时间管理实践线上课程 1 番茄时间1

GTDLife.com将开始写《时间管理实践线上课程》系列文章(以前还曾经写过《浅阅读时代的知识管理系统》《时间管理案例分析》这两个系列,欢迎阅读哦~)。

这个系列的文章全部都是自己实践经验的汇总,比如写成功日记如何积累正面情绪?如何使用番茄时间?如何培养一个好习惯?等等。

同时这个系列的文章也都是集体智慧的积淀,因为文中的经验都是在微博和朋友们交换意见之后,又在线下时间管理沙龙里探讨、总结、提炼出来的结晶,在此,我也对他们表示感谢。让我们一起成长!

如果您也愿意加入我们,分享自己的经验,欢迎Email我,NewImage

为什么一星期没有搞定的事情,15分钟就搞定了?

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照片里幸福的一对儿是我的朋友斌斌&娜娜,时间管理沙龙里认识的,娜娜是英语老师,斌斌是某个上市公司的副总(郎才女貌:>),下面这个故事,是喝茶聊天的时候娜娜讲给我听的。

五月份是他们结婚三周年的日子,所以他们决定在朋友的工作室拍一套照片留作纪念。

时间过的很快,一转眼第二天早晨8点就要去拍照了。

这天下午,斌斌象往常一样累的精疲力尽的回家了,这时候是晚上9点,一开门就被吓了一跳:客厅的沙发上、卧室的床上、衣柜旁边的椅背上,到处扔的都是衣服,要不是及时看见了娜娜,他还以为遭贼了呢~

“这是什么情况!?”斌斌问

“选衣服呢!”娜娜头也不抬

“都一个礼拜了,还没选好衣服?!”

“这才是正常的女人嘛~”(我支持!:>)虽然娜娜开着玩笑,可是斌斌生气了,声音提高了8度。

“要是这样咱明天不拍了!◎!#◎¥#%……%※※……×”

温柔贤惠的娜娜看到他真的生气了,于是说:“好吧!好吧!50分钟内我一定选出三套衣服,好了吧?!¥#◎!¥%¥#……%¥#×”

结果大家猜猜娜娜用了多长时间就选定了三套衣服?

15分钟!

为什么一个星期没有搞定的事情,15分钟就搞定了?

我认为是因为她给自己设置了一个明确的时间底线:50分钟内

其实她此前已经做了足够的准备,几乎每天晚上都会把衣柜翻腾一遍,所有的衣服排列组合都已经深深的印在她的脑海了,可是所有的这些都还只是想法(stuff),只有最终她做出了决定之后,才会成为行动(Action),而她之所以拖这么久而没有做出决定或者说付诸行动是因为:留给她做选择的时间太多。

我来打个比方好了,就像是你只有一个小盒子,可是却想把所有的球都装进来,所以迟迟无法做出决定,也就是产生了拖延。

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而时间底线在这个从想法到行动的过程中,做了些什么呢?它为什么能推动事情向前进展呢?

  • 它帮助娜娜简化了做决定的过程
  • 它帮助娜娜保持专注

我们很多时候拖延是因为我们让选择变成了恐惧

  1. 现在是写计划书呢?还是去找客户沟通?
  2. 先写基础数据模块呢?还是先写核心功能模块?
  3. 找老板汇报更重要一些呢?还是再把报告完善一些更重要?

其实并不是时间不够用,而是不愿意行动。平时我们的事情很多,可我们仔细想想我们是在什么时候才去解决它们的呢?是在最后一刻!

如果给选择加上一个时间底线的考量因素呢?

  1. 早晨用45分钟的时间搞定计划书,下午3点,用1个小时的时间找客户沟通,时间很紧张,ok,行动!
  2. 10分钟内如果做不出决定就先写核心模块,行动!
  3. 用20分钟时间完善下报告,然后再送去老板那里,改一点总比不改好,行动!

做出选择比选择本身更重要,在做出选择之前,你的得分永远是0.

时间底线为什么可以让我们更容易专注?这属于心理学的范畴,还希望这方面的专家给出答案(欢迎email我)。

快速决策和专注都是非常重要的能力,番茄时间能帮助我们训练这两种能力。

番茄时间简介

The Pomodoro Technique 番茄工作法 By Francesco Cirillo 弗朗切斯科•齐立罗 著

作者在大学的时候学习效率低下,于是跟自己打赌“我能不能真正的专注学习10分钟?”,他找到了厨房里烧菜用的计时器,形状像一个番茄,于是就有了“番茄工作法”这个名字。虽然那一次的打赌他失败了,但却是小小的第一步,经过不断的实践和调整,他完善了番茄工作法理论,并且写成了一本书,现在他不仅每年会开很多的公开课,同时还把这种方法应用到公司的团队中。国内有一本《番茄工作法图解》,读起来轻松、实用。

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其他对番茄工作法的介绍我觉得这位朋友写的挺好,不再赘述。

GTD流程+番茄工作法是很完美的搭配,GTD注重流程,让杂事在流动的过程中组织好行动,番茄工作法强调专注、执行力,把组织好的行动搞定!

呵呵,正好嵌入到GTD流程中的“行动”环节,GTD系统又增强了火力:

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我的“典型工作流”

不过在我的实践过程中也对标准的番茄工作法做了个性化定制(我写出来的都是我实践过的哦~呵呵~),下面我和大家分享一下我的“典型工作流”,先看图:

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8:30         早晨一到公司,先给自己设置一个45分钟的倒计时(这时候是精力最容易集中的,而且有些同事还没有进入工作状态,还在看搜狐什么的,所以受到的干扰也是比较小的),然后找出今天最重要的一件事去完成(我的做法是从omni focus里面找出带旗标的行动)。

9:30         吃掉第一个番茄之后,休息一会,再给自己设置一个30分钟的倒计时,可是这个时候周围人开始一下忙碌起来,自己受到的干扰也增多了,刚刚进行了5分钟,就有人过来说:“邹鑫,这个发言稿老板着急要,你把你项目这部分内容尽快填充进去,然后给我发过来”。看起来遇到了一件重要而且紧急并需要我亲自完成的事情,我会果断停掉当前的倒计时,预估一下完成这个发言稿需要多久,比如说20分钟,那么我就重新设置一个20分钟的倒计时。如果超出了我的预期,那么再重新预估、设置倒计时,如果你不能准确的对行动所需的时间进行预估的话,那说明你对要采取的行动还没有把握,在这样的预估+倒计时中,我们不仅增加了专注度,还提高了时间感。

10:15       渐渐的感觉有些疲惫了,可是手头还有一堆事,不过好在重要的事情已经在一大早的时候消灭掉了,给自己设置一个20分钟的小番茄,做一些日常的事务,树欲静而风不止,又有同事打电话过来说:“邹鑫,上次的方案没有问题了,请你打印10份给我”。这是紧急不重要的事情,是一种“外部中断”,我会和他协商说:“下午4点左右给你”,然后把这件事加工成行动写入待办清单,设置15:30为时间底线。然后继续做手头的事情,可是这时候脑袋里不可阻止的又冒出来很多的事情,比如:家里这两天总跳闸,需要检查下线路。比如:杨柳明天过生日,我应该给她打个电话。这些都是“内部中断”,我会使用GTD的流程,把所有这些杂事都收集到收件箱,这就是“保护番茄时间”

14:00       番茄时间有两个副作用:1.短时间消耗大量精力。2.专注工作时无法进行战略思考。所以两个番茄时间中的间隙很重要,人常说,不能很好休息的话,也不能很好的工作。利用间隙和同事们聊聊天(别被当作透明人了,呵呵),喝喝水,伸展一下脊柱,或者还可以做一些战略性的思考,比如:这件事怎么样处理会更加稳妥?对公司的发展有什么帮助?对个人发展有什么影响?这就是所谓的节奏,下一篇文章里会再分享。

15:00       到了下午的这个时候,已经有种精疲力竭的感觉,这时候我会和自己协商:“还能吃掉一个小番茄吗?”,“振作起来,再搞定一个小番茄好吗?”,这就是和自己的协议,这样的习惯很重要,所谓梦想,也是和自己的一个大协议~

16:00       我会把所有的简单的、不重要的杂事放在一个番茄时间里面集中处理,比如回复不重要的邮件,网络上查询资料,打印、传真、电话等等。

上面这些就是我的“典型工作流”,事情千变万化,但是基本上都采取这样的模式,如果说GTD是一个开放式循环的话,番茄时间就是一个戴明循环,经过实践,我越来越感觉到,把日常事务、日常方法流程化,是对我们自己的一种解放,也就是“做事靠系统,不是靠感觉~”

总结:

这篇文章写了将近三个小时,在一个周末分成了四段完成,每一段都用了倒计时,感觉非常好,我相信合适的方法可以帮助我们生活的更加轻松、幸福,这也是我们不断精进功力的原始动力,对吗?

在《时间管理实践线上课程》这个系列里面,每一篇文章都会有一句最关键的话,你认为是什么呢?可以在微博上和大家分享。

下一篇将和大家分享“用好番茄时间的幸福公式”,谢谢。

 

 

 

11 thoughts on “时间管理实践线上课程 1 番茄时间1

  1. 谢谢邹老师的经验分享,目前我也是采用这种GTD系统流程+番茄时间的方法,不过我的GTD是采用Excel表格。我的番茄时间是定义为25min,看了邹老师的番茄时间后,觉得更有借鉴意义,利用人的精力及事情重要性,划分不同的番茄时间类型来完成日常事务!!

  2. 您好,邹老师:
    您在完成该篇文章时,分了四段时间,那么,我想了解您是如何保持您的思路的?
    还是说第二段时间、第三段时间、第四段时间开始前得一点时间都会回头看看上文,回顾一下自己的思路?
    谢谢

    DavidZou reply on July 28th, 2011:

    @Fungi, hi,您好,非常好的问题,我其实在开始写之前已经把每个段落的核心内容大致整理出来了。

    Fungi reply on July 29th, 2011:

    @DavidZou, 那就是说第一阶段的任务就是整理整篇文档的大纲了?呵呵,我现在遇到的问题就是这样,写之前想不清楚,写了大纲,第二阶段开始后总会去看前面的,然后改,导致新写内容时间不够~~还是注意力不集中啊

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  4. 很好的文章,一直在关注着GTD,在工作中也有很好的应用,受益匪浅,不过在学习的时候,比如英语,很难控制如何运用番茄法去控制,也没法体会到高效和质量,不知兄台这方面有何经验分享,不甚感激

  5. “树欲静而风不止”对这句话感触很深。邹老师处理中断很游刃有余,要好好向老师学习~~

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