四步搞定每天最重要、最不想做的事

假设摆在你面前有两件事,A:打印一份资料,B:写产品策划案

请问你会先做哪一件?

显然,写产品策划案是一件比较重要的事情,打印资料相比而言没有那么重要,应该先写策划案,但是我敢打赌,大部分的人都会先去打印资料,真的好有趣,大脑明明觉得应该要事优先,先解决产品策划案,但身体总是很诚实的琐事优先,先去打印资料

如果你也有这样的困惑,那么今天我跟你分享一套搞定每天最重要事情的方法:“FAST工作法”

这出自于永锡老师的书《每天最重要的三件事》,我和他很早很早就认识了,我想应该有10年之久了吧

“FAST工作法”到底是什么?应该怎么使用呢?

F:先吃了那只青蛙

F是青蛙(Frog)的缩写,代表的是每天最重要的事情,“先吃了那只青蛙”,意思就是每天先把最重要的事情搞定

相信我,这是提升效率的最佳策略了,你想想看,如果你每天都忙一些琐碎的事情(永锡老师称之为“小蝌蚪”),一直不愿意面对大青蛙,拖拖拖到下午,这时候你已经觉得好累了,但是回头看看这一天,似乎一事无成的样子,更可怕的是,你不吃掉青蛙就下不了班

反过来,如果早晨就把青蛙任务搞定了,那么到了下午,你会充满成就感,而且就算还有一些琐碎的事情没有完成,也是可以坦然下班的

似乎这个道理好多人都知道,但是,我发现他们在“吃青蛙”的时候存在三个误区:

  • 急于求成:一上班就开始忙活,希望把青蛙任务搞定,但是这时候你刚到公司,还没有办法很好的进入工作状态,所以阻力就很大,我的建议是先花15分钟左右,找一些琐碎的事情“热身”,然后再开始处理今天的青蛙任务
  • 没有标记:,一定要把青蛙任务标注出来,我用滴答清单就是在输入法里输入“qingwa”的拼音,就能出来一个青蛙图标了,这样能明确的把青蛙任务和其他任务区别开来,我不建议给待办任务标上高中低优先级,因为那样你会很难判断哪个事情是高优先,哪个事情是中优先
  • 平分精力:DavidAllen说过一句话:“大石头扔进湖里有大的反应,小石头扔进湖里有小的反应”,我们一天的精力不是平均分配的,而是把80%的精力花费到处理3件青蛙任务上,其余20%的精力花在处理其他蝌蚪任务上

请你把“每天先吃了那只青蛙”,当做时间管理的一个重要原则

A:列出行动清单

A是行动清单(Action List)的缩写,伯恩崔西说:“列一份清单,工作效率可以增强25%”

这时候你可能会问:“为什么我也列清单,但是似乎并没有提高工作效率的效果呢?”

问题出在你列的是“行动清单”还是“备忘清单”

所谓“备忘清单”就是你把要做的事情原原本本的写在清单上,比如说你要写个产品推广方案,你就在清单上写“今天做完产品推广方案”,你要跟客户沟通,就在清单上写“跟客户沟通”

而“行动清单”则是要找到事情的下一步行动,比如说写产品推广方案,他的下一步行动是什么呢?找David要产品资料,再下一步呢?参考阅读其他产品的推广方案,再下一步呢?列出方案大纲请示领导,所以清单上应该写的是这三个行动

看到了吧?“备忘清单”是没有行动力的,所以对于青蛙任务,我们一定要找到它的下一步行动,列出“行动清单”,才能真正的行动起来

S:拆解青蛙的方法

S是切小(Slice)的缩写,如果有人问:“怎样才能吃掉一只大青蛙?”回答是:“一口一口吃”

前面找出事情下一步行动的方法,对于一些顺序进行的项目是有效的,比如说开发软件、写文档,他们都是一步步进行的,但是对于更加复杂的项目,比如筹备一次会议,规划未来的发展,就需要用到自然计划法了

这个方法来自于DavidAllen的《搞定》,我用组织年会来举例说明:

  • 目标原则:界定成功意义,树立决策标准,这次年会我们希望达到的目的是什么?如果是一次成果汇报的大会,那么我们的原则就是激发员工的斗志,如果是一次展望未来的大会,那么我们就要从促进员工交流为主
  • 期待结果:决定期望结果,文字图像描绘,可以把大家想象中这次年会要开成什么样,都写出来或者画出来,比如说要足够催泪,有的说要邀请明星助阵
  • 头脑风暴:先量多取胜,不问质量和组织,围绕期待的结果,我们可以头脑风暴,要邀请谁来做嘉宾?设置哪些催泪环节?
  • 组织梳理:决定分类标准,重新排列关键,当头脑风暴出足够多的点子之后,就要开始收敛,进行分类组织,比如说可以分为人员安排、会议流程、对外联络,等等这些方面
  • 下步行动:决定资源配置,用以推动任务,已经把工作任务组织好之后,接下来就是具体安排由谁来处理哪个任务,同时需要整合什么资源

几乎所有复杂的事情都可以用自然计划法落地成具体的实施步骤,非常好用

T:训练自己的时间感

T是时间(Time)的缩写,那些效率比较高的人,通常时间感都比较强,我出几道题你可以简单测试一下自己的时间感怎么样:

  • 你清楚的知道从家出门到进公司大门大约需要多久
  • 当老板让你写一份报告的时候,你清楚的知道大约需要多久完成
  • 你打算进行15分钟的谈话,最终花的时间往往差不多

如果这三个你的回答都是否定的,那么你的时间感就有提升的空间,那怎么训练时间感呢?永锡老师建议用番茄工作法,这也让吃番茄有了更多一层价值,具体做法是这样:

  • 选择一件你要做的事,比如说要写报告
  • 预估一下时间,比如40分钟
  • 然后设置番茄钟
  • 完成这份报告以后,跟当初的预估核对一下,是多了?还是少了?
  • 记录下来

用这样的方式写完三份类似的报告之后,你就能得出一个结论:原来写一份这样的报告大约需要花50分钟,你的时间感就建立起来了

建立时间感之后有什么好处呢?

在你安排每天青蛙任务的时候会更加合理,比如说原来你觉得写个报告只要20分钟就能搞定,所以你在后面紧接着安排了另一件事,结果50分钟报告才写完,后面的计划全部都要调整

时间感可以帮助你更好的预测搞定时间的时长,然后更加合理的安排时间,青蛙任务、蝌蚪任务都可能够和谐相处

怎么样?了解完永锡老师的“FAST工作法”之后,是不是对搞定每天最重要、最不想做的事情有一些信心了呢?

结语

做事靠系统,不是靠感觉,永锡老师除了有“FAST工作法”之外,还有一套“AI时间管理法”,AI的意思就是人工智能,像钢铁侠的贾维斯一样,可以快速有效帮助自己解决问题,里面会提到滴答清单、印象笔记、腾讯文档等等工具的使用,感兴趣的小伙伴可以点击“阅读原文”去看看

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