Mac/iPhone平台的GTD解决方案(一)──前言

这是来自于读者 大狗熊 得投稿,GTD在Mac和iphone上有很多得使用经验,让我们来看看他是如何在Mac系统上实现GTD得~

不知不觉,使用Macbook已经快三年,使用iPhone也快三年了。从第一次在GTDlife.cn了解了GTD的概念之后,也一直在整理整合自己适用的GTD系统。我的工作用电脑逃不了必须得用到PC,但生活里一般也就用自己的Macbook,而iPhone算是完美地可以和两个平台同步,不论你的iPhone是3G还是金属壳的初版iPhone。经过摸索(用过复杂的OMNIFOCUS,用过方便的TOODLEDO,也试过GOOGLE TASK等很多方式),我的GTD系统最终还是基本定型了。
总的说来,目前我的GTD系统有这几个特点:

1. 符合KISS(KEEP IT SIMPLE, STUPID)原则(其实也可以说是符合“奥卡姆剃刀”的原则),使用软件和工具都是越简洁越好,我个人觉得这应该是任何系统能够长久的第一个基本原则。越复杂的东西出问题的机率越大,而且也往往不易管理、查阅,更别说坚持使用了。我的GTD系统试用过很多工具,包括纸质的、电子的、网络的、单机的,最终发现不管是什么类别的工具,都必须符合“奥卡姆剃刀”原则。

2. 不论何时何地,随时可以进入工作和整理状态──我把这取名为”DIAA”标准:DO IT ANYTIME, ANYWHERE。可以这么说,不论你在什么地方,什么时间,你都可以很方便地使用你的GTD工具来进行工作。这么说吧,如果你突然想到一件事需要做,但时间和地点都不适合,无疑你的选择是将这件事放到“INBOX”里。如果你进入自己的INBOX需要5秒以上,那么你可以考虑换一个INBOX了。

3. 注意力应该集中在具体的工作和事项上,而不是如何记录和整理工作清单上。就像使用MAC时,你的绝大部分时间是花在“用”上,而使用PC,很多时候你的精力是花在更新杀毒软件、杀毒、重装系统上,这些事务上的精力花得越少越好。当然,学习和实践了GTD之后,我也发现,花上一定的时间来进行GTD类别、事项的梳理、分类和审阅是必须的,这就像是系紧我们的鞋带花上几分钟,可以让我们跑上几小时都不用担心鞋带的问题一样。关键是时间的比例,很多对GTD还未曾深入理解的朋友很容易进入到“为了整理而整理”的状态,我也曾经有过这样的状态,这其实已经脱离了GTD的精神。GTD的关键目的在于“提高产出率”,具体的方法只是通向这一目标的途径而已。

4. 可以方便地保存、同步、调用和更新,最好支持云运用,当然这不是一个绝对的标准。现在不提云运算似乎就有些跟不上潮流似的。但除非你24小时内手边有随时可以上网的设备,不然的话我倒觉得随时的GTD类信息更新并不是必须的,这样也反而会让使用者变得有焦虑感,变成了所谓的“GTD管理强迫症”。

5. 绝对支持MAC系统,这是必须的,一般也要求跨多平台可运用。

如果你看了上面这五条原则,觉得这样的原则也适用于自己,从而也对我的GTD解决方案感兴趣的话,请关注这个系列博文吧。如果有什么想要沟通和了解的问题,欢迎大家用留言或邮件的方式和我联系(bearbighouse@gmail.com)。

MAC和IPHONE的GTD应用(二)─INBOX,从收集开始(上)

今天先从GTD最基本的功能─收集开始,进入Mac和iPhone的GTD应用分享。收集是GTD的第一个环节,自然也是一个极其重要的环节。我现在使用的INBOX实际上有几种形式,一是自己装在包里的纸质笔记本,二是iPhone上的备忘录和语音备忘录,三是Mac上的Mail软件。这三个足够搞定我的个人的收集工作。之前自己用过很多不同形式的INBOX了,为什么最后用了这样的三种INBOX形式呢?这就必须要提到我对我自己的INBOX的几个要求了。

我的INBOX应该符合这几个特点:
1. INBOX应该符合我在“前言”提到的DIAA原则(DO IT ANYTIME, ANYWHERE)。

要能做到对任何事务都能DIAA,必须也先梳理一下自己平时生活中所经常处于的场合。我平时一般有70%的时间在工作室和家的办公桌上办公,面前都放着自己的Macbook,这时在桌上的Macbook本身也就是我的INBOX。我大概有20%多一些的时间是在交通工具上,有时自己开车,有时坐公交车,这时iPhone就是最好用的INBOX了。用iPhone上的备忘录功能录入需要做的事情,单手就可以操作,公交车上很方便,如果是自己开车,通常用语音备忘录当然好得多,安全第一,安全第一嘛。另外有一些少量的时间,我可能是在一些地方坐着等客户、等朋友,iPhone的备忘录不适合梳理自己的思路,纸质的笔记本这是就是最好的选择。

2. INBOX之间应该可以方便地同步数据。

之前我用过iPhone端的Toodledo. 整理待办事倒是很方便. 但之后发现. 可能纯文本方式的inbox更适合我. iPhone的备忘录和Mail上的备忘录本就是自动同步. 而在纸质本子上记录的大多是脑图和其他零散信息. 一般我也会在有空时录入Mail的备忘录. iPhone的语音备忘录在每次和Macbook同步时. 我就在iTunes里将其整理后录入备忘录. 这样实际只需要两个软件Mail. iTunes. 我的inbox之间也就实现了很方便的同步.

3. INBOX也应该符合“奥卡姆剃刀”原则。
和很多gtd的初学者一样,我也曾走过将GTD系统精细复杂化的弯路。最夸张的时候我的GTD系统横跨PC、Mac、iPhone三大平台,以wifi为传输基础,光Inbox就有六七个(包含网络版)……当时觉得这样精致的GTD系统一定已经是很完美的,可以用一辈子的,结果呢?事实证明我当时的GTD倒是符合“28法则”了,只是顺序颠倒了一下:“用20%的时间来工作,却用了80%的时间来管理和维护我的GTD系统”。直接的后果就是我一个月内根本不想再G什么TD了。
后来发现,我当时的GTD系统. 和那个 生态玩具“蚂蚁世界”是一样的。“蚂蚁世界”是个可以自给自足的生态圈,你只需要把它放在阳光下,它就可以自己生成水、空气,甚至食物,供圈中的蚂蚁们生存。这是个相当精致的世界,但通常这个玩具都玩不长:就是因为它太精致,却也太脆弱了。GTD系统不需要精致,它本身就是一种生活方式,坚持一种生活的方式的根源,还是在于我们内心想要坚持的那种强大的信念,过于精致的系统会分散你的信念,一旦你有了“今天不想弄了,过几天再说吧!”的心态,那么你的系统离崩溃也不远了,哪怕它再精致,再完美,也是如此。
奥卡姆剃刀(Occam’s Razor, Ockham’s Razor),又称“奥坎的剃刀”,是由14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆的威廉(William of Occam,约1285年至1349年)提出,该原理可以归结为:若无必要,勿增实体。软件开发里的KISS原则(Keep it Simple, Stupid)应该也是直接受奥卡姆剃刀的影响。奥卡姆剃刀原则的精髓在于“果断地抛弃所有不必要的形式”。我的INBOX原先也有很多形式,后来根据自己的实际情况,运用了奥卡姆剃刀原则,现在已经是最简了。举个例子吧,突然接到工作电话,需要记录一些信息,我可以马上记在自己的笔记本上,收到邮件时发现有需要做的事情,我可以将其录入MAIL里的备忘录(以前我专门在邮箱上设置了一个INBOX,这也可以减掉)。甚至我在家和工作单位都没有准备专门的INBOX蓝子,因为个人的REFERENCE系统(资料管理系统)还算比较完善,相应资料都可以很快地进入我的REFERENCE系统,不必在INBOX里停留,这样其实实体的INBOX也就又少了一个。

我想,任何能够长期使用的GTD系统,它的INBOX也应该符合上面提到的三条原则。你可能会用iPhone端的OmniFocus,可能也会用我也曾用过的Toodledo,也可能用一个纸质杯子就搞定所有事务了,也希望能和在这方面有些心得的GTD同好们交流(邮箱:bearbighouse@gmail.com,或者直接在我的博客bearbig.cn留言),谢谢。
下一节,我想具体分享一下我是怎么使用我的INBOX的,具体的流程和形式是什么,敬请关注,谢谢。


AC和IPHONE的GTD应用(三)─INBOX,从收集开始(下)

继续,这一节深入分享一下我的INBOX的几种应用方式。

一、iphone 端的inbox
1. 系统自带的备忘录。这是我的iPhone端INBOX的主体。我在备忘录里建了一个名为@inbox的文本文档,一般有什么思路、想法、待办事项,都先存到这个文档里,包括这篇博文,其实大部分也是在去上班的路上用iPhone在@INBOX里写的。
之所以用备忘录作为INBOX,更多是因为我的待办清单也是在备忘录里,用iPhone管理很方便,用Mac同步管理也非常简单。我的待办事项清单是按情景分类的,之后的章节会详细分享。


2. 语音备忘录。这个在iPhone3.0系统里自带的功能很是方便,不过要用它用好了有个前提:你独处的时间最好多一点,不然对个电话在大办公室里讲思路,大家都会用看神经病的眼神看你。
我用语音备忘录用得也不多,因为觉得整理的时间成本有点高:你录了段十分钟的语音,至少还得用二十分钟的时间去整理。但有时你的思路想法比较活跃,而且手边也没有纸笔这样最快速的记录工具,那语音备忘录就算是刚好派上用场了。另外如果是开会或是培训时需要做记录,那么语音备忘录也会是个好帮手。其实我倒觉得,如果你是像David Allen那样日理万机的超级忙人,而且你有自己的助理或秘书,那么语音备忘录倒是太适合你了:“Maggie,昨晚和张总打球时谈到的合作思路,语音文件我发你邮箱了,中午前整理出要点文档给我吧!”哇咔咔咔,很帅啊!

在Mac平台同步语音备忘录也相当简单:将iPhone和Mac连接后打开iTunes,你录制的语音备忘录会自动显示在iTunes里,你可以直接在iTunes里整理。 如果需要的话,你还可以在Quicktime里剪辑一下,甚至是在Garageband里加点混响,加点背景音乐。(明天去哭求老板加薪:背景音乐二泉映月……)
3. 系统自带的照相机。很多时候手机相机是很实用的,可以拍资料,可以做笔记,当然还可以以发短信的伪装偷拍mm……

推荐的其他iPhone端INBOX选择
1. Toodledo的iphone端或是大家熟悉的RTM。我以前用一个名为todo的iPhone端appz,选择了用Toodledo同步,也很方便,推荐大家使用。
2. Evernote。iPhone上玩GTD怎能不用Evernote呢?Evernote当INBOX用,可以录音,可以文字录入,真的很方便。我是把Evernote主要当作知识管理系统在用,所以后面会详细讲讲我用Evernote的方法。
3. OmniFocus。这个重量级的GTD应用软件一直陪我学习GTD,它实在是很强,最后强得我都不敢用它了……对于在用Mac端的OmniFocus进行GTD管理的朋友们,iPhone端的OmniFocus算是一个很好的延伸,但对于没有使用Mac的朋友. OmniFocus可能不太适合你们。

二、纸质的inbox
我在07年买了本Moleskine. 好像就是受了gtdlife的影响,嗯。买的是Calender booK,理说应该是最适合GTD的纸质工具了,可我用下来却很是不顺手,仅仅坚持了一个月不到,又用回了我原来的本本……啊!一百多块呐!后来我发现了原因:我是搞策划和设计的,有很多时候我的一些想法和草图,需要在本子上记录,有时我也需要在本子上记录一些信息,或者是一些想法,这样的话,最适合我的其实是一本纯空白的本子。本子上我按日期记录东西,所有记录的东西都会有个INDEX,哪怕是随手记下的某人的电话,我也会用@i的方式来表示这是个information,如果是创意类的想法,那么我会写上@idea,如果是开会的记录的话,我会写上@meeting,如果是摘抄的有意思的资料,我会写上@note。嗯,通过每周回顾,这些资料都可以盘活,而不像以前的很多笔记内容,记完以后本子一扔,什么都不知道了。在后面关于整理分类的内容里,我也会把我如何整理分类的方式和大家分享。

记录内容
我的本子作为INBOX用时,主要记录一些思维跳跃比较快的东西,比如某个计划的脑图,或者是一些设计方面的草图。谁都不能否认,纸和笔的确是最快的思维记录工具,毕竟我们学用这两件工具学了十几年了。通常对于比较重要的东西,我会对本子上的内容再次整理,电子化,便于以后查询。

纸质本子使用建议
个人建议纸质本子尽量选择纯空白的,尺寸也别太大,至少放随身背的背包里没问题。装订一定要牢,如果可能的话纸张颜色最好是淡黄色,比较保护视力。我个人倾向于牛皮纸材质的本子。

纸质本子最好的分类方式是按日期顺排,但所有内容都有一套标签来标注,这样管理起来也很方便。如果你的周回顾也做得很到位的话,本子上的好东西可以很好地变成自己随时可以查找的资料。


这是我在西藏记下的六世达赖的情诗,如果用Moleskine的话,这样的内容很难在本子上记下吧。


这是我家装修时自己规划的房间设计草稿,这东西只可能画在纸质本子上的。

这是我制订个人培训师计划时在本子上记录的脑图,这样的应用在纸质本子上最方便。

三、Mac端的INBOX。
在Mac端,我的Inbox就比较简单,就只有一个Mail软件自带的备忘录而已。其实这和iPhone的备忘录是一个,只是通过了Mail来同步而已。因为对我来说,Mac更多是用来整理、分析、归类和进行具体的工作的,它上面的Inbox只需要有一个纯文本的就足够了。

我的备忘录版INBOX和待办事项清单是放在一起的,一共有这么几项:
@HOME──在家里的待办清单
@BILL──记账的待办清单
@INCUBATE──待处理(孵化)的待办清单
@SOMEDAY──将来某时的待办清单
@OFFICE──工作室的待办清单
@LAPTOP──笔记本的待办清单
@READ──阅读的待办清单
@WRITE──待写下,记下的的待办清单
@MEETING──会谈,交流的待办清单
@WAIT──等待某件事或某人的答复的待办清单
@ERRAND──外出的待办清单
@PHONE──电话的待办清单
@PROJECT──重要项目的待办清单

当然,还有最重要的@INBOX,收件框,呵呵。


MAC端的其他INBOX选择:
1. iGTD。虽然界面简洁,但应该也很好用(虽然我没用过)
2. OmniFocus。如果你向往一个类似OUTLOOK却异常强大的专业GTD软件,那么一定是OmniFocus莫属。


3. 大镖客Yojimbo。一个基于Mac端的类似Evernote的软件,作为GTD的管理也很好用,我原来也用过一段时间。可惜,自从Evernote横空出世,大镖客也搞不定大象了……


4. Journler。这是一款类似日记本类型的软件,如果你用它来做INBOX,也不是不可以,毕竟这款软件里也有常用的Tag功能和方便的邮件功能。我以前有几个月就用它来做周回顾,然后再把周回顾发邮件给自己……直到有一天我忽然发现自己这样完全是在折腾……

5. MAC OS系统自带的Widget里的便笺薄。这也挺好用,也不用在不同的软件中切换。

6. 直接用Google Task! 如果你的Mac总是在网络环境里,这当然也是个好方法!
7. 用Evernote!这应该是很多朋友们的选择。但对于我来说,Evernote更多是个知识管理系统,嗯,INBOX不是很适合。

不好意思,说话有点像鸡皮老头,只是INBOX就拉拉杂杂地说那么多,真是的。其实写这个系列文章,更多也是想真正系统地整理一下自己的GTD思路,为了更有效的GTD,更轻松更无压力的生活而努力了。可能之后在写的过程中还会有些啰啰嗦嗦的感受。关于INBOX的分享就结束了。下一节,我想聊聊关于MAC和IPHONE应用方面的整理和分类,这应该是MAC端软件的强项吧!在阅读时如果有什么想法,欢迎随时和我沟通!

我的博客:熊出没设计 http://bearbig.cn 欢迎大家随时骚扰!

9 thoughts on “Mac/iPhone平台的GTD解决方案(一)──前言

  1. 真巧,都是上gtdlife的人,上次看到您在我的网站上留言,还说想办法联系您呢,想不到在gtdlife上看到。

    说说我的看法吧,我觉得inbox,还是要快速的好。之前写过一篇iphone@gtd,我觉得真不要陷入唯器材论,bearbig兄也是玩摄影的,应该知道摄影的好坏不是器材,而是器材后面的那个头。

    gtd也是一样,所以我基本用到的是evernote,不过现在新增加了一个app叫做fastfinga,可以做到用手来速记,这个有点palm下的digddle(好像叫这个吧)。

    toodledo我更多的是拿来做排程,inbox在evernote就已经消化掉了。

  2. TO raink:是啊好巧!你的博我也经常去,以后多交流吧!

    咱们想法一致,我是觉得任何一个INBOX如果五秒内打不开,那就得换形态了。所以用了最简单的备忘录来INBOX,呵呵。

    我的evernote主要是用来做为自己的知识管理的,其实也就是各类note的集合体,还是不太习惯用它来作为INBOX的录入。

    TO Andrew,

    好啊,欢迎转载!呵呵。
    对,简单,自动同步,自动提醒,这估计也是以后管理类软件发展的趋势。

  3. 很好的文章啊,受教了
    不过我一直对如何将纸质的记录弄到电脑里备份下来很头疼呵呵,请教各位有什么好的建议

  4. to xirour

    我的办法是每月回顾时用相机翻拍,然后裁剪后输入iPhoto里,用iPhoto来管理。其实也可以用evernote来管理,如果大家关注这个问题比较多的话,下节会详细说一下。

  5. 作者这篇文章写的很用心,我也是用MAC和iPhone进行GTD的使用者。

    但是我仍然有些不同看法,由于写的较长,所以用博客文章的形式发了出来:

    jiandao.posterous.com/gtdinbox

  6. 我不属于纯粹意义上的gtd,所以omnifocus不适合我,我用的是things for mac和things touch,就是一个普通的todo list。我也不喜欢搞得特别复杂,所以我只用tag管理,里面的area啦project啦功能都不用的

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