【案例分析】创业团队如何做好时间管理

前一段时间有机会接触到一个移动互联网的创业团队,和他们坐在一起交流了一些如何提高效率的问题,他们是非常有活力的团队。

最后我们一起建立了能帮他们提高效率、协同工作的系统,现在总结一下拿出来,希望和大家一起探讨交流。

背景

团队目前由三人组成:

  1. 发起人:有点像项目经理,负责整体运营和进度掌控
  2. app开发
  3. 网站开发
发起人和这两个开发人员非常熟悉,但是两个开发人员之间此前没有见过面。
 
租了一套三室两厅的房子,这些人吃、住、工作都在一起,工作装比较随意,有时候是拖鞋+睡衣。
 
拿到了超过一百万的投资,这在移动互联网领域不算多。
 
他们目前需要尽快做出app+网站的原型,然后发布、迭代更新。

需要解决的问题

  1. 过于自由的工作状态:在家里办公很舒服,但是比较容易松散下来,虽然也规定了工作时间是早晨9点到晚上10点,周一到周六,不过往往等团队都做在工作桌前都接近早晨10点了,还没做什么事情就该吃午饭了,团队没有统一认识,项目紧迫感不强,计划要做的事情总是到最后一刻才完成
  2. 团队成员之间会互相干扰:比如,一个开发人员正集中精力开发的时候,另一个人却想要和他聊聊app和网站接口问题,或者管理者要发起一个会议,于是状态就被打破,很难再次进入专注状态,技术人员是这样的,他有状态的时候特别想一直钻进去,恨不得一天就把所有的事情搞定,这也是为什么技术人员都比较喜欢带耳机或者熬夜的原因。在大的公司很难照顾到每个成员的感受,不过他们认为只有三个人的创业团队应该可以做到这一点。
  3. 无法预估计划进度:因为他们虽然都是很资深的程序员,却是刚刚转到ios和JSP开发,有个熟悉的过程,可能技术上的一个小难点就要拖几天的时间去解决,这就对整体进度带来了不确定性。

建议的方法

1、用倒推的方法重新建立里程碑

在家工作,想不放松都难,又没有人盯着,为什么一定要准时上下班,为什么不穿的自由一些呢?

其实上面这些都不是问题的关键,问题的关键是:团队对挑战和危机有没有统一的认识?

或许他们的融资够撑两年,可是就要按两年准备吗?

产品运营、推广、打磨、更新到比较成熟的产品,都需要时间,交流之后发现,其实他们的开发时间只有两个月而已!

开发时间难道真的有两个月吗?

我们去倒推一下:

  • 测试联调,干掉Bug需要半个月时间。
  • 因为交互和美工是异地兼职合作的,中间衔接的再好,也需要一周的时间去修改、融合
  • 边学边开发也好,整个看一遍书也好,至少学习时间需要一周
  • 实际的开发时间实际上只有一个月的时间,中间可能还要被一些技术难点卡住
得出的结论是:
 
他们只有一个月的时间做App开发和网站开发
 
通过一起用倒推的方式建立里程碑,让团队所有人都了解到项目的紧迫感和危机感
 
 Image  1

2、任务看板+每周例会

我认为他们其实并不是一个在家创业的公司!他们就是一家移动互联网公司!

和腾讯、阿里巴巴没有区别,不能因为自己是一个自家创业的公司就放弃好的项目管理方法。

所以我倒建议把他们工作的房间装修的更像一个办公室而不是客厅,然后加入一些好的项目管理方法,比如:

  • 例会:我们一起确定了每周六晚上20点-21点进行例会,讨论项目进度和下周计划
  • 看板管理:把规划、进度、任务分配都一目了然的展示出来

技术人员大多是蓝色性格,他们非常喜欢的是秩序和规则,所以直截了当的告诉他们要在多长时间内完成哪些工作,他们会感觉到很舒服,如果临时突发事情太多,一会让做这个,一会让做那个,他们会崩溃掉!

所以,直接把每周任务上墙,也让他们随时心里有底。我们一起设计了一个任务看板样式,其实蛮简单的,和大家分享下:

Image

创业公司有自己的优势,大公司也有自己的特长,择其善者而从之,其不善者而改之

3、番茄工作法+免打扰牌

有一个朋友告诉我,他们公司在学习了GTD方法之后,给每个人桌子上放了个实体的收集篮,不仅仅用来放自己的杂事,其他人也会把需要交给他做的事情贴上便签放到他的收集篮里,这样比较尊重对方的时间,带来的问题是团队之间的沟通变弱了,所以我觉得:只在对方专注工作的时候尽量不要打扰他就好

QQ或者MSN之类的聊天工具都会有一个“忙碌”状态,设置这个状态的时候,就是告诉对方“我正在忙,请勿打扰”,不过遗憾的是一些好友并不很尊重这种状态,所以QQ就很体贴的多了一个功能:隐身,既可以让你随时和别人沟通,又不太会被打扰,我更建议QQ加一个“番茄”状态,在这个状态下不弹出任何消息,也不闪烁,专为“关闭QQ障碍症”准备。(我是开玩笑的)

我们可以制作一些“非诚勿扰”的便签纸或者不干胶,开始专注工作的时候就贴在自己的胳膊上让别人看到~

我还看到过更好的东西:

屏幕快照 2012 05 15 下午2 13 34

这是一个经过折叠之后,摆放在桌面上的“GTD信号灯”,你可以做类似的东西,改成“忙碌”,“有空”,摆放在桌子上。

 

结语:

我们经过2个小时的交流产出了不少东西:

  • 每周六晚上20点-21点进行例会,讨论项目进度和下周计划
  • 任务看板,在大家都能看得到的位置贴出每个人的任务、时间底线。
  • 约定好不能随意打扰,免打扰牌亮出来的时候,大家尽量尊重他的状态,不紧急的话可以改为Email或者用便签。

您还有什么建议?欢迎Email告诉我,谢谢!

NewImage

7 thoughts on “【案例分析】创业团队如何做好时间管理

  1. 1、QQ有请勿打扰状态的嘻嘻,如果你在番茄钟里可以用这个。
    2、这个GTD信号灯可以要李sir开发一下么? 我觉得对我很有用!
    3、对于你提到的这个团队,我觉得他们可以参加一次团队拓展活动,增进一下团队感,GTD的方面,就是大家去适应这个流程定期总结(你提到的部分)已经很完善了,还是看大家能不能把现有的建议都付诸行动吧

  2. 既然是创业团队,团队成员应该相互勉励和督促任何一名成员,建立内部相互监管制度,相互监督团队内部人员的工作进度,确保每一个人都能够按部就班的完成自己的工作进度。
    虽然可能会出现影响团队的不稳定因素,但是必要的制度是必须存在。既然大家在一起创业,对项目负责就是对团队负责。如果任何人出现不能为团队负责的情况,很难最终陪伴团队真正走向成功。

  3. 收益匪浅,能不能将时间管理,GTD,及敏捷开发柔和在一起出一套方案。还有我的个人生活很乱,看了不少时间管理及GTD方面的书籍,但是每每有突发事情就会打乱我的计划,就没坚持下去。不知道您有不由什么好方法?如果有请给我Email将感激不尽!

    谢永 reply on May 17th, 2013:

    @sniper, 建议你先记录自己平时时间使用情况,分析出时间的具体利用效率,然后根据时间管理方法进行慢慢调整,会有改变。前提是坚持做。

  4. 你们开发,是三个人嚒?唔、、、交互和美工是异地兼职。这样子有些郁闷。

    我是个大三学生,最近做一个比赛,刚好是做GTD助手。

    楼上说:“能不能将时间管理,GTD,及敏捷开发柔和在一起出一套方案”
    我的团队正在这么做。

    有些想法,这边不便公开,或许我们可以交流交流。

  5. 我对GTD基本上是这样理解的,我的思维创造理念不代表任何人的创新思维

  6. 还有GTD的概述在某种程度上可以激发我们无限的发挥潜能和创新理念机智

Comments are closed.