎片化的，所以也要把事情分解成碎片才能才能放在时间碎片里推进，否则就容易造成拖延，任务分解是时间管理的核心能力之一
授权去做的事情，在授权的同时一定要确认跟进时间，比如说部门基金发放交给同事处理，那么问一下对方打算什么时候做，如果是下周一，那么你就在下周一的计划里添加一条：跟进部门发放事宜，如果公司里每一个人都能够这样明确时间底线并且信守承诺，那么团队整理运行效率将会翻倍，个人效率的天花板是团队效率，所以把时间管理融入团队文化非常重要
最终你的合理的日计划做出来应该类似这样，之所以说它“合理”是因为你目标明确，优先解决三件重要的事情+任务分解，时间碎片匹配事情碎片+预估合理，安排事情时考虑可支配时间+不忘记事，授权的事情都有跟进
即使我们的计划很合理，但计划没有变化快，我们还需要见招拆招应对各种临时突发事件，在这方面我有三个宝贵经验：
4、见招拆招：解决可能出现的问题
第一、遇到计划外的突然会议怎么办？
这是很正常的，如果每天没有计划外的事情发生，那才是咄咄怪事，所以IBM有句话：把变化也当做计划的一部分，给自己每天留20%的空白时间，大约一个半小时吧，什么都别安排，如果遇到临时会议，你就不会慌了，甚至你会有种“小样，早知道会有这幺蛾子，机智如我早就预留了时间”
如果突发的事情太多，那么除了砍掉自己的部分计划以外，还要反思一个问题：如何才能减少临时突发事件的发生？
第二、一天结束发现好几件事都没搞定怎么办？
这时候最重要的是不要搞崩心态，我见过太多人今天计划的事情没做完，就挫败到连明天的计划都不想做的地步，甚至晚饭都不想吃，于是就进入了恶性循环，第二天继续是崩坏的一天
其实计划没完成最常见的是这三种可能，首先是计划本身安排的就不合理，时间资源少，但是安排事情多，这个重新确认下明天的时间资源，安排事情保守一点，然后是自己行动力差，这通常是计划没有做到大脑能够演练的地步，所以要进一步的做任务分解，遇到不知道该咋办的事情，去找有经验的人商量，任务就分解下来了，还有遇到突发事件，这时候我通常的做法是迅速调整计划，形势变了，计划也要跟着变，原来安排了8件事，遇到突发情况，那么我就主动的把3件事安排到第二天处理，还是那句话，不要搞崩心态
第三、事情超出自己预估的时间，拖延了怎么办？
我的做法是：跟我们考试一样，遇到难题先做其他的，最后回过头来解决难题，所以如果我写PPT比想象的困难，与其一直困在那里，不如先放一放，去做不拖延的事情，最后回过头来再搞定这件，但是要特别注意，考试是有明确和有力的截止时间的，所以我虽然会推后解决难题，但在下班之前也要一定解决掉他才行
结语
我做每日计划已经超过14年，光是用笔纸记录也用了好几个本子，有一个深深的体会是：我们不做计划，就会被别人计划，安排好自己的事情，才能成为真正的自己