量化你的时间管理

这是来自于Jonas Shi的投稿,和我们分享了他是如何量化自己的时间,从而提高自己的效率,

并且分享了他自己使用的Excel模板,大家可以直接使用。

四象限+时间日志 的方法,应该可以帮助大家找到自己的时间黑洞,让我们一起来试试看吧。

如果您有和“时间管理”相关的文章,欢迎投稿给GTDLife.cn。Email:zouxin2000^_^Gmail.com

1.       写在前面

1.1.     寻求掌控你的时间

刚进大学时,一直没有时间管理的想法,也从未考虑过认真管理自己的时间,尽管知道时间很宝贵,可是我还是无法阻止它从身边悄悄地溜走。后来,在大二下的时候,尝试写记事本,将每天要做的事情,简单地列一张list,完成后就打上一个钩。虽然比以前要稍微有点掌控自己时间的感觉,但是还是觉得条理不够清楚。

1.2.     胜间和代的管理技巧与方法

一个偶然的机会,在emule上看到了网友对日本著名职场女王胜间和代的评论,顺着这条线索去找了她的书来看,比如《白骨精学习法》、《时间投资法》、《知性化技巧》。对我影响最大的就是《时间投资法》,她关于事务的四种分类,以及记事本的方式,非常受用。

1.3.     GTD Life

又一个偶然的机会,在鲜果网上阅读了一篇GTD Life的文章,也是关于时间管理,激起了共鸣,继而阅读GTD Life的其他文章,受益匪浅。而这段时间自己对时间管理理论和方法非常着迷,总是想尽办法借鉴前人经验,总结出一套适合自己的时间管理方式。

1.4.     关键在于如何实现量化管理

虽然借鉴了胜间和代的时间投资理论,但是她所强调的量化管理的方法,我始终无法参透到底该如何实现量化管理。后来无意间看到了一篇《把效率提高三倍的时间管理方法》的文章,瞬间我就知道该怎么做了,并且为此特意设计了自己的管理模板。

1.5.     本文适合的人群

    时间管理是一种习惯,而习惯则需要不懈的培养,正如此,本文尤其适合处于时间管理摸索期、困惑期的朋友阅读,比如在校大学生、初入职场的新人们。

2.      前提

2.1.     事务分类

我将自己的时间划分为四块,分别是:

消费

基本工作

案件讨论

拜访或接待客户

参加谈判

实施项目

必要的休息

投资

学习

运动

家人团聚

与亲友聚会(必要的)

消耗

一日三餐

上下班交通

查阅新闻

个人卫生

家务

浪费

发呆

毫无目的地上网闲逛

上网聊天时间过长

睡懒觉






















2.2.     准备记事本,记录日程

有效管理时间的根本目的是支配时间,使用记事本记录日程是最有效的方法。

此处引用《把效率提高三倍的时间管理方法》一段关键性的文字:

“此处是使用日程表的方法。一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来,可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法,或是一整天都用。一天结束时,把这些时间段分类记录到综合类别中,然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底,可以持续做上一周,再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽:记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候,可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50—100个日程记录。

准备一本记事本。上班之前,或者是起床不久,就按照上述四个大块,在记事本上划出四个区域,分别将你需要做的事情填进去,列好序号(即优先程度)。

开始做某件事情的时候,在该项任务的右上角记下你开始的时间,完成时记录下结束时间,可以很明显地计算出自己完成某项任务花费了多少时间。如果进程中被打断,那么重新开始时,就再次添加记录。就这样,每天做了多少事情,都可以直观地计算出来!

2.3.     必须坚持的四大原则

(1)      记事本必须认真记录,对自己要诚实,实际花了多少时间就花了多少时间;

(2)      浪费时间的罪魁祸首,不是别的,就是因为没有计划没有安排没有目的;

(3)      减少“消耗”,避免“浪费”,增加“消费”与“投资”!

(4)      贵在坚持,持之以恒,养成习惯!

3.      介绍我的模板

根据胜间和代的时间管理论和《把效率提高三倍的时间管理方法》一文的经验,我开发

设计出了以下模板:

Untitled.png

3.1.     总有效时间

    由于在EXCEL中无法使用时间格式计算总时间(也许是我没有找到方法吧),我建议将时间换算成分数(单位:分钟),比如您是早上715起床,晚上1130入睡休息,那么今天一整天的有效时间就是:23.5-7.25=16.25×60=975(分钟)

3.2.     工作(或称消费)

现在基本上是八小时工作制,但是也不排除某些朋友晚上总是加班(我就是属于这种情况)——工作模块的C13【工作效率比】==【一天实际有效工作时间】/480mn】。所谓的“一天实际有效工作时间”指的是480分钟内,加上必要的午餐和午休时间,真正花费在工作上的时间,而不是与同事闲谈、无聊发呆、上网闲逛或者看大堆垃圾新闻。

八小时是你的基本工作时间,但是无法控制加班与否的话,我倾向于将加班的时间划分到“投资”一栏。为什么?就我自己而言,作为律界新人,必须跟着律师认真学习各种办案和做事的方法,免不了因为繁忙的工作和繁杂的事情,而需要加班;加班既是为了事务所的发展,也是为了自己,你可以通过加班获取加班费或者奖金,更重要的是这是为个人将来谋取进一步发展的空间。因此,我会在“投资”一栏的最上的空格写上“加班(×××)”,右边填入加班的时间。

此外,还需要说明的是,【午餐与午休】也是属于“工作”栏,之所以如此,是因为再工作,也要休息,而【午餐与午休】都是【必要的休息】,也是与同事沟通的好时间,故而将其添加进去。但是,一般而言,上班族的午餐与午休时间是一个半小时到两个小时之间,如果在该事件范围内还要其他的安排,那么就记录实际的【午餐与午休】时间。

3.3.     投资

投资这方面,需要强调的不多。需要说明的是,除去“工作”一栏,余下三栏的百分比分母是【总有效时间-480,而【总效率比】计算的是“工作”“投资”“消耗”三者之和占【总有效时间】的比率,得出的就是今天整天的实际效率。

3.4.     消耗

消耗是不得不支出的时间,但是这部分时间还是相当有弹性的,比如在上下班交通您可以听有声读物或者外语,交通方便的还可以带一本小书阅读;比如,可以约客户在吃饭的时间见面,将用餐时间与工作结合起来。至于如何计划,看每个人的安排了。

此外,已记录的总消耗的时间比可以在F26(公式= G24/F28)看到,可以检讨自己在常规的消耗项目上,今天是否用的时间过多,比如晚餐时间闲聊,导致无意义的时间浪费。因为,我们就餐、洗浴或者做常规的事情,都是差不多的时间,应当将其固定下来,通过格式化该时间段,尽可能地节省时间投入到“工作”和“投资”!

3.5.     浪费

这部分时间记录是最有弹性的,也是特别考验人对自己要诚实的地方:浪费了就浪费了,老老实实地写出来,不要为了一个虚假的效率比而欺骗自己。通过记录,可以发现自己每天咋哪些事情上明显浪费了时间(还有隐形浪费,见下述),控制自己尽量避免去做这种事情,把时间花在刀刃上。

3.6.     公式说明

需要说明的是,“工作”一栏效率比的分母是480分钟,而其他三栏(投资、浪费、消耗)的分母则是【总有效时间】减去480分钟所余下的时间,所以单独计算这三栏的效率比,不会与其他栏发生冲突。此外,为了计算【总有效比】,在B27处设计了公式:【C12+G12+G24/【总有效时间】。

按照计算出了总有效时间,也就可以按照百分制计算出【实际浪费比】。何谓实际浪费比?本文3.5处的“浪费”一栏,定位到表格中是C25C25计算的就是明显的根据你自己知道的自己在哪些事情上浪费了时间,所导致的浪费比。但是,当你通过计算【总有效利用时间】除以【总有效时间】得出【实际浪费比】的时候,一旦发现C25B26的数据不一致(当然是B26>C25),就要好好检讨自己还在哪些地方浪费了时间!这是最有效地惊醒自己注意时间的方式!

4.      我的例子

这是我今天的日程表,供大家参考:

Untitle2d.png

5.      公式汇总

为了总结出合适的公式,颇费脑筋,前前后后一共修改了模板N次,总算定下来了。下面的公式是根据模板中的表格来提供:

(1)      工作效率比= C12/480

(2)      投资百分比=G12/(F28-480)

(3)      浪费百分比= C24/(F28-480)

(4)      消耗百分比= G24/(F28-480)

(5)      实际浪费比= 100%-B27

(6)      总效率比= (C12+G12+G24)/F28

(7)      总消耗时间= G24/F28

(8)      总有效时间= (C12+G12+G24)/F28

6.      本文的不足与弥补

就量化时间管理来说,如果每天坚持如此记录,就会很直观地看到时间利用情况。但是,

此种记录与管理方法存在一个隐蔽的缺点,那就是:量化,但是没有质化。

举例来说,对于一个律界助理新人,接到律师指令就某个客户做short due diligence,不

复杂的话,你需要2个以上小时。但是,你总不能今后遇到此类人物每次都会是2个以上小时才能完成吧?

所以,行事效率必须提到最高的层面来,而不只是每天仅仅完成了一些简单或常规任务,但是却看到效率表很高而欣慰……这实际上就是在浪费时间,也就是说,单位时间里你应该可以做更多的事情

为此,特别需要提醒读者一定要做好以下几点pre-work

(1)      拟定计划,在不影响工作质量的情况下,预估每项任务所可能花费的时间;

(2)      任务过程中,如果可以在该段时间里,能够做到比你拟定的计划做到更多,那么就辛苦一点,保持高效率,不要仅仅为了体面的百分比而欺骗自己;

(3)      不要被任务进程中的小事情而打断,比如听到了一个不是很严重但是令人沮丧的消息(esp.你的股票跌了),专心完成你的任务;

(4)      日程管理不必那么硬性,不要求制定极为详细的目录,比如上午几点到几点一定要完成某项任务(除非这是必须在该段时间内完成的指令工作)。——给自己的任务一个可以随性发挥的空间,以便随时调整。

7.      推荐阅读

1)《把效率提高三倍的时间管理方法》:http://www.360doc.com/content/10/0325/11/611932_20186557.shtml

2)胜间和代相关书籍:《白骨精学习法》《时间投资法》《效率提升10倍的google化知性生产技巧》

8.      感谢David

我将自己的管理模板和想法,通过电子邮件发给David后,很快就给我回信,并建议我

写出自己的使用方法,以与大家交流,而这正就是本文得以与大家见面的由来。

9.      模板索取与交流

大家对我的模板有兴趣的话,可以发邮件至langshandaoshi@126.com,由我将Excel

板发给大家。如果大家使用的是MS OFFICE 2003,请安装2007兼容包,否则无法打开。

   

更欢迎大家对我的管理方法提出批评和意见,谢谢!

4 thoughts on “量化你的时间管理

  1. 对于那些毫无目标的人非常有用,对于那种日程已经安排非常慢的人(或有目标有计划的人)个人感觉就没有用了

  2. 这个归类很cool, 把时间的用途归类.

    不过这4个名字起的不咋地….

    1 投资,这个好理解…把时间放在第二象限,重要不紧急的事情上面,

    2 消费,这个基本上分为,,工作, 开会等等…..我觉得就是工作的意思…也许我作为学生 很难体会这种叫法的科学性.建议直接叫”工作”

    3消耗,..消耗和消费..似乎有点歧义…这个叫做日常惯例更好…我把它叫routine

    4浪费..消耗和浪费又有歧义……这个起名我没意见…很准确.

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